✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Victor Sandoval Norambuena

Unidad 4 – Lección 5 – Cobro/Pago automáticos

1.- REPASO – DATOS MAESTROS

La función de pagos automáticos permite emitir pagos masivos, para lo cual se necesita una configuración previa.

DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES

· Solapa Datos de Control (Datos Generales)

Cliente/Acreedor (Deudor <-> Acreedor)

Si un deudor es también acreedor (o viceversa) se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Estas partidas se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

· Solapa Pagos (Datos Generales)

Cuentas Bancarias

Se pueden almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor.

Pagador/Receptor Alternativo

Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante o nivel sociedad.

Entrada a nivel Segmento Sociedad >>> Entrada a nivel Mandante.

El check “Entradas Individuales” permite registrar los datos del receptor del pago al momento de ingresar la factura (no es necesario que este creado previamente como dato maestro en SAP).

Si el {receptor del pago, pagador} alternativo es un {acreedor, deudor} existente, el número de cuenta podrá introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

· Solapa Gestión de Cuenta (Sociedad)

Central y Subsidiaria

Algunos clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (mediante la central).

Esto se traduce en una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

En SAP se crean cuentas de la central y de las subsidiarias (datos maestros diferentes).

Todas las partidas contabilizadas en las subsidiarias, se transfieren automáticamente a la cuenta de la central.

En las subsidiarias no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.

Si está seleccionado el campo “Gestión Descentralizada” en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

o Acreedor

o Sociedad

o Gestión de cuenta

§ Cuenta asociada

§ Clave clasificación

§ Central

§ Autorización

§ Grupo de tesorería

· Solapa Pagos (Sociedad)

Clave de Bloqueo

Se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos.

La clave de bloqueo se puede utilizar en los pagos automáticos.

El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

Tiempo Previsto para el Cobro del Cheque

Cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición del documento.

Fecha valor = tiempo que transcurre desde la fecha de contabilización del pago hasta el cobro del cheque

La fecha valor sirve como información para tesorería, sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de Pago

Determina la lista de pagos que pueden usarse en los pagos automáticos con el acreedor.

Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas las partidas individualmente

Determina que cada partida abierta del acreedor se pague por separado.

Las partidas abiertas no se agruparán para un pago.

Banco Propio

Determina todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

2.- REPASO – PARTIDAS ABIERTAS

Transacciones para analizar pagos de facturas y modificar si es necesario:

· FB02

· FBL1N

3.- PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÁTICOS

Herramienta que ayuda a usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores:

· F110

· Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse

· Contabilizar documentos de pago

· Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos

Son 4 pasos:

1. Fijar parámetros (solapa)

· ¿Qué se tiene que pagar?

· ¿Qué vías de pago se utilizarán?

· ¿Cuándo se llevará a cabo el pago?

· ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?

· ¿Cómo se les va a pagar?

Fecha ejecución: ideal que sea la fecha real de ejecución del programa, sirve como identificador de la ejecución del programa.

Identificador: para diferenciar los programas con la misma fecha de ejecución.

La fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor (se propone en 1era instancia la misma fecha ingresada en el campo “día de ejecución”)

Se incluyen todos los documentos creados hasta la fecha “Docs. Creados hasta”.

Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos (separadas por comas o un intervalo entre paréntesis).

Se seleccionan las vías de pago (puede ser más de una).

El campo “Sig. Fecha de contabilización” se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago (el sistema seleccionará las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago).

Seleccionar los clientes o creedores a los cuales se le asignarán los pagos (se pueden seleccionar rangos o usar ícono de Selección Múltiple).

Solapas:

· Status: resumen

· Parámetro: punto 1

· Selección libre: filtrar los documentos a cancelar (hasta 3 filtros adicionales), por algún otro criterio, como por ejemplo, fecha de contabilización.

· Log Adicional: seleccionar que información mostrar en el log de la propuesta de pagos.

· Impresión y soporte de datos: punto 4

2. Generar una propuesta

· Se despliega una lista de interlocutores comerciales (acreedores y deudores)

· Se muestran las facturas pendientes que han vencido para el pago

· Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago

Planificar la propuesta de pago.

Se seleccionan documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago, a partir de criterios de selección definidos en el punto anterior (parámetros).

Posteriormente el programa agrupa las posiciones por pagos, y asigna las vías de pago y los datos bancarios.

Se generan informes:

· Lista de propuestas de pagos: muestra los interlocutores comerciales e importes a pagar/recibir (según Layout muestra otros campos).

Al hacer doble click en un pago, mostrará todas las partidas abiertas y se podrán modificar sus campos, como el bloqueo de pago y/o el descuento por pronto pago.

También es posible modificar parámetros del pago (ícono Reasignar), como la vía de pago o la cuenta bancaria.

· Lista de excepciones: coinciden con los criterios de búsqueda (parámetros) pero por algún motivo, no se pueden pagar.

En “log adicional” muestra por qué no se puede pagar la factura, por ejemplo, si no encuentra una vía de pago o datos bancarios válidos, o alguna posición está bloqueada.

Si una partida se encuentra bloqueada, no podrá pagarse. En este caso, se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y generar nueva propuesta de pago. En sentido inverso, si es posible bloquear una partida directamente en una propuesta.

3. Planificar la ejecución del pago

· Se verifica la lista de pagos (propuesta)

· Se planifica la ejecución del pago

· Se crean los documentos de pago

· Se actualizan las cuentas del libro mayor

Se bloquean los documentos incluidos en la ejecución de pago (para evitar el pago manual o la inclusión en una ejecución de pago distinta).

Se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

SAP recomienda utilizar cuentas bancarias transitorias para la contabilización de entradas y salidas de pagos (por ejemplo, cuentas de cheques emitidos o transferencias bancarias cobradas/pagadas):

· Permiten conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente

· Contienen todos los pagos recibidos y efectuados de la cuenta bancaria (que aún no se han acreditado o debitado).

· Las contabilizaciones en la cuenta banco real (cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

Se utilizan las transacciones manuales para anular:

· FBRA para anular las compensaciones.

· FCH8 para anular la compensación e impresión de cheque.

4. Impresión y Soporte de Datos (solapa)

· Luego de haber contabilizado los pagos, se planifican los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Las variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión.

Para cada variante que se haya llamado desde un programa de impresión de soporte de datos, se generarán órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión.

Con la transacción SP01 se muestran las órdenes de impresión.

Para que el sistema pueda ejecutar el programa de impresión, deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

Si un programa de impresión se le asignan diversas variantes, el sistema ejecutará el programa una única vez por variante.

El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

· Asigna los números de cheque a los documentos de pago

· Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.

· Imprime cheques y documentos adjuntos.

Dependerá de las vías de pago seleccionadas y de la necesidad de soporte de la empresa, según la secuencia:

· Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.

· Generar los archivos EDI (Intercambio de Datos Electrónicos)