✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Norelys Delgado Moreno

Unidad 4: AR Y AP Procesos de Cobros y Pago

Lección: Cobro/ Pago automático.

Repaso - Datos maestros.

El programa de pagos automáticos nos permite emitir pagos masivos lo cual hace que la tarea de cuentas a pagar sea más eficiente.

Para que el programa funcione correctamente necesita mantenimiento previo

Requisitos y los datos relevantes necesarios.

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

Solapa Datos Generales - Control

Clientne / Acreedor (deudor/acreedor)

Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos.

Las partidas abiertas de la cuenta asignada, también se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

Solapa Datos Generales -Pagos

Cuentas bancarias:

• Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor.
• Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.

Pagador / Receptor Alternativo

• Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.
• La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta de deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta

Central y Subsidiaria

En algunas industrias, los clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central).

Existe, así, una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Esto se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente).

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando cuando la gestión es centralizada.

Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

Acreedor

Sociedad

Gestión de cuenta

Cuenta de cuenta

Clave clasificación

Central

Autorización

Grupo de tesorería

Solapa Datos de Sociedad - Pagos

Clave de bloqueo

• Se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos.
• La clave de bloqueo se puede utilizar en los pagos automáticos.
• El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta cobro del cheque

Se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma:

Fecha valor = Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque.

La fecha valor sirve como información para la información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de Pago

Determina la lista de vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar.

Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas las partidas individualmente

Se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor. Esto quiere decir, que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.

Banco Propio

Se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

Repaso - Partidas Abiertas

Las transacciones para visualizar y modificar partidas,Transacciones FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N.

Desde estas transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

Programa de Pagos Automáticos

Transacción F110

El programa de pagos automáticos es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.

El programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos de pago.
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago consiste en cuatro pasos:

Fijar parámetros: En este paso se plantean y responden las siguientes preguntas:

¿Qué se tiene que pagar?

¿Qué vías de pago se utilizarán?

¿Cuándo se llevará a cabo el pago?

¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?

¿Cómo se les va a pagar?

Generar una propuesta: El sistema inicia la ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros.

Se generará una lista de los interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

Planificar la ejecución de pago: Una vez verificada la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución de

pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Parámetros

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos:

Fecha de ejecución: lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa.

La fecha de ejecución sirve como identificación de la ejecución del programa.

Identificación: El campo Identificación se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha

de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuesta

La fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor. Esta fecha aparece como propuesta de la fecha de ejecución de la pantalla anterior.

Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de

pago.

Repaso de las siguientes solapas:

Selección Libre: nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional como por ejemplo

Fecha de Contabilización. Podemos elegir hasta tres filtros adicionales.

Log Adicional: Nos permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos.

Impresión y Soporte datos: el desarrollo de esta solapa lo veremos al final de esta lección

Propuesta

Una vez ingresados los parámetros en la pantalla principal del programa de pagos, se deberá planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecución de propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Para ello,utiliza los criterios de búsqueda que se especificaron cuando introdujeron los parámetros. A continuación, el programa agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán. Si el sistema no puede encontrar

una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para el pago, añadirá estas posiciones a la lista de excepciones.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:

La lista de las propuestas de pago y La lista de las excepciones.

Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma. Si desea especificar un rango de sociedades, deberá introducir la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Airon Jimenez Perez