✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Jesús Moreno Martínez
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con los datos para grabar un documento. No necesariamente debe borrar o cancelar los datos introducidos, si no que cuenta con opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro de Mayor.
- Retener documentos
- Documentos preliminares
2 RETENER DOCUMENTOS
Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos
Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
El sistema no le asigna ningún número de documento.
Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándose o borrándolos.
El icono RETENER que permite guardar un documento es un ESTADO BORRADOR, para continuar con su tratamiento en un momento posterior. El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (apartar Documento es sinónimo de Retener Documento).
Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento, debereos abrir el panel MODELOS DE TRABAJOS EN donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar. (solo se visualizarán en el usuario que créo el documento retenido). Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados,
En la transaccipon clásica, por ejemplo F - 02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú - Documentos - Retener.
Si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de
Menú - Documento - Traer Documento Apartado
3 DOCUMENTOS PRELIMINARES
Podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, apun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
El sistema le asigna un número de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado.
Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares)
Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
El ícono REGISTRAR DE FORMA PRELIMINAR que permite guardar un documento es un estado previo a la contabilización.
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
4 TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin verificar todas las entradas, Tambíen se puede verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como un número de cuenta, centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones de Documentos preliminares
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documento preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos preliminares - Modificar
La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios
La transacción de modificacción de documentos preliminares tiene completo el campo Número de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le pueden realizar modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.
GRABAR: Implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
GRABAR COMPLETAMENTE: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si fuera a contabilizarse realmente, El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte un error.
Contabilización de documentos preliminares
Pueden contabilizarse o borrarse.
Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las pisiciones se borrarán.
Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos Preliminares - Contabilizar/Borrar
La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos.
Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.
BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES
Desde la misma transacción se puede borrar si por algun motivo no corresponde su contabilización
Menú - Documento - Documento preliminar
Se pueden consultar, ya que los números de documentos genereados no se eliminan. La consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de ANULADO y sin posiciones.
5 VISUALIZACIÓN EN REPORTES
Debemos seleccionar en la pantalla se seleción del reporte el tilde de visualizar partidas preliminares. El resultado de selección nos mostrará los mismos datos para un documento Real y uno Preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
La entrada preliminar de documentos es mas eficiente que la retencion de documentos, ya que lo utilizan para el control por más de dos personas (una ingresa y otra persona verifica y contabiliza) permitiendo asignar las responsabilidades.
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Sobre el autor
Publicación académica de Jesús Moreno Martínez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Senior
Jesús Moreno Martínez
Profesión: Licenciatura en Contaduría - Mexico - Legajo: EU17G
✒️Autor de: 50 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
