✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Yarly Perez

UNIDAD 4- LECCIÓN 5 "COBRO/PAGO AUTOMÁTICO"

1. REPASO DATOS MAESTROS:

El programa de pagos automáticos nos permite emitir pagos masivos haciendo más eficiente la tarea de cuentas por pagar. Para que el programa funcione requiere mantenimiento previo, por lo que a continuación se describen los requisitos y datos generales:

DATOS MAESTROS ACREEDORES/DEUDORES:

• Solapa datos generales – control

- cliente/acreedor: si el deudor es también acreedor o viceversa, se pueden compensar las partidas abiertas mediante programa de pagos. También se puede visualizar el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

• Solapa datos generales – pagos

- cuentas bancarias: podemos almacenar datos bancarios del acreedor o deudor. Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados cuando se genera el soporte magnético que será entregado al banco,

- pagador/receptor alternativo: se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel de mandante y a nivel de sociedad. La entrada a nivel de sociedad tiene mayor prioridad que a nivel de mandante. Existen diversas formas de utilizar esta función del dato maestro:

1. Si se marca tilde, Especificaciones individuales, se podrán ingresar los datos del receptor al momento de ingresar las facturas, no es necesario que el receptor este creado como dato maestro en SAP
2. Si el receptor del pago/pagador alternativo, es un deudor o acreedor existente, el número o número de cuenta podrán introducirse en el registro maestro como receptor de pago o pagador permitido.
3. Cuando se introduce una factura, se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago por matchcode
4. Si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta vencida.
5. Si se introduce un receptor de pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

• Solapa datos sociedad – gestión de cuenta

- central y subsidiaria: En algunas empresas los clientes realizan las ordenes de compra mediante sus subsidiarias (localmente), pero pagan sus facturas de forma centralizada a través de la central, por tal existe una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pago.

En SAP hay cuentas de central y cuentas de subsidiarias cada una es un dato maestros diferente. Todas las partidas contabilizadas en la cuenta subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de central. En la cuenta subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.

Si se utiliza el campo de gestión descentralizada en el registro maestro de la central el programa de pagos utiliza la cuenta subsidiaria.

• Solapa datos sociedad – pagos

- clave de bloqueo: es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos, Se puede utilizar en pagos automáticos, y surte efecto si se ha almacenado en el registro de maestro o se ha registrado el documento.

Tiempo previsto hasta el cobro del cheque: Son la cantidad de días que transcurren hasta que el banco emite el pago (débito) del cheque. En los pagos automáticos, la fecha valor, se calcula con ayuda de está información y se almacena en la posición del documento. La fecha se calcula de la siguiente forma:

Fecha valor = fecha de contabilización del pago hasta cobro del cheque.

La fecha valor sirve como información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de pago: determina la vía de pago que se usara en pagos automáticos con el acreedor, siempre que en la partida individual se haya indicado otra distinta, esta tomara preferencia sobre la general.

Pagar todas las partidas individualmente: a través de este campo, se indica que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, por lo que el sistema no agrupara las partidas del acreedor.

Banco propio: Con la clave de banco propio se determinaran los datos bancarios con el cual se pagara.

2. REPASO- PARTIDAS ABIERTAS:

Ya conocemos las transacciones para visualizar y modificar partidas, transacción FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N. Desde las transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

3. PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÉTICOS: TRX F110

>Finanzas>Gest,Financiera>Acreedores>Operaciones periódicas>Pagos

Es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores. El proceso de pagos permite realizar automáticamente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos
• Imprimir medios de pago o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos

El Proceso de pago consta de 4 pasos:

1. Fijar parámetros:Se plantean y responde: Qué se tiene que pagar, qué vías de pago se utilizaran, cuando se llevara a cabo el pago, qué sociedades se tendrán en cuenta, cómo se les va a pagar.

2. Generar una propuesta: El sistema inicia la propuesta una vez que el usuario asigna parámetros, generando una lista de interlocutores comerciales (deudores/acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago, Se puede bloquear o desbloquear facturas.

3. Planificar ejecución de pago: Una vez verificada la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución de pago, se crean documentos de pago y se actualizan las cuentas de libro mayor.

4. Imprimir los medios de pago,: luego de contabilizar se planifican los programas de impresión.

Detalle de parámetros:

Cualquier ejecución de programa se debe identificar con dos campos: f

-fecha de ejecución (real) del programa

- la identificación para diferenciar de otras ejecuciones.

Datos relevantes, para crear una propuesta:

- la fecha de contabilización es la fecha en la que se actualizan en el libro mayor. Aparecerá como propuesta en la selección de parámetros.

- todos los documentos creados a la fecha se incluyen en la ejecución de pago.

- Si se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma, si desea especificar un rango de sociedades podrán introducirse la primera y la ultima sociedad entre paréntesis.

- Se deben seleccionar las vías de pago

- El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha de ejecución de pago.

- Se deberán seleccionar los acreedores o deudores a las cuales se realizarán pagos.

Contiene las pestañas:

• Status,
• parámetro,
• selección libre, nos permite seleccionar documentos a cancelar por criterios, nos permite elegir hasta tres filtros adicionales.
• log adicional, permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos
• impresión y soporte de datos

Detalle de Propuesta:

SI el sistema no consigue una vía de pago validad o datos bancarios válidos o si una posición es bloqueada añadirá estas posiciones a lista de excepciones.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:

• lista de propuestas de pago (icono verde)
• lista de excepciones (icono rojo) . Las facturas que coinciden pero que los parámetros de pago especificados por algún motivo no se pueden pagar aparecen en esta lista. Pueden existir errores que no se pueden solucionar desde aquí por estar bloqueadas, tendríamos que eliminarla de la propuesta para ir a el documento y desbloquearla, sin embargo para evitar sean empleados para otro fin los fondos de esta partida se pueden bloquear estos fondos desde la propuesta.

Detalle de Ejecución:

Se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan las contabilizaciones en libro mayor.

NOTA:

-SI UN PAGO SE HIZO POR ERROR O DEBE ANULARSE SE USA LA MISMA TRX DE ANULAR PAGO MANUAL: FBRA .

- EN CASO QUE ADEMAS DE CONTABILIZAR AUTOMÁTICA SE EJECUTO EL PROGRAMA DE ELECCIÓN DE CHEQUES FCH8

- SI LOS PAGOS SE HACEN POR UNA TRANSACCIÓN AUTOMÁTICA SE HACE ANULACIÓN POR TRX MANUAL

CUENTAS TRANSITORIAS:

• Permiten conciliar en cualquier momento, el saldo de una cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente
• Contienen todos los pagos recibidos y efectuados, que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria
• Las contabilizaciones en la cuenta banco real (Cuenta principal), se registran mediante el extracto bancario, manual o electrónico

Detalle Impresión y soportes de datos; se realizan las tareas:

• Transferir los medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión
• Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

En la impresión de cheques:

a) Asigna los números de cheque a los descuentos de pago

b) actualiza los descuentos de pago y los descuentos de factura originales con la información de los cheques.

Las variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión. Para cada variante que se haya llamado desde un programa de impresión de soporte de datos, se generan ordenes de impresión separadas en la gestión de impresión. Los usuarios pueden acceder a esta clase de ordenes para su impresión desde TRX SP01