✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Maritza Puentes Fernandez
SAP FI El documento contable posterior
UNIDAD 2 : GL – Documento Contable Posterior
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Existen dos opciones para grabar temporalmente un asiento:
1.- Retener documento.
2.- Documento preliminar.
Para facilitar el proceso de registro por interrupciones, por falta de información o para revisión por otro usuario, sap permite el uso de 2 Tipos de documentos, (antes de culminar el proceso de grabación en el libro mayor), estos son 1) Documentos retenidos y 2) documentos preliminares.
1. Documentos retenidos:
Funcionalidad que permite grabar temporalmente, con el fin de continuar posteriomente la entrada de datos.
Características: no acualizan saldos - no se visualizan en reportes - no se les asigna un no. de documento - se asigna una denominación para consulta posterior - pueden tratarse para su contabilización o borrarlos –
Al grabar aparecerá la frase "Apartar documento". La forma de grabar un documento como retenido es:
· Para las transacciones clásicas, barra de Menú / Documento /Retener
· Para las transacciones enjoy, también 1) Menú / Documento / Retener o utilizar el ícono 2) "Retener" o 3) F50
Ruta de acceso para utilizar un documento retenido:
1. Transacciones clásicas: 1)Icono "Documento apartado 2) Menú / Documento / Traer documento apartado
2. Transacciones simples: Ícono "Modelos trabajo de" / Modelos de trabajo / Documento apartado
Para contabilizar documentos retenidos, se puede desde la misma transacción en uso, tanto clásicas como en transacciones simples, con la ruta de acceso 1) Menú / documento / contabilizar, o 2) Ctrl S, o 3) acceder a la transacción FB11
NOTA: solo estarán visibles los documentos propios y no los creados por otro usuario. Para traer todos los documentos, en opción "Lista de Documentos" se debe marcar con * en el campo nombre del usuario.
2. Documentos preliminares:
Funcionalidad que permite grabar documentos inconclusos, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Caraterísticas: no acualizan saldos - se visualizan en reportes (status que identifica como dctos preliminares) - se les asigna un no. de documento (número correspondiente al final, no existe un consecutivo propio para dctos preliminares) - pueden tratarse para su contabilización o borrarlos, incluso por otro usuario.
· Como control, los documentos preliminares permiten tener responsabilidades diferenciadas, donde un usuario registra y otro revisa y contabiliza.
· Al tratarse un documento preliminar, se pueden modificar datos de posición y de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento, estas modificaciones no tienen restricción en cantidad, se permite las modificaciones que sean necesarias.
· Pueden tratarse de forma individual o masivamente a través del ícono LISTA DE DOCUMENTOS, a través de la transacción FBV2.
· Al grabar un documento como preliminar, se tienen las opciones grabar y grabar completamente.
· La opción grabar, permite guardar cambios sin verificaciones del sistema.
· La opción grabar completamente, valida que no hayan errores, si los hay no se puede grabar, una vez corregidos graba y queda en un estado para su contabilización.
· La contabilización de documentos preliminares se realiza con la transacción FBV0 (Si se contabilizan, actualizarán los saldos contables, si se borran, quedará el número de dcto con solo los datos de cabecera y un estatus de borrado, las posiciones se borrarán.
· Desde la transacción FBV0, la ruta para borrar es Menú / Documento / Borrar documento preliminar.
· Para visualizar documentos preliminares, se puede acceder al sistema mediante la transacción FBL3N, en este reporte se presenten documentos reales y documentos preliminares, estos últimos se identifican con un triángulo amarillo.
· Para visualizar documentos a partir del número asignado, utilizar la transacción FB03
NOTA:
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que se utiliza para el control de dos personas (Una ingresa , la otra verifica)
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Sobre el autor
Publicación académica de Maritza Andrea Puentes Fernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Maritza Andrea Puentes Fernandez
Profesión: Ingeniero Civil en Informática - Chile - Legajo: UK56O
✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Maritza Puentes
Disponibilidad Laboral: FullTime 
