✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Maria Carrizo
SAP FI El documento contable posterior
EL DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
1 - Introducción
Si por alguna razón el usuario no puede grabar un documento que está registrando, no necesariamente debe cancelarlo o borrar los datos ya introducidos, tiene la opción de grabar temporalmente sin que se genere una contabilización en el libro mayor:
> Doc. Retenidos
>Doc. Preliminares
2 - Retener documentos
Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados y continuar luego con el ingreso de datos.
Características:
No se actualizan los saldos de los mayores.
No se visualizan en reportes
No tienen asignado N° de doc.
Se puede dar un nombre para identificar el doc. retenido.
Pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
En la transacción FB50 aparece el icono retener documento 
abre una ventana emergente para identificar el documento tildar apartar documento.
Para retomar el tratamiento de un doc. retenido, abrir el panel Modelos de trabajos, nos muestra la lista de doc. retenidos pendiente de contabilizar, pero solo del usuario que creo el doc retenido, una vez contabilizado, desaparece de la lista de Documentos apartados.
También podrán ser borrados.
F-02 Menú Documento Retener
Traer Documento apartado
Para listar los documentos retenidos de todos los usuarios, cuando elegimos la opción lista debemos colocar * en el nombre del usuario.
3 - Documentos preliminares
Podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características:
El sistema le asigna N° de documento según la clase de doc. que se haya seleccionado.
No actualizan saldos de los mayores.
Podrán visualizarse en reportes (con status identificando que son doc. preliminares).
Podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario. También podrán ser borrados.
Transacción FV50 Registrar de forma preliminar (estado previo a la contabilización)
Al grabar de forma preliminar, s genera un N° de doc. correlativo según la Clase de doc., y cuando se contabiliza, conserva el mismo número.
4 - El tratamiento posterior de documentos preliminares.
Así como se pueden registrar documentos preliminares incompletos en SAP, también es posible verificar si un documento preliminar ya está completo, por ejemplo, si el saldo da cero, si los campos obligatorios fueron ingresados, etc.
La mayor utilidad de estos documentos es realizar procesos mas eficientes con un doble control, por ejemplo, un usuario registra un documento de manera preliminar y otro controla y contabiliza, así se definen responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones de Documentos preliminares
Se pueden modificar datos de posición como de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento.
se pueden modificar todas las veces que sea necesario
Pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección, presionando el ícono de Lista de Documentos, se abre una lista que permite filtrar por diferentes criterios.
FBV2 (Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Documento > Documentos Preliminares > Modificar)
Existe una diferencia importante entre Grabar y Grabar Completamente:
Grabar: guarda cambios y el sistema no verifica si el documento está completo o no.
Grabar completamente: Verifica que todos los datos obligatorios estén completos como si fuera a contabilizarse.
CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Los documentos preliminares se pueden contabilizar, esto hace que se actualicen los saldos contables e impacta en la contabilidad. se puede seleccionar un doc. preliminar o una lista de documentos.
O se pueden borrar, en este caso, quedará el N° de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
FBV0 Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Documento Documentos preliminares Contabilizar/borrar.
Existe una funcionalidad en SAP llamada WORFLOWS, que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios, lo cual incluye operaciones de los diferentes módulos de SAP.
En un proceso de Worflow se estable quien, cuando y como, realiza una determinada tarea en el sistema.
en estos procesos de worflow participan también los documentos preliminares, luego de haberse registrado, se disparan por medio de mails a usuarios liberadores que serán los responsables de continuar con la operación
Borrador documentos preliminares
FBV0 Menú Documento Borrar documento preliminar
Al no eliminarse los N° de documentos generados, luego de borrarse pueden ser consultados, muestra solo los datos de cabecera, sin posiciones y status de borrado.
5 - La visualización en reportes
Como se diferencian los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales:
En la selección del reporte, debemos tildar "Visualizar partidas preliminares"., el reporte mostrara los mismos datos para un documento real y uno preliminar, lo podemos diferenciar por el status, identificado por un triangulo amarillo.
La entrada preliminar de documento es más eficiente que la retención de documentos, ya que la primera permite asignar claramente las responsabilidades.
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Sobre el autor
Publicación académica de Maria Del Valle Carrizo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Junior
Maria Del Valle Carrizo
Profesión: Administrativa de Tesorería - Argentina - Legajo: KN10J
✒️Autor de: 22 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Certificación Académica de Maria Carrizo
Disponibilidad Laboral: FullTime 
