Documento contable posterior
Durante el desarrollo de las tareas asignadas el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. En este caso se cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilizacion en el libro mayor.
Ejemplo
a.) Retener Documento: esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
La opcion de Retener Documentos posee las siguientes caracteristicas
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna ningun numero de documento
- Luego de seleccionar la opcion de "Retener Documento", el sistema solicitara una denominacion para identificar posteriormente al documento retenido
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente "contabilizar - borrar"
Por medio de la transccion FB50 podemos visualizar en la pantalla el icono "Retener" el cual permite guardar un documento en estado de borrador, para posteriormente continuar tratamiento.
Ejemplo:
FB50 >> Retener >> N* de documento provis. >> Apartar documento >>
Nota: * Cuando se desee retomar el tratamiento de un proceso retenido, abrir el panel de "Modelos de Trabajos" en el lado izquierdo de la pantalla se va a desplegar una lista de documentos retenidos pendiente de contabilizar.
* La lista de documentos retenidos del panel "Modelos de Trabajo" solo se visualizaran en el usuario que creo el documento retenido.
* Una vez contabilizado el documento retenido, el mismo desaparece de la lista de "Documentos Apartados"
Por otra parta en las transacciones clasicas "F-02" debemos seguir la siguiente ruta para grabar "Acceder a la barra de menu" Menu >> Documento >> Retener
Y si se desea continuar con la carga de datos: Menu >> Documento >> Traer documento Apartado
b.) Documentos Preliminares: mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes
La funcion de Entradas Preliminar tiene las siguientes caracteristicas:
- El sistema asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables
- Los documentos preliminares podran visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documento preliminares)
- Los documentos preliminares podran completarse, modificarse, verificarse, y contabilizarse posteriormente incluso por otro usario, tambien en caso que corresponda , los documentos podran ser borrados.
Nota: * Si dentro de la empresa estan asignados diferentes roles para la contabilizacion de la cuenta, el usuario inicial puede ingresar a la transaccon FV50 para comezar imputar datos y posteriormente, el usuario final chequea / revisa lo realizado, hace las correcciones si fuere necesario y posteriormente contabiliza.
* Si el usuario se encuentra imputando dentro de la transaccion FB50 y por algun motivo no puede culminar el proceso, en la parte superior de la pantalla se encuentra el icono "Registrar de forma preliminar"
c.) Contabilizacion de Documentos Preliminares
Los Documentos Preliminares pueden contabilizarse o borrarse:
* Si se contabiliza actualizara los saldos contables e impactara la contabilidad.
* Si se borra, quedara el numero de documento con lo datos de cabecera y con un estatus de borrado.
Se procede a contabilizar o borrar el documento preliminar a traves de la siguiente transaccion FBV0:
* Se introducen los datos preliminares "N* de documento - Sociedad - Ejercicio"
* Si no se conocen los dato preliminares, se hace click en el icono "Lista de Documentos"
*Luego se procede a contabilizar haciendo click en el icono "CONTABILIZAR"
* Para borrar un documento se debe acceder a MENU >> DOCUMENTO >> BORRAR DOCUMENTO PRELIMINAR