✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Grisel Curti

1- Repaso - Datos Maestros

El programa de pagos automáticos nos permite emitir pagos masivos lo cual hace que la tarea de cuentas a pagar sea más eficiente.

Para que el programa funcione correctamente necesita mantenimiento previo, es por eso que primero veremos cuales son los requisitos y los datos relevantes necesarios.

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

* Solapa Datos Generales - Control

• Cliente / Acreedor: Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada, también se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

* Solapa Datos Generales - Pagos

• Cuentas bancarias: Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor. Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.
• Pagador / Receptor Alternativo: Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.

La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Existen diversas formas de utilizar esta función del dato maestro. Si se marca el tilde, Especificaciones Individuales, se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, con esta opción no es necesario que el receptor del pago este creado como dato maestro en SAP.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta de deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

Cuando se introduce una factura, se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago mediante el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

Si se introduce un receptor del pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

* Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta

• Central y Subsidiaria: En algunas industrias, los clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe, así, una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Esto se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente). Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando cuando la gestión es centralizada.

Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria

* Solapa Datos de Sociedad - Pagos

• Clave de bloqueo: Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. La clave de bloqueo se puede utilizar en los pagos automáticos. El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.
• Tiempo previsto hasta cobro del cheque: Se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma: Fecha valor = Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque (sirve como información para la información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera)

• Vías de Pago: Determina la lista de vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.
• Pagar todas las partidas individualmente: A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor. Esto quiere decir, que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.
• Banco Propio: Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

2- Repaso - Partidas Abiertas

Ya conocemos las transacciones para visualizar y modificar partidas, transacciones FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N. Desde estas transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una delas facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

3- Programa de Pagos Automáticos

El programa de pagos automáticos es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.

El programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos de pago.
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso consiste en 4 pasos:

• Fijar parámetros: En este paso se plantean y responden las siguientes preguntas:

1. ¿Qué se tiene que pagar?
2. ¿Qué vías de pago se utilizarán?
3. ¿Cuándo se llevará a cabo el pago?
4. ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?
5. ¿Cómo se les va a pagar?

• Generar una propuesta: El sistema inicia la ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros.Se generará una lista de los interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.
• Planificar la ejecución de pago: Una vez verificada la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.
• Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F110: Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Operaciones periódicas - Pagos

A continuación veremos en mayor detalle cada uno de los pasos que acabamos de describir.

* Parámetros

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos:

• Fecha de ejecución: lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa. La fecha de ejecución sirve como identificación de la ejecución del programa.
• Identificación: El campo Identificación se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuesta

• La fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor. Esta fecha aparece como propuesta de la fecha de ejecución de la pantalla anterior.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.
• Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma. Si desea especificar un rango de sociedades, deberá introducir la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.
• Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual. Pueden ser una o varias.
• El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago. El sistema seleccionará en base a ésta fecha, las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.
• Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se podrán completar con rangos o seleccionar con la ayuda del icono Opciones de Selección Múltiple.

Hagamos un repaso de las siguientes solapas:

• Selección Libre: nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional como por ejemplo Fecha de Contabilización. Podemos elegir hasta tres filtros adicionales.
• Log Adicional: Nos permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos.
• Impresión y Soporte datos: el desarrollo de esta solapa lo veremos al final de esta lección

* Propuesta

Una vez ingresados los parámetros en la pantalla principal del programa de pagos, se deberá planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecución de propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Para ello,utiliza los criterios de búsqueda que se especificaron cuando introdujeron los parámetros. A continuación, el programa agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán. Si el sistema no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para el pago, añadirá estas posiciones a la lista de excepciones.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:

• La lista de las propuestas de pago
• La lista de las excepciones

En la primera pantalla de la transacción de tratamiento de la propuesta, visualizaremos un resumen de todos los pagos propuestos por el programa.

La lista de propuestas muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir. En función del Layout o disposición que utilicemos para la pantalla, se pueden visualizar los números de documento y los descuentos por pronto pago asociados.

Si hacemos doble clic en un pago, podremos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión. Podemos modificar el bloqueo de pago y el descuento por pronto pago de esas partidas abiertas

Las facturas que coinciden con los parámetros de pago especificados pero que, por algún motivo, no se pueden pagar,aparecen en la lista de excepciones. Si seleccionamos el log adicional, la lista muestra por qué no se puede pagar la factura. Podemos desglosarla varias veces para visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

También, podemos asignar la partida a un pago distinto (a otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y el banco propio. Para ello debemos utilizar el icono Reasignar.

En las excepciones pueden existir errores que no se pueden solucionar desde las propuestas sino que deben resolverse primero. Como por ej, los bloqueos de pago, si una partida se encuentra bloqueada no podrá pagarse y en ese caso se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y luego volver a generar una propuesta de pago. Si bien en la propuesta no se puede desbloquear si se puede es bloquear una partida que esta disponible para el pago, al bloquearla el programa no la contemplará en la ejecución de pagos.

* Ejecución

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizarlos pagos reales.

Hasta este punto, no se ha realizado ninguna contabilización. Los documentos incluidos en esta ejecución de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilización; es decir, una factura pendiente contenida en la ejecución de pago actual se bloquea para evitar su pago manual o su pago o en una ejecución de pago distinta.

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el Libro Mayor.

Al ejecutar el pago se generan y contabilizan los doc. si algún pago se hizo por error o debe anularse se debe utilizar la transacción FBRA para anular compensaciones, es decir, utilizamos la misma transacción con la cual se anula un pago manual. Si además de ejecutar la contabilización de pagos automática, se ejecutó el programa de impresión de cheques, entonces se debe anular el pago por medio de la FCH8. Para anular, manuales.

• Cuentas transitorias: Parte de la metodología de SAP, recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos, por ejemplo, en el caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

Existen muchas ventajas derivadas del uso de cuentas transitorias. Permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente. Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta banco real(cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

* Impresión y soporte de datos

El último paso dependerá de vías de pagos que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

La ejecución de impresión inicia el programa de impresión, que realiza las siguientes tareas:

• Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
• Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

Para que el sistema pueda ejecutar el programa de impresión, deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de vías de pago permitidas y utilizadas.

Si a un programa de impresión se le asignan diversas variantes, el sistema ejecutará el programa una única vez por variante.

Las variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión. Para cada variante que se haya llamado desde un programa de impresión de soporte de datos, se generarán órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión. Los usuarios pueden acceder a esta clase de órdenes para su impresión (Transacción SP01)

Particularmente, el programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

• Asigna los números de cheque a los documentos de pago
• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.
• Imprime cheques y documentos adjuntos.

2 Agradecimientos:

Han agradecido este aporte: Patricia Garcia Gonzalez, Airon Jimenez Perez