✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Antonia D´esposito
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
1- Introducción: cuando registramos asientos contables tenemos dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que se genere la contabilización al Libro Mayor.
Opciones:
- Retener Documentos sinónimo Apartar Documento
- Documentos Preliminares
2- Retener Documentos: permite grabar temporalmente en estado borrador para continuar luego con la entrada de datos.
Características:
* los documentos retenidos no actualizan saldos de los mayores contables
* los documentos retenidos no se visualizan en reportes
* el sistema no le asigna número de documento
* luego de retener el documentos el sistema solicita una denominación para su posterior identificación
* los documentos retenidos pueden tratarse para su posterior contabilización o borrándolos
Cuando deseamos retomar el documento retenido, debemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar. ( la lista sólo la visualizará el usuario que creó el documento retenido)
Una vez contabilizado un documento retenido el mismo desaparece la lista de Documentos Apartados.
En las transacciones clásicas como F-02, la opción grabar un documento retenido la encontramos en la barra Menú- Documento-Retener.
Cuando deseamos continuar la carga de datos de un documento retenido, debemos acceder a Menú - Documento - Traer Documento Apartado
3- Documentos Preliminares: mediante la entrada preliminar podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Entrada preliminar características:
- El sistema le asigna un nro. de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado
- Los documentos no actualizan saldos de mayores contables
- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como preliminares)
- Los documentos pueden completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también si corresponde, los documentos podrán ser borrados.
En la transacción Enjoy FV50, podemos ver el ícono Registrar de forma Preliminar que permite guardar el documento en estado previo a la contabilización. Cuando se graba el documento de forma preliminar se genera un número de documento. Ese número correlativo corresponde según la clase de documento. No hay rango especial para preliminares, cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número del documento.
4- Tratamiento posterior de documentos preliminares al registrar un documento preliminar es posible introducir y grabar documentos incompletos y verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar si el saldo es cero o si se han ingresado los campos obligatorios con número de cuenta, centro de costos, etc.
El tratamiento posterior radica en realizar procesos con doble control, un usuario registra un documento preliminar y otro controla y contabiliza; hay responsabilidades diferenciadas. WORKFLOWS funcionalidad en SAP que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios en varios módulos de SAP como MM, SD Y FI entre otros. En un proceso de WORKFLOW se establece quién, qué, cómo y cuándo realiza una determinada tarea en el sistema. En estos procesos de WORKFLOW también participan documentos preliminares donde después de registrarse se envían por mails a usuarios liberadores que continúan con la operación.
* Modificaciones de documentos preliminares: se puede modificar tantas veces como sea necesario los datos de posición y cabecera, fechas, imputaciones e importes pero NO moneda y clase de documento
Los documentos preliminares pueden tratarse a través de una lista de selección de forma individual o masiva
La transacción FBV2 -Finanzas - Gestión Financiera- Libro Mayor- Documento - Documentos preliminares- Modificar
seleccionamos un documento o presionando el ícono Lista de documentos se abre la pantalla que permite filtrar por criterios
GRABAR: guarda cambios sin que implique que el documento esté completo o no
GRABAR COMPLETAMENTE: verifica que el documento tenga todos los datos obligatorios completos, y el sistema verifica como si fuera a contabilizarse realmente. El documento queda listo para contabilizarse.
Contabilización de documentos preliminares: los documentos preliminares se contabilizan o se borran
a- si se contabilizan actualizan los saldos contables e impactará en la contabilidad.
b- si se borran, quedará el nro. de documento con los datos de cabecera y status borrado. Las posiciones se borrarán
Transacción FBV0. -FINANZAS- GESTIÓN FINANCIERA- LIBRO MAYOR -DOCUMENTO- DOCUMENTOS PRELIMINARES - CONTABILIZAR / BORRAR
Borrar documentos preliminares: la misma transacción FBV0, un documento preliminar se puede borrar. Se procede accediendo a la barra Menú- Documento- Borrar documento preliminar
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, los números de documentos generados no se eliminan aparecen con status de Anulado y sin posiciones.
5- Visualizaciones en reportes: diferencia entre documentos preliminares y documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individualeses tá en el status, el triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares
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Sobre el autor
Publicación académica de Antonia Zulema D´esposito, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Antonia Zulema D´esposito
Profesión: Analista de Sistemas de Computación - Argentina - Legajo: BN37S
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Antonia D´esposito
Disponibilidad Laboral: FullTime 
