✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Fabricio Ardusso

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

Solapa Datos Generales - Control

• Cliente / Acreedor: Si un deudor es acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos.

Solapa Datos Generales - Pagos

• Cuentas Bancarias: Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa.
• Pagador / Receptor Alternativo: Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel sociedad. La entrada en el segmento sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante. Si se marca el tilde, especificaciones individuales, se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, con esta opción no es necesario que el receptor del pago este creado como dato maestro en SAP.

Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta

• Central y subsidiaria: Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada. Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

Solapa Datos Sociedad - Pagos

• Clave de bloqueo: Bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos.
• Tiempo previsto hasta cobro del cheque: Cantidad de días que transcurren antes de que el banco efectúe el débito resultando del pago con cheque. En pagos automáticos, la fecha valor para pagos con cheques se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición del documento. Fecha de valor sirve como información para tesorería sobre la salida de fondos que se espera.
• Vías de Pago: Determina las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor. Si en la partida a pagar se indica una vía de pago, tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.
• Pagar todas las partidas individualmente: En este campo se determina que se paguen por separado cada partida abierta del acreedor.
• Banco Propio: Se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

Partidas Abiertas

• FB02: Visualizar y modificar partidas individualmente
• FBL!N: Visualizar y modificar partidas de forma masiva

Programa de Pagos Automáticos

Ayuda a gestionar el proceso de pago a proveedores

Permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos

El proceso de pago consiste en cuatro pasos

1. Fijar parámetros: Que se tiene que pagar, vías de pago a utilizar, cuando se llevará a cabo el pago, que sociedades se tendrán en cuenta y como se les va a pagar.
2. Generar una propuesta: Luego de introducir los parámetros se inicia la ejecución de la propuesta. Se genera una lista de interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores) y as facturas pendientes que han vencido para el pago. Se pueden bloquear o desbloquear facturas.
3. Planificar la ejecución de pago: Una Vez verificada la propuesta, Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas de mayor.
4. Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifican los programas de impresión para la creación de medios de pago.

• Transacción F110 Finanzas-->Gestión Financiera-->Acreedores-->Operaciones Periódicas-->Pagos
• Parámetros: Fecha de ejecución, identificación (Identifica las distintas ejecuciones del programa con la misma fecha de ejecución)

Datos relevantes para crear una propuesta

• Fecha contabilización: Fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.
• Se ingresan sociedades sobre la cual se emitirán los pagos. Para introducir varias, se separan con coma. Para introducir un rango, la primera y la ultima del rango entre paréntesis.
• Se seleccionan las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual. Pueden ser una o varias.
• El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente el pago.
• Se deberán seleccionar acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se pueden completar rangos o seleccionar el icono de opciones de selección múltiple.

Una vez ingresados los parámetros en la pantalla principal, se debe planificar la propuesta.

En la ejecución de propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:

• La lista de las propuestas de pago (En verde)
• La lista de las excepciones (En rojo)

En la primera pantalla de la transacción de tratamiento de la propuesta, visualizaremos un resumen de todos los pagos propuestos por el programa. (Partidas agrupadas por pagos, vías de pago y datos bancarios a utilizar). Si hacemos doble clic en un pago, podremos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse con el pago en cuestión.

Las facturas que coinciden con los parámetros pero que por algún motivo no pueden pagarse, aparecen en la lista de excepciones. Si seleccionamos el log adicional, la lista muestra por que no se puede pagar la factura. Podemos desglosar varias veces y modificar los detalles de posiciones de pago. También podemos modificar vía de pago o cuenta bancaria.

No se puede desbloquear una partida que se encuentra bloqueada, pero si se puede bloquear una y el programa no lo contemplara en la ejecución del pago.

Ejecución

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

Si bien los pagos se realizan de forma automática, las anulaciones deben hacerse con las transacciones manuales.

• Transacción FBRA: para anular compensaciones
• Transacción FCH8: cuando ya se realizó la impresión de cheques.

Cuentas Transitorias

• Parte de la metodología de SAP, recomiendo utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos.
• Permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente.
• Contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria.
• Las contabilizaciones en la cuenta de banco real (Cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario Manual o electrónico.

Impresión y Soporte de Datos

Dependerá de vías de pago que hayamos elegido y del soporte de pago que posea la empresa.

Tareas que realiza el programa de impresión:

• Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
• Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

Para que el sistema ejecute el programa de impresión deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas. Por cada variante que se haya llamado desde el programa de impresión de soporte de datos, se generarán ordenes de impresión separadas en la gestión de impresión. (Se puede acceder a las mismas desde transacción SP01)

Pasos del programa de impresión de cheques:

• Asigna los números de cheque a los documentos de pago.
• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.
• Imprime cheques y documentos adjuntos.