✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Marian Coeffier Zuccolillo
SAP FI El documento contable posterior
UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Documento contable posterior (lección 5°)
- Un asiento se puede grabar temporalmente sin que se genere una contabilización en el Libro Mayor, esto sucede cuando se interrumpe la operación o no se cuenta con todos los datos necesarios para grabar el documento.
- Existen dos opciones:
1. RETENER DOCUMENTOS
- Graba temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
- No actualizan los saldos de los mayores contables.
- No se visualizan en reportes.
- SAP no asigna ningún número de documento, más bien solicita una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
- Se pueden tratar posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
1.1 Retener un documento
a) En la transacción enjoy "FB50" se presiona sobre el botón RETENER.
En la transacción clásica "F-02" se debe ir al menú Documento/Retener.
b) Se abre una pantalla donde se ingresa en el campo "N° documento (provis.)" algun nombre que lo identifique (ejemplo Documento1).
c) Se presiona el botón "Apartar documento" (sinónimo de retener documento) para guardar el documento en estado borrador.
1.2 Tratar un documento retenido
a) En la transacción enjoy "FB50" se presiona sobre el botón MODELOS DE TRABAJOS EN donde se encuentra la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar (Carpeta Documentos Apartados). Solo se visualizarán los creados por el propio usuario.
NOTA: Si se desea listar todos los documentos retenidos independientemente del usuario que los creó, cuando se elige la opción lista se debe completar un " * " (asterisco) en el nombre del usuario.
En la transacción clásica "F-02" se accede al menú Documento/Traer Documento Apartado para visualizar directamente el documento retenido previamente seleccionado.
b) En la lista de Documentos Apartados se hace doble clic en el documento deseado y finalizada su contabilización desaparece de dicha lista.
2. DOCUMENTOS PRELIMINARES
- Graba documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
- No actualizan los saldos de los mayores contables.
- SAP asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento seleccionada. No hay un rango especial para "preliminares" ya que cuando se contabiliza conserva el número de documento.
- Se visualizan en reportes identificados con un status.
- Se pueden completar, modificar, borrar, verificar y contabilizar posteriormente por cualquier usuario.
- Este tipo de registración preliminar permite:
+ introducir y grabar documentos incompletos sin necesidad de verificar todas las entradas.
+ verificar si un documento preliminar ya está completo. Por ejemplo si el saldo es cero, si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.
+ su mayor utilidad radica en el doble control diferenciando las responsabilidades entre usuarios (uno ingresa y otro controla). Existe una funcionalidad en SAP llamada "Workflows" que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples operaciones de MM, SD, FI, etc. En un proceso se establece ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo? y ¿cómo? se realiza una tarea determinada en el sistema. Por ejemplo luego de registrarse un documento preliminar se dispara por medio de mails a usuarios liberadores responsables de continuar con la operación.
a) En la transacción enjoy "FV50" se presiona sobre el botón REGISTRAR DE FORMA PRELIMINAR.
b) SAP genera un Número de Documento (el número es el correlativo según la clase de documento).
2.2 Modificar un documento preliminar
- Se puede modificar todas las veces que sea necesario, tanto datos de posición como de cabecera (fechas, imputaciones, importes, etc.) excepto la Moneda y la Clase de documento.
- Se puede tratar de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
a) Se accede a la transacción "FBV2" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Documentos preliminares/Modificar.
+ Se puede seleccionar un documento.
+ Se puede seleccionar varios documentos presionando sobre el ícono Lista de documentos donde se puede filtrar por diferentes criterios.
b) Se realizan las modificaciones necesarias (excepto la clase de documento y moneda). Se puede grabar nuevamente de forma preliminar o grabar directamente con las siguientes opciones:
+ Grabar ~~ guarda los cambios sin que el sistema verifique si el documento está completo o no. Es posible deshabilitar esta opción en el sistema para que el usuario "grabe completamente" el documento.
+ Grabar completamente ~~ verifica que el documento esté completo con todos los datos obligatorios como si fuera a contabilizarse, quedando dicho documento en un estado listo para ser contabilizado.
2.3 Contabilizar o borrar un documento preliminar
+ Si se contabiliza ~~ actualiza los saldos contables.
+ Si se borra ~~ queda el número de documento con los datos de cabecera y con status de borrado. Las posiciones se borran.
2.3.1 Contabilizar
a) Se accede a la transacción "FBV0" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Documentos preliminares/Contabilizar,Borrar.
+ Se puede seleccionar un documento.
+ Se puede seleccionar varios documentos presionando sobre el ícono Lista de documentos donde se puede filtrar por diferentes criterios.
b) Se realiza modificaciones si correspondiere.
c) Se presiona el ícono CONTABILIZAR para generar el documento real que impactará en la contabilidad.
2.3.2 Borrar
a) Se accede a la transacción "FBV0" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Documentos preliminares/Contabilizar,Borrar.
b) Se accede a la barra de menú Documento/Borrar Documento Preliminar (CTRL+Shift+F10).
2.3.3 Consultar un documento borrado
- Se puede consultar ya que los números de documentos generados no se eliminan.
- Muestra los datos de cabecera del documento original y sin posiciones.
- Muestra el status del documento "Anulado" o "Documento preliminar que fue borrado".
3. VISUALIZACIÓN EN REPORTES
En este apartado se ve como se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales.
a) Se accede a la transacción "FBL3N" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Cuenta/Visualizar,Modificar partidas.
b) Se selecciona el tilde de visualizar partidas preliminares.
c) El resultado muestra los mismos datos para un documento real y uno preliminar, se diferencia por el status (triángulo amarillo).
CONCLUSIÓN
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de dos personas, permitiendo asignar claramente las responsabilidades.
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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Pedro Caro Roman
Sobre el autor
Publicación académica de Marian Renée Coeffier Zuccolillo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Marian Renée Coeffier Zuccolillo
Profesión: Ing.comercial, Lic.administración - Paraguay - Legajo: MZ16W
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una profesional orientada a objetivos, atenta a los detalles y centrada en soluciones. me apasiona entender las necesidades y estrategias necesarias para impulsar la mejora de eficiencia en todo.
Certificación Académica de Marian Coeffier
