✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Jean Rivero Camacaro
SAP FI El documento contable posterior
Documentos Retenidos y Preliminares (Documentos contables posterior)
Escenarios donde un usuario pudiera ser interrumpido o no contar con todo los datos completos para registrar un asiento contable; visto esto, SAP ofrece la ventaja de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el libro mayor; estas opciones son
- Retener Documentos: permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente
Esta funcionalidad tiene las siguientes características:
- No se actualizan los saldos de los mayores contables
- no se visualizan en reportes
- no se le asigna ninguna numeración, el sistema solicitara una denominación para identificarlo
- se pueden tratar posteriormente para su contabilización o borrarlos
- Documentos preliminares: permite grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Esta funcionalidad tiene las siguientes características:
- El sistema asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento seleccionado. no hay un rango especial para preliminares, dado que una vez contabilizado conserva el mimo numero de documento
- no actualiza los saldos de los mayores contables
- los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes con status indicado
- Podrán ser completados, modificados, verificados y contabilizados posteriormente incluso por otro usuario. con esto se define responsabilidades diferenciada entre usuarios, especialmente en el tratamiento posterior de los documentos preliminares
LA ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS ES MAS EFICIENTE QUE LA RETENCIÓN DE DOCUMENTOS; EN LA PRACTICA SE UTILIZAN MAS LA PRIMERA QUE LA SEGUNDA PARA EL CONTROL POR MAS DE DOS PERSONAS (UNA PERSONA INGRESA, OTRA VERIFICA).
Caso Retención de documentos
En transacciones Enjoy FB50, sobre la barra de herramienta estándar se visualiza el icono "RETENER" con el cual se guarda el documento y el mismo pasa a un estatus borrador. El sistema abrirá una ventana emergente (apartar documento sinónimo de retener en SAP) donde se habilitará el nombre que identifique al documento. Cuando se requiera retomar el tratamiento del documento retenido se debe tomar la ruta del panel "Modelos de Trabajo", en donde se desplegara listado de documentos retenidos y pendientes de contabilizar. En este caso solo lo podrá visualizar el usuario que creo el documento retenido.
En transacciones clásicas F-02 la opción de grabar documento retenidos es
Barra de menú>Documento> retener y si busca retomar el documento la ruta es Barra de menú>Documento>Traer Documento Apartado
Caso Documentos Preliminar
En pantalla enjoy, la transacción FV50 corresponde a registros preliminares, alli se visualizará el icono Registro de forma preliminar para guardar un documento en estado previo a contabilización. Una vez guardado, el sistema genera un numero de documento.
Para Modificar se utiliza la transacción FBV2. Esta puede modificar un documento o varios, con solo presionar icono lista de documentos
IMPORTANTE: Una vez realizado las modificaciones o carga completa de datos se esta frente a dos tipos de procesos para grabar:
- Grabar: el cual permite guardar los cambios sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no
- Grabar completamente: verifica que el documento contenga todo los datos obligatorios, aun así, una vez verificado, el documento queda listo para ser contabilizado.
La transacción para contabilizar o borrar definitivamente un documento preliminar es la FBV0. En ella se despliega una venta emergente de donde se debe seleccionar el documento preliminar o el listado de ello a contabilizar.
Vale destacar que los documentos preliminares borrados se pueden consultar, mostrando solo datos de cabecera con un estatus de anulado y sin datos de posiciones.
Para visualizar reportes de documentos preliminares, justo en la pantalla de selección de reporte se debe seleccionar el tilde para visualizar "partidas reg. forma preliminar". en el reporte los documentospreliminares se identificaran con un triangulo amarillo.
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Sobre el autor
Publicación académica de Jean Rivero Camacaro, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Jean Rivero Camacaro
Profesión: Economista - Venezuela - Legajo: XJ62B
✒️Autor de: 34 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Economista y mba en comercio internacional con experiencia en implementacion de proyectos sap bisness one bajo metodología asap, analista económico del entorno en telco y en empresa ipc (contratistas)
Certificación Académica de Jean Rivero
