✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Carlos Guevara Munoz

Unidad 2: Lec05 _ Documento contable posterior

ASIENTO CONTABLE

Es la inscripción que se realiza en un libro de contabilidad y que permite anotar un movimiento que refleja un hecho contable o económico.

En SAP, un asiento contable es un documento contable que refleja su saldo en la Contabilidad General. Cada documento contable se identifica por un número, el ejercicio y la sociedad.

Los documentos contables se realizan por procesos manuales o procesos automáticos provenientes del módulo FI u otros módulos como SD, MM o HR.

Documentos Contables

Término que hace referencia a cada uno de los asientos contables que crea SAP como resultado de los procesos empresariales registrados en FI u otros módulos que impactan en la contabilidad de una empresa.

Un documento contable se identifica con tres datos:

• Número de Documento
• Sociedad
• Ejercicio

Los documentos contables se pueden visualizar desde la transacción FB03.

Documento de Compensación

Documento que se registra para compensar partidas abiertas.

Un documento de compensación puede no contener posiciones ya que solo se utiliza para vincular las partidas relacionadas.

También se denomina Documento de compensación a los documentos de pagos o cobranzas que compensan documentos abiertos o pendientes.

LIBRO MAYOR

Se refiere al libro que contiene todas las contabilizaciones de una cuenta de mayor en una sociedad.

Cada cuenta de mayor que se impute en una operación contable y este definida como cuenta de partidas individuales se verá reflejado en el libro mayor.

El libro mayor contiene una gran cantidad de datos de cada operación como fechas, monedas, importes, referencias, imputaciones adicionales como centros de costos, centros de beneficios, textos, etc.

Los totales de un libro mayor para cada periodo de un ejercicio, impacta en los reportes de sumas y saldos y en los balances contables.

RETENER DOCUMENTOS

Funcionalidad que permite grabar un documento en los diferentes módulos de SAP sin necesidad de haber finalizado la carga del mismo. Se graba como un documento "borrador".

Se trata de un recurso muy útil de SAP al momento de registrar un documento y que por desconocer alguno de sus datos, especialmente obligatorios, el sistema impide su registro definitivo. De esta manera se guardan los datos ingresados y se completan en un futuro próximo.

FB50

Transacción FB50 - Registrar documentos en cuenta de mayor

Transacción Enjoy utilizada en SAP para registrar operaciones únicamente con cuentas de mayor.

Menú SAP

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        • FB50 - Registrar documento cuenta de mayor

F-02

Se trata de una transacción clásica que se utiliza para la contabilización de documentos.

Esta transacción trae como datos por defecto la clase de documento SA y la clave de contabilización 40 para iniciar la registración con una cuenta de mayor, sin embargo, desde aquí se podrá imputar a cualquier tipo de cuenta, ya sea acreedores, deudores y activos fijos.

La transacción F-02 es igual a la transacción FB01 solo que trae datos propuestos para su registración.

DOCUMENTOS PRELIMINARES

Funcionalidad que permite grabar un documento en el módulo FI sin necesidad de haber finalizado la carga del mismo. El documento puede estar completo pero no contabilizado. La contabilización comprende un proceso posterior.

Los documentos preliminares se pueden visualizar en la lista de partidas individuales, sin embargo, no actualiza los saldos de los mayores contables y tampoco impactan en los saldos de balances.

Un documento preliminar se puede modificar, borrar o contabilizar.

Hay dos formas de generar documentos preliminares:

• Registración preliminar: permite guardar los documentos de manera incompleta sin necesidad de cumplir con las validaciones previas a la contabilización.
• Registrar completamente: no se puede guardar un documento preliminar hasta que no estén todos los datos necesarios ingresados. Se validan los datos de la misma manera que si fuera una contabilización.

DOCUMENTO PRELIMINAR

Se refiere a documentos que se registran en el sistema pero que aun no han sido contabilizados.

Los documentos preliminares se pueden visualizar en la lista de partidas individuales, sin embargo, no actualiza los saldos de los mayores contables y tampoco impactan en los saldos de balances.

Un documento preliminar se puede modificar, borrar o contabilizar.

Hay dos formas de generar documentos preliminares:

• Registración preliminar: permite guardar los documentos de manera incompleta sin necesidad de cumplir con las validaciones previas a la contabilización.
• Registrar completamente: no se puede guardar un documento preliminar hasta que no estén todos los datos necesarios ingresados. Se validan los datos de la misma manera que si fuera una contabilización.

MONEDA

Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de empresa.

Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.

Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del customizing:

• SPRO
  • SAP NetWeaver
    • Parametrizaciones generales
      • Monedas
        • Verificar códigos de moneda

CLASE DE DOCUMENTO

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

• KR Factura de Acreedor,
• KG Nota de Crédito Acreedor,
• SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

Transacción

Es un código único que existe en el sistema SAP y que es ejecutado por un usuario del sistema para acceder a una funcionalidad particular del sistema SAP.

Esta compuesta por una o varias pantalla por las cuales el usuario va navegando e interactuando con el sistema.

Las transacciones se crean en el sistema a través de la transacción estándar SE93.

Para ello debemos introducir en la pantalla un nombre o código para la transacción, junto con una descripción breve de para que se utilizará y también seleccionar el tipo de transacción que crearemos entre las siguientes posibilidades:

• Transacción de diálogo
• Transacción de report
• Transacción OO (Orientada a Objetos)
• Transacción de variante
• Transacción con parámetros

FBV0

Transacción FBV0 - Contabilizar / Borrar

Transacción utilizada en SAP para tratar posteriormente documentos preliminares. Desde esta transacción se pueden modificar, borrar o contabilizar los documentos preliminares.

Se puede acceder a la transacción completando el número de documento preliminar, sociedad y ejercicio o se puede acceder con el botón Lista de Documentos que permite listar por determinados parámetros comos clase de documento, fechas, usuario.

Puede acceder a la Transacción FBV0 utilizando el menú:

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Consultas al instructor.