✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Fernando Pullutasig Acosta

Datos maestros para pagos automáticos.

CUENTAS BANCARIAS: si se realiza pagos masivos el sistema toma los datos de esta solapa para realizar el pago.

GESTION DE CUENTA: CENTRAL Y SUBSIDIARIA: pagos centralizados, desde la matrzi en caso tener varios locales. Se diferencia en SAP entre la subsidiaria y central mediante el dato Maestro. Todas la cuentas contabilizada en una subsidiaria se transfieren automáticamente a la Central.

PAGOS / CLAVE DE BLOQUEO: se bloquea una partida abierta o una cuenta de pago. Surte efecto si esta en el dato maestro o si se ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta cobro de cheque: el tiempo en que el banco haga efectivo el cobro del cheque. Se calcula: fecha valor= Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque. Fecha valor es para tesorerio su guía para saber cuando se espera la salida de fondos.

Vias de pago: se usa en los pagos automáticos siempre que no se haya indicado ninguna via de pago en la partida a pagar. Si se indica en la partida esto tiene preferencia sobre el dato maestro.

Pagar todas las partidas individualmente: se paga por separado cada partida del acreedor. BANCO PROPIO: se determina todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

PARTIDAS ABIERTAS: se pueden visualizar y modificar desde las transacciones FB02 y modificaciones masivas desde la FBL1N. desde estas transacciones se puede modificar los datos de pago de cada factura.

PROGRAMA DE PAGOS AUTOMATICOS: permite seleccionar facturas pendientes que deban pagarse. Contabilizar documentos de pago. Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

SE SIGUEN 4 PASOS:

1. FIJAR PARÁMETRO: ¿Qué se tiene que pagar? ¿qué vías de pago se utilizarán? ¿Cuándo se llevará a cabo el pago? ¿Qué sociedades se tendrá en cuenta? ¿Cómo se les va a pagar?

2. GENERAR UNA PROPUESTA: Se inicia luego de que el usuario ha introduciso los parámetros. Se generan interlocutores y las facturas pendientes de pago. Se puede bloquear y desbloquear facturas.

3. PLANIFICAR LA EJECUCIÓN DE PAGO: verificada la propuesta o lista de pago, se planifica la ejecución de pago. Se crean dto de pago y se actualiza el mayor.

4. IMPRIMIR LOS MEDIOS DE PAGO: Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

TRANSACCIÓN F110: PARÁMETROS

PROPUESTA: Ingresados parámetros se debe planificar la propuesta. En la ejecución el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Para ello utiliza criterios de búsqueda que se especifican en el área de párametro. Lo siguiente es que el programa agrupa las posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizará. Si el programa no encuentra datos validos de pago, o si la cuenta está bloqueada el programa pasara estas cuentas a lista de excepciones.

Una vez terminado se generan dos informes: LA LISTA DE LAS PROPUESTAS DE PAGO Y LA LISTA DE LAS EXCEPCIONES.

Si se hace doble clic sobre el pago se podrá visualizar una lista de todas las partidas abiertas que se deberán pagar junto con el pago.

Las facturas que coinciden con los parámetro de pago especificados pero que, pero que por algún motivo no se pueden pagar aparecen en la lista de excepciones. Se puede desglosar y modificar varias veces los detalles de las posiciones de pago. También se puede asignar la partida a un pago distinto (otra via de pago o cuenta bancaria) mediante clic en reasignar, se puede modificar el banco propio.

NOTA AUDIO: en las excepciones pueden haber errores que no se pueden resolver desde la propuesta sino que se debe resolver primero, como ejemplo los bloqueos de pago si una partida esta bloqueda no puede pagarse, en ese caso se debe eliminar la propuesta, y desbloquear la partida y luego volver a generar una nueva propuesta de pago. Lo que se puede hacer es bloquear una partida que esta disponible para el pago, al bloquearla el programa no la contemplara para el proceso de pago.

EJECUCION: una vez grabada la propuesta de pago, se utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

OJO: hasta este punto no se ha contabilizado nada. Los documentos incluidos en esta ejecución de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilización; es decir que una factura contenida en este pago, se bloquea para evitar el pago manual o en una ejecución de pago distinta. En este paso se crear los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

NOTA DE AUDIO: al ejecutar el pago se generan y contabilizan los documentos, si un pago se realizara por error, o debe anularse se debe usar la transacción se usa FBRA para anular compensaciones, es decir que se usa la misma transacción que se usa para pagos manuales. En caso haberse enviado también a imprimir el cheque se debe anular mediante la FCH8 si el pago se realiza por un medio automatico, se debe anular por las transacciones manuales.

CUENTAS TRANSITORIAS: se recomienda usar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos, por ejemplo en el caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas. Ventajas permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con el mayor correspondiente. Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria. La contabilización en la cuenta banco real normalmente se introduce mediante el extracto bancario manual o electrónico.

IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS: depende de las vías de pagos que se eligio y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa. La ejecución de impresión inicia el programa de impresión que realiza las siguientes tareas: Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión. Generar los archivos EDI (intercambio de datos electrónicos)

Para que se pueda imprimir debe existir al menos una variante por cada programa de impresión de las vías de pago. Las variantes son criterios de selección para separar datos en el registro de impresión. Se puede acceder a las ordenes de impresión desde la SP01.

Impresión de CHEQUES: asigna los números de cheque a los documentos de pago / actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques / imprime cheques y documentos adjuntos.

e paso las respuestas a tus consultas:

-Si en el maestro del proveedor tengo mas de un metodo de pago, ejemplo C,A,I y no indico el metodo de pago en la factura y en f110 pongo vias de pago C,A,I,X, etc. Que logica usa SAP para determinar de que manera le va a pagar a ese proveedor, ya que tiene configurado 3 vias de pago?
En ese caso el programa no podrá determinar la vía de pago. La propuesta quedará como excepción y habrá que indicarlo en los pagos. Lo ideal es realizar una modificación masiva en la transacción FBL1N asignando la vía de pago con la cual se realizará el pago.

-En la f110, cuando reviso la propuesta de pago, el boton reasignar es el que me va a permitir modificar los valores para que una partida que aparece en rojo el programa de pago me la tome? Es lo mismo si tengo una partida que me acepte y NO quiero que la pague?
Sino querés pagar una partida que esta en verde, en la ventana donde tenes disponible el botón reasignar, tenes la opción de bloquear la partida. Si la bloqueas no será incluida en el pago.

-Por otro lado, cuando hablas de las cuentas transitorias, podrías explicarme un poco más acerca de eso? En mi trabajo, sé que por ejemplo la cuenta de un banco es 10000 donde cero es la base, luego 10002 la usan para pagos por cheque, la 100004 para pagos manuales y asi sucesivamente. Las cuentas que no terminan en 0, como la 10002 y la 10004 tienen cuenta asociada la 10000 o no manejan cuenta asociada?
Las cuentas de banco no se manejan como cuentas asociadas, lo que tienen en común las cuentas de un mismo banco (principal, pagadora, cobradora y otras) es que poseen el mismo banco propio e ID de cuenta en el maestro de la cuenta (Solapa Entrada/banco / intereses).
Igualmente en la configuración de los bancos se determina para cada banco propio y vía de pago en qué cuenta contabiliza (Pagadora cheques o pagadora transferencias, etc).

Cuando el banco manda la reconciliacion bancaria, ¿cómo es el proceso de ajuste? Es hacer asientos de compensacion entre las cuentas ?
Cuando se procesa un extracto bancario, el sistema contabiliza en la cuenta principal y en la cuenta transitoria que corresponda. Respecto a la compensación hay dos formas, uno es que se compense al mismo tiempo que se contabiliza el extracto, pero para esto tiene que haber algún campo que haga unívoca la compensación. Por ejemplo, el importe y el número de cheque, si el sistema encuentra estas coincidencias, contabiliza y compensa. La otra opción es que el extracto haga simples asientos contables y en un proceso posterior se realice la compensación, ya sea manual o automática. Esta última es la opción que mas se utiliza ya que la primera puede frenar las contabilizaciones sino encuentra con qué compensar.

-Por ultimo, al respecto de los alternative payees, en que parte del documento de factura de proveedor indicas a cual hay que pagarle?
Ejemplo, tengo un proveedor 010 y tiene 3 alternative payees asociados. En el documento de la factura, en que campo lo indico?
En la transacción FB60, en la solapa Pagos se habilita el campo Receptor Alternativo. En este campo indicas a cual de los tres receptores le realizarás el pago (te adjunto una imagen).

Hola Sixmara,

El problema es que en el campo Siguiente fecha de contabilización, le habías colocado una fecha muy próxima, 01/09/2012. El sistema revisa las fechas de vencimiento y se fija si aun puede pagarlas en el próximo pago, entonces como es una fecha cercana no considera las facturas, ya que las incluirá en la corrida de pagos del 01/09.

Adicionalmente, hay una configuración en la sociedad pagadora que determina los días de tolerancia en los plazos de pagos en la cual puede superarse el vencimiento de una factura. En este servidor dicho campo tiene un valor de 8 días. Por lo tanto, si tienes una factura que vence el día 31/08 con condición de pago contado, el sistema considerará que debe pagar esa factura antes del 08/09. Si le indicas en los parámetros que la próxima vez que tienes previsto pagar es el 01/09 no incluirá esa factura en la propuesta. Si le indicas que el próximo pago previsto es el 09/09 entonces la considerará.

Modifique la fecha del próximo pago en tus parámetros y ahora funciona correctamente.

Hola Laura,

Disculpa, me había quedado pendiente esta pregunta. Te amplío la utilidad de los dos conceptos que me preguntas:

Pagador Alternativo:

Se utiliza básicamente para pagarle a alguien que no es quien emitió la factura. Hay varios ejemplos que aplican en estos casos, supongamos que un proveedor posee un embargo judicial, entonces el pago de sus facturas debe depositarse en la cuenta de un juzgado y no en la cuenta bancaria del proveedor. También esta el caso de los proveedores que ceden sus facturas a sus acreedores. Para estos casos lo que se hace es contabilizar la factura en el proveedor que corresponda y por medio del pagador alternativo se especifica a quien se le debe realizar el pago.
Contablemente, el asiento del pago da de baja la cuenta del proveedor que facturó pero los datos para la emisión del cheque o el número de cuenta bancaria corresponden al pagador alternativo.

Cuentas Transitorias de Banco:

SAP tiene como recomendación utilizar cuentas de mayor transitorias para bancos. Lo ideal son 3 cuentas, una que represente el saldo real del extracto, una que represente los pagos emitidos y otra cuenta para las cobranzas recibidas. Con este circuito la empresa registra todos sus pagos y cobranzas en las dos cuentas transitorias (Pagadora y Cobradora) y luego cuando se procesa el extracto bancario todo imputa en la cuenta saldo.
Ejemplo de los asientos que realiza este circuito:
---------Pago----------
Proveedor
a Banco Pagador
--------Extracto--------
Banco Pagador
a Banco Saldo
--------------------------
De esta manera, la cuenta saldo siempre tendrá el saldo real del extracto y la las cuentas transitorias reflejarán las partidas pendientes de débito o crédito.