✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Mariela Raia
SAP FI El documento contable posterior
Unidad 2 - Lección 5 - Documento contable posterior
Documentos retenidos y preliminares: SAP permite grabar temporalmente un asiento sin que esto genere un movimiento en la contabilidad.
Retener documentos: grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Características del documento: no impacta en la contabilidad, no se visualizan en reportes, el sistema no les asigna un número, cuando se elige retener un documento el sistema solicitará darle un nombre a través del cual luego se podrá volver a acceder al mismo para finalmente contabilizarlo o borrarlo.
La transacción que se utiliza es la FB50 o F-02 y para retener un documento se debe hacer click en esa opción y completar un nombre que identifique a ese documento, luego "apartar documento".
Para recuperar un modelo retenido se deberá ir a la opción "Modelos de trabajo en" solo se podrán recuperar documentos creados y retenidos por el propio usuario.
Documentos Preliminares
Los documentos se pueden grabar en forma preliminar aún cuando haya datos obligatorios pendientes de ingresar.
Las características de estos documentos son: el sistema le asigna un número de acuerdo a la clase de documento que hayamos seleccionado, no actualizan los saldos de las cuentas contables, pero pueden visualizarse en reportes con un status que los identifica como tal.
Estos documentos podrán posteriormente completarse, modificarse, visualizarse y contabilizarse hasta por otro usuario diferente del que lo creo, también pueden ser borrados.
La transacción a utilizar es la FV50 y el número que se le asigna corresponde al rango de numeración del tipo de documento que estemos usando.
La utilidad principal de esta función es que un usuario puede ingresar un documento preliminar para que luego otro lo controle y contabilice en forma definitiva.
- Tratamiento posterior de un documento preliminar
Pueden modificarse tanto los datos de posición como de cabecera (fechas, imputaciones, importes), excepto Moneda y Clase de documento.
Para modificar un documento preliminar se utiliza la transacción FBV2 y en la pantalla que se abre se deberá completar el número de documento que se quiere tratar o hacer click en "lista de documentos" para seleccionar cualquiera de los que aparezcan.
Una vez que se ingresa al documento y se hacen las modificaciones que se requieran se podrá grabar (guarda los cambios y el documento aunque aún falten datos obligatorios) o grabar completamente (el sistema controla que todos los campos obligatorios estén completos y realiza todos los controles de verificación como si el documento fuese a contabilizarse en forma definitiva), en ambos casos el documento continua en estado preliminar.
- Contabilizar documento preliminar
Estos documentos pueden contabilizarse o borrarse, si se contabilizan actualizan los saldos contables e impactan en la contabilidad, si se borran quedará el número de documento con los datos de cabecera y con el status "borrado".
La transacción para contabilizar un documento preliminar es la FBVO, el sistema abrirá una pantalla en la que podremos ingresar el número de documento o buscarlo dentro de una lista.
Luego de realizados los cambios y todas las verificaciones de control se contabilizará haciendo click en "contabilizar".
- Borrar documentos preliminares.
Desde la misma transacción FBVO se puede borrar un documento preliminar accediendo por la opción del menú "documento" de la barra principal. Los documentos borrados se pueden consultar visualizándose solo los datos de cabecera ya que los de posición se eliminan al borrarlo, en status figura que el mismo fue borrado.
- Visualización en reporte
Para visualizar un documento preliminar, al ingresar a la transacción para visualizar la cuenta de mayor antes de ingresar al detalle de la misma debemos hacer click en la opción "Part. reg. forma preliminar", los documentos preliminares se identificarán con un triángulo amarillo.
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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Antonio Peinado Sempere
Sobre el autor
Publicación académica de Mariela Raia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Mariela Raia
Profesión: Jefe Corporativo de Cuentas a Pagar - Argentina - Legajo: PC31H
✒️Autor de: 31 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
