✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Karenina Acosta León
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
1. INTRODUCCIÓN
- Cuando se registran asientos contables el usuario puede ser interrumpido para GRABAR un doc.
- Esto NO OBLIGA al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con 2 opciones de GRABAR TEMPORALMENTE el asiento SIN que GENERE una contabilización en el libro mayor:
- RETENER documentos
- Documentos PRELIMINARES
2. RETENER DOCUMENTOS
- Permite GRABAR TEMPORALMENTE los datos ingresados con EL FIN de CONTINUAR POSTERIORMENTE con la entrada de datos.
- Características:
- No actualizan los saldos de los mayores
- No se visualizan en reportes
- El sist no le asigna ningún núm de doc
- Al hacer clic a retener, el sist solicita una denominación para identificar posteriormente al doc retenido
- Pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
- APARTAR= RETENER DOC
- Entrar a la transacc Enjoy FB50-> presionar ÍCONO DE RETENER (es un borrador para continuar posteriormente)-> ingresar nombre que identifique al doc en la ventana emergente-> cuando queramos retomar el tratamiento de ese doc, abrir panel de MODELOS DE TRABAJO EN (ÍCONO a la izq de la pantalla) en donde encontramos la lista de docs retenidos PENDIENTES DE CONTABILIZAR (sólo se visualizará en el usuario que creó el doc).-> finalizada la contabilización, desaparece de la lista de Documentos Apartados (Retenidos).
- En la transacc clásica x ej F-02 la opción de GRABAR un doc Retenido está en la barra de Menú-> Documento-> Retener.-> Si ya está grabado y queremos continuar con la carga de datos acceder a la barra de Menú-> Doc-> Traer Doc Apartado.
- Si queremos listar TODOS los docs retenidos y no solo los del usuario, en la opción "Lista" completar con un * en el nombre del usuario y así se listan TODOS los retenidos y que aún estén pendientes. De la lista se puede continuar con su tratamiento o También se pueden borrar y no queda rastro de que hayan existido.
3. DOCUMENTOS PRELIMINARES
- Para GRABAR docs inconclusos en el sist AÚN cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
- CARACTERÍSTICAS:
- El sist le asigna un núm de doc de acuerdo a la CLASE de doc que se haya seleccionado.
- NO actualizan los saldos de los mayores.
- Pueden visualizarse en reportes con status de doc preliminar.
- Pueden completarse, verificarse, modificarse, contabilizarse posteriormente e incluso por OTRO USUARIO y tmb pueden ser borrados.
- Transacc Enjoy FV50-> ÍCONO REGISTRAR DE FORMA PRELIMINAR que permite guardar el doc en estado previo a la contabilización-> se genera un núm de doc y cuando realmente se contabiliza conserva el mismo núm de doc.
4. TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
- Con esta opción se puede introducir y grabar docs incompletos SIN LA necesidad de VERIFICAR las entradas.
- Se puede verificar si el doc está completo, si el saldo del doc es CERO, si se han ingresado TODOS los campos OBLIGATORIOS (núm cta, centro costos).
- SU MAYOR UTILIDAD: realizar procesos más eficientes con DOBLE CONTROL, donde un usuario registra el doc y OTRO USUARIO lo CONTROLA Y CONTABILIZA. Así se definen responsabilidades diferenciadas.
MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
- Pueden modificarse las veces necesarias los DATOS DE POSICIÓN y DATOS DE CABECERA excepto Moneda y Clase de Doc.
- Datos que se pueden modificar: fechas, imputaciones, importes.
- Se pueden tratar INDIVIDUAL o MASIVAMENTE a través de una lista de selección.
- Transacc FBV2-> finan-> gestión finan-> libro mayor-> doc-> doc preliminar-> modificar-> ya tiene completo el CAMPO NÚM DOC y la MONEDA NO ES MODIFICALBE.
- Permite modificar uno o varios docs con el ícono "Lista de docs" que puede filtrar por diferentes criterios.
- Se puede modificar y volver a grabar preliminarmente.
- GRABAR= guardar cambios SIN VERIFICAR si el doc esta completo o no
- GRABAR COMPLETAMENTE= VERIFICA q el doc tenga los datos obligatorios, completos. Queda en estado LISTO para ser CONTABILIZADO si no hay errores.
CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
- Los DOCS PRELIMINARES pueden contabilizarse o borrarse
- Si se CONTABILIZAN, los SALDOS SE ACTUALIZAN e impactan a la conta.
- Si se BORRAN, queda el núm de doc con los datos de cabecera y con STATUS BORRADO. Las posiciones se borran.
- TRANSACC FBV0-> finan-> gestión finan-> libro mayor-> doc-> doc preliminares-> contabilizar/borrar-> seleccionar doc preliminar o lista de docs-> ÍCONO CONTABILIZAR
- WORKFLOWS: Función en SAP para diseñar procesos de autorizaciones y negocios y en los dif módulos de SAP (MM, FI, RH). En este proceso se establece qué, quien, cuándo y cómo realiza determinadas tareas. Los preliminares se disparan por mails a otros usuarios para revisarlos y autorizarlos.
BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES
- Transacc FBV0-> barra de Menú-> Doc-> Borrar doc preliminar
- Se pueden consultar pues los núm de docs generados no se eliminan. Muestra los datos de cabecera son status de anulado y sin posiciones.
5. VISUALIZACIÓN EN REPORTES
- En un reporte de partidas individuales, en la pantalla de selección poner tilde en VISUALIZAR PARTIDAS PRELIMINARES.
- Es el mismo resultado para un doc real y uno preliminar pero se diferencia por su STATUS.
- Triángulo amarillo para las partidas preliminares.
- Preliminar más eficiente que la retención de docs.
- Empresas lo usan para el control por más de 2 personas: una ingresa, la otra verifica y contabiliza.
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Sobre el autor
Publicación académica de Karenina Acosta León, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Karenina Acosta León
Profesión: Licenciada en Contaduría y Finanzas - Mexico - Legajo: NQ15D
✒️Autor de: 102 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Buen día me motiva siempre tener una meta que sirva para mi superación profesional y bienestar personal, razón por la cual he decidido formar parte de este curso el cual actualmente es muy demandado.
Certificación Académica de Karenina Acosta
