✒️SAP FI / El documento contable posterior Por Alex Llanos Garcia
SAP FI El documento contable posterior
Curso Consultor Funcional Modulo FI - Nivel Inicial
Unidad 2: GL - Registraciones Contables 
Lección 5: Documento contable posterior
Tema 1: Introducción
Cuando se realiza un asiento contable y no se cuentan con todos los datos, se tiene la opción de realizar un guardado termporal sin que esto genere una contabilización en el libro mayor.
Las cuales son:
- Retener documento
- Documento preliminar
Tema 2: Retener documentos
Permite grabar datos temporalmente con el fin de continuar posterioremente con la entrada de datos.
Estos tienen unas caracteristicas:
1. No actualizan saldos de los mayores contables
2. Estos documentos no se visualizan en reporte
3. El sistema no le asigna un numero de documento
4. Se les da un nombre a critero del usuario para que pueda ser identificado
5. Se pueden tratar posteriormente contabilizandolos o borrandolos
En las transacciones Enjoy, FB50 por ejemplo se encuentra en forma de icono llamado "Retener"
Apartar = Retener
Al documento retenido se le da un nombre libre.
Para acceder al documento retenido hacemos clic en el botón "Modelos de trabajo", Ojo que solo el usuario que creo el documento retenido es el unico que lo puede ver.
//-----Para ver otros documentos retenidos ponemos * en el nombre del usuario.
Cuando el documento es contabilizado, desaparece de la lista de documentos retenidos.
En las transacciones tradicionales o clasicas para grabar un documento retenido hacemos clic en la siguiente ruta:
Menu > Documento > Retener
Cuando queremos continuar con la carga de datos:
Menu > Documento > Traer Documento Apartado
Tema 3: Documento preliminares
Podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya datos obligatorios pendientes.
Tienen las siguientes caracteristicas:
1. El sistema le asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento escogida
2. No actualizan saldos de los mayores contables
3. Los documentos preliminares podran visualizarse en reportes (Con un status que lo identifica como doc preliminares)
4. Podran completarse, modificarse, verificarse, y contabilizarse por cualquier usuario, hasta pueden ser borrados.
Para crear documentos preliminares en transacciones Enjoy, hacemos clic en el boton "Registrar de forma preliminar", este genera un numero de documento, cuando se contabiliza mantiene el mismo numero.
Tema 4: Tratamiento posterior de Documento preliminares
La mayor utilidad para un documento preliminar es que permite realizar procesos mas eficientes con un doble control, donde un usuario puede llenar y el otro revisar para contabilizar.
Modificaciones de documentos preliminares
Pueden modificarse datos de posición como cabecera, excepto "Moneda" y "Clase de documento". Fechas, imputaciones, importes son datos a ser modificados.
Se pueden modificar tanto individual como masivamente.
FBV2 ---- Modificar documentos preliminares
Puedes realizar filtros a traves del boton "Lista de documentos"
Tambien hay dos opciones de guardado:
- Grabar: Guarda sin que el sistema verifique que el documento esta completo.
- Grabar completamente: El sistema verifica campos obligatorios, el documento queda en un estado el cual esta listo para ser contabilizado.
Contabilización de documentos preliminares
Si se contabiliza actualiza datos contables
Si se borra, queda el documento con los datos de cabecera y un estado borrado, las posiciones se borran.
FBV0 ------ Contabilizar/Borrar
Para contabilizar = Botón contabilizar
Para borrar = Menu > Documento > Borrar documento preliminar
Los documentos borrados todavia se pueden consultar ya que pasan a un estado de anulado sin posiciones pero sus datos de cabecera se pueden ver.
Tema 5: Visualización en reportes
En la pantalla de selección de reportes, seleccionamos "Visualizar partidas preliminares" estas se diferencian segun el icono de estado. Si es amarillo es preliminar, rojo que es un documento contabilizado.
FBV2 ---- Modificar documentos preliminares
FBV0 ------ Contabilizar/Borrar
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Sobre el autor
Publicación académica de Alex Fernando Llanos Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Alex Fernando Llanos Garcia
Profesión: Negocios y Finanzas Internacionales - Colombia - Legajo: US26S
✒️Autor de: 100 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Profesional en negocios y finanzas el cual ha trabajado con el sector de la tecnología en los siguientes roles: - business analyst - scrum master - analista sap fi submodulo ap
Certificación Académica de Alex Llanos
Disponibilidad Laboral: FullTime 
