✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Karenina Acosta León

• PAGOS AUTOMÁTICOS: Para emitir pagos masivos. Necesita MANTENIMIENTO PREVIO q necesita los sig requisitos y datos relevantes necesarios:

DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES

• I. SOLAPA DATOS GENERALES- CONTROL
• CLIENTE/ ACREEDOR
• Un deudor tmb puede ser acreedor y viceversa y las partidas abiertas que tengan en la cuenta asignada, se pueden ver en los reportes de partidas individuales.
• II. SOLAPA DATOS GENERALES- PAGOS
• CUENTAS BANCARIAS
• Podemos almacenar los datos bancarios del deudor o acreedor y al hacer transfer masivas éstos son los q se entregan al banco.
• PAGADOR/ RECEPTOR ALTERNATIVO
• Un acreed/ deudor pueden tener un pagador/ receptor ALTERNATIVO.
• Se especifica a nivel MANDANTE o a nivel SOCIEDAD.
• La entrada a nivel SOCIEDAD tiene más prioridad.
• Tilde ESPECIFICACIONES INDIVIDUALES.- para ingresar los datos del receptor del pago AL MOMENTO de ingresar las facturas y no es necesario q esté creado como dato maestro.
• Si el receptor del pago es un deudor existente, sus datos pueden introducirse en el registro maestro.
• III. SOLAPA DATOS SOCIEDAD- GESTIÓN DE CUENTA
• CENTRAL Y SUBSIDIARIA
• En SAP cada cuenta de central tiene un dato maestro diferente a las cuentas d elas subsidiarias.
• Las partidas contabilizadas en la cta de una subsidiaria, se transfieren automáticamente a la cta de la central.
• Si la gestión es CENTRALIZADA, NO se llevan mov ni saldos en la cta de la subsidiaria.
• CAMPO GESTIÓN DESCENTRALIZADA.- si está seleccionado en el registro MAESTRO de la CENTRAL, el programa de pagos utiliza la CTA DE LA SUBSIDIARIA.
• En la cta de la subsidiaria no se llevan mov ni saldos si se lleva una gestión CENTRALIZADA.
• IV. SOLAPA DATOS DE SOCIEDAD- PAGOS
• CLAVE DE BLOQUEO
• Para bloquear una partida abierta o cta para el pago.
• Surte efecto si se almacenó en los datos maestros o registró en el documento.
• TIEMPO PREVISTO HASTA COBRO DEL CHEQUE
• Cantidad de días que transcurren usualmente antes de q el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.
• FECHA VALOR= fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque
• Sirve como info para TESORERÍA sobre la salida de fondos q espera.
• Esta fecha se almacena en la POSICIÓN de doc.
• VÍAS DE PAGO
• Si en la partida a pagar se indica EXPLÍCITAMENTE qué vía de pago utilizar, ésta tiene preferencia sobre lo indicado en el dato maestro.
• PAGAR TODAS LAS PARTIDAS INDIVIDUALMENTE
• Determina pagar por separad cada partida abierta. No se agruparán para el pago.
• BANCO PROPIO
• Con esta clave se determinan los datos bancarios con los q se pagará.

2. REPASO- PARTIDAS ABIERTAS

• FB02.- para modificar y visualizar partidas y doc contables.
• FBL1N.- para obtener un listado de los do de acreed. MOdif masivas.

3. PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÁTICOS

• Permite realizar automáticamente lo sig:
• Seleccionar FACTURAS X PAGAR
• CONTABILIZAR los doc de pago
• IMPRIMIR medios de pago o crear soportes para el INTERCAMBIO DE DATOS ELECTRÓNICOS.

PROCESO DE PAGO:

1. FIJAR PARÁMETROS:

• Qué se tiene q pagar
• Vías de pago a utilizar
• Cuándo
• Qué sociedades
• Cómo
• 2. GENERAR UNA PROPUESTA:
• El sist genera lista de acreed/ deudores y las facturas pendientes q han VENCIDO para el pago. Se pueden bloquear/ desbloquear facturas para pago.
• 3. PLANIFICAR LA EJECUCIÓN DE PAGO:
• Se crean los doc de pago y se actualizan las ctas del libro mayor.
• 4. IMPRIMIR LOS MEDIOS DE PAGO

• Transacc F110-> Finan-> gestión-> acreed-> operaciones periódicas-> pagos

PARÁMETROS

• En SOLAPA STATUS
• FECHA DE EJECUCIÓN.- fecha real de ejecución del programa. Sirve como ID.
• IDENTIFICACIÓN.- para diferenciar los programas con la misma fecha
• En SOLAPA PARÁMETROS se escriben los DATOS RELEVANTES para crear una propuesta
• Fecha de contabilización.- para actualizar la conta en el libro mayor y aparece como propuesta de fecha de ejecución.
• Todos los doc ingresados en el sist se incluyen en la ejecución "Doc creados hasta".
• Ingresar SOCIEDADES, separadas por coma o rango entre paréntesis.
• Seleccionar VÍAS DE PAGO.
• Campo SIG FECHA DE CONTABILIZACIÓN= próx fecha en q se ejecutará nuevamente el pago. Con base en esta fecha el sist selecciona las partidas q estén por vencer.
• Seleccionar ACREED y CLIENTES a los q se les hará el pago.
• SOLAPA SELECCIÓN LIBRE
• Criterio de selecc adicional. Hasta 3 filtros adicionales
• SOLAPA LOG ADICIONAL
• Nos permite seleccionara la info q queremos ver en el og de la propuesta de pagos
• SOLAPA IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS

PROPUESTA

• El programa selecciona DOCUEMNTOS y CUENTAS CON POSICIONES PENDIENTES DE PAGO.
• Utiliza los criterios de búsqueda introducidos en los parámetros.
• El programa AGRUPA las posiciones por pagos y asigna vías de pago y datos bancarios a utilizar.
• Si la VÍA DE PAGO, DATOS BANCARIOS o una POSICIÓN está BLOQUEADA PARA PAGO, el sist los añade a la LISTA DE EXCEPCIONES.
• El sist genera 2 INFORMES:

1. La lista de PROPUESTAS DE PAGO: muestra los interlocutores comerciales, importes y si el layout lo permite, los núm de doc y dsctos por pronto pago.
2. La lista de EXCEPCIONES: con el LOG ADICIONAL podemos ver por qué no se puede pagar.

• Podemos asignar la partida a otra vía de pago o cta bancaria o crear un nuevo pago con el ÍCONO REASIGNAR.
• En las EXCEPCIONES, hay errores q NO se pueden modificar desde la PROPUESTA: Si una partida está BLOQUEADA PARA PAGO, NO se puede modificar desde la propuesta. Hay q: ELIMINAR la propuesta, DESBLOQUEAR la partida, volver a hacer OTRA PROPUESTA de pago.
• Lo q sí se puede hacer desde la propuesta es BLOQUEAR una partida para q el sist no la considere para pago.

EJECUCIÓN

• Se trata, se graba, se ejecuta para contabilizar los pagos reales.
• Los doc incluidos en esta ejecución de pago se BLOQUEAN para cualquier otra contabilización, es decir para evitar su pago manual o su pago en una ejecución distinta.
• En este paso:
• se crean los doc de pago
• se compensan las PAs
• se contabiliza en el Libro Mayor.
• FBRA.- para anular compensaciones, la misma q un pago manual. Si un pago se hizo por error o debe anularse.
• FCH8.- para anular el pago si se ejecutó el programa de impresión de cheques.
• Si los pagos se hacen por TRANSACCIÓN AUTOMÁTICA, si hay q realizar una ANULACIÓN se deben hacer con las transacciones MANUALES.
• CUENTAS TRANSITORIAS:
• La metodología de SAP recomienda usar CTAS TRANSITORIAS BANCARIAS en la conta de entradas y salidas de pagos para los cheques emitidos, transfer bancarias.
• VENTAJAS: permite conciliar el SALDO DE LA CTA BANCARIA con la CTA DE MAYOR correspondiente.
• Contienen los pagos recibidos y efectuados q aun no se han acreditado o debitado de la cta bancaria.
• Las contabilizaciones en la cta banco real o cta principal, se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS

• Depende de la vía de pago elegida y la necesidad de la empresa del soporte de pago.
• La ejecución de impresión:

1. Transfiere los medios y avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
2. Genera los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

• Una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.
• Las variantes comprenden una serie de criterios de selección q se utilizan para separar datos en el registro de impresión.
• Transacción SP01
• El programa de impresión de cheques:

1. Asigna los núm de ch a los doc de pago
2. Actualiza los doc de pago y los doc de factura originales con la info de ch
3. Imprime ch y doc adjuntos

• NOTA: Si los PARÁMETROS NO están ingresados CORRECTAMENTE, NO conseguiremos una PROPUESTA o puede contener los docs q NO necesitamos.