DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR.
1. Introducción.
Cuando el usuario no puede terminar un asiento contable por alguna razón no es necesario que borre o cancele el documento contable, puede grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización en el libro mayor.
existen dos opciones:
2. Retener Documentos.
permite grabar temporalmente los datos ingresados para después continuar con el ingreso de los datos restantes.
características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- luego de retener el documento se tendrá que poner una denominación para identificarlo posteriormente.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
para retener un documento en las transacciones enjoy se presionará en la barra de menú el ícono "retener" luego el sistema nos llevará a una ventana en donde se puede poner el nombre del documento retenido, y por ultimo presionaremos "apartar documento".
Para retomar el documento retenido iremos al botón "Modelos de trabajo" y encontraremos la lista de documentos retenidos, en donde seleccionaremos en deseado, únicamente se visualizará en el usuario que creó el documento retenido.
una vez que se recupera y se finaliza la contabilización el documento desaparece de la lista de retenidos.
En las transacciones clásicas seguiremos por la siguiente ruta:
Menú >> Documento >> Retener.
si ya está grabado, para recuperarlo vamos con la siguiente ruta:
Menú >> Documento >> Traer Documento apartado.
3. Documentos Preliminares.
permite grabar documentos inconclusos aún si hay validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características:
- El sistema asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documentos que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- podrán visualizarse en reportes con un status que los identifica.
- podrán completarse, modificarse, y contabilizarse incluso por otro usuario, y de ser el caso, podrán borrarse.
En transacciones enjoy se ingresará presionando el botón del menú "Registrar de forma preliminar", y al grabar se genera un número de documento.
4. Tratamiento posterior de documentos preliminares:
el tratamiento posterior de documentos preliminares sirve para realizar proceso mas eficiente con doble control, en donde un usuario registra el documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza.
Modificaciones de documentos preliminares.
Puede modificarse los datos de posición y de cabecera, excepto la moneda y clase de documento, y puede modificarse las veces que sea necesario.
los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual y de forma masiva a través de una lista de selección.
accederemos a la modificación mediante la siguiente ruta:
Transacción FBV2 = Finanzas >> Gestión Financiera >> Libro mayor >> Documento >> Documentos preliminares >> Modificar.
nos llevará a una pantalla en donde tenemos dos opciones:
- llenar el campo N° documento con el número de un solo documento
- presionar el botón Lista documentos en donde se permitirá filtrar por diferentes criterios.
El documento se puede modificar las veces que sean necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.
diferencia entre grabar y grabar completamente:
Grabar: guardar sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
Grabar completamente: verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos.
Contabilización de documentos preliminares.
los documentos pueden contabilizarse o borrarse,
- si se contabiliza afectará a la contabilidad.
- si se borra quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado, se borrarán las posiciones.
para contabilizar el documento lo haremos por la siguiente ruta:
Transacción FBV0 = Finanzas >> Gestión financiera >> Libro Mayor >> Documento >> Documentos preliminares >> Contabilizar/borrar.
Nos llevará a la misma pantalla que se muestra en la modificación.
Una vez seleccionados los documentos realizaremos las modificaciones de ser necesario y contabilizaremos como documentos reales.
Borrar documentos preliminares:
se accederá desde la misma transacción FBV0 por medio de la barra Menú >> documento >> borrar documento preliminar.
los documentos preliminares borrados se pueden consultar ya que los números de documento no se eliminan.
5. Visualización en reportes.
En la pantalla de selección del reporte seleccionaremos la opción en la parte de clase visualizar partidas preliminares (part.reg.forma preliminar).
se nos mostrará los mismos datos que un documentos real indicando el status en la parte izquierda del número de documento, como un triángulo amarillo, que corresponde a documento preliminar.