✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Marlene Cucunuba Vargas

LECCIÓN 5. COBRO/PAGO AUTOMÁTICO

1. Repaso - Datos Maestros

El programa de pagos masivos permite hacer pagos masivos.

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

* Solapa Datos Generales - Control

Campo cliente / acreedor si un deudor es acreedor también o al contrario las partidas abiertas se pueden compensar por medio del pago automático. Las partidas abiertas de la partida asignada es posible visualizarlas en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

* Solapa Datos Generales - Pagos

- Cuentas bancarias al realizar una transferencia el sistema toma los datos almacenados en esta solapa.

- Pagador /receptor Alternativo es posible ingresar este dato a nivel mandante o a nivel sociedad, éste último tiene mayor prioridad que el de mandante. Si se tilda Especificaciones individuales los datos del receptor de pago se pueden ingresar al momento de ingresar las facturas, no es necesario que el receptor de pago esté creado como maestro en SAP.

Pagador alternativo pagará importe para compensar partidas abiertas de la cuenta que se hayan vencido.

Receptor de pago alternativo recibirá el importe que la compañía deba pagar oara compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

* Solapa Datos Sociedad -Gestión de Cuenta

- Central y subsidiaria en algunas compañías las órdenes de compra se hacen localmente (subsidiarias) pero las facturas se pagan de forma centralizada (por medio de la central), generándose así una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta subsidiaria se transfieren de forma automática a la cuenta central. En la cuenta subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.

* Solapa Datos de Sociedad - Pagos

- Clave de bloqueo -> por medio de ésta se bloquea una partida abierta o una cuenta para pago. Esta sirve si se ha ingresado en el dato maestro o en el documento.

- Tiempo previsto hasta cobro de cheque. son los días transcurridos antes de que el banco efectúe el pago por cheque. La fecha valor se calcula así: Fecha de contabilización del pago tiempo hasta el cobro de cheque.

- Vías de Pago lista de vías que se pueden utilizar en los pagos del acreedor. Si en la partida se especifica una vía de pago esta prevalace sobre la del dato maestro.

- Pagar todas las partidas individualmente, este campo determina que las partidas no se agrupan para el pago.

- Banco Propio determina los datos bancarios con los cuales se hará el pago.

2. Repaso - Partidas Abiertas

FB02 y FBl1N por medio de estas transacciones se pueden analizar los datos para pagos y modificarlos si es necesario.

3. Programa de Pagos Automáticos

Permite realizar lo siguiente:

* Seleccionar facturas pendientes de pago.

* Contabilizar documentos de pago.

* Imprimir medios de pago. o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago se compone de cuatro pasos:

1. Fijar Parámetros se deben responder las siguientes preguntas:

- Que se tiene que pagar.

- Que vías de pago se van a utilizar.

- Cuando se efectuará el pago.

- Que sociedades se van a tener en cuenta.

- Como se va a pagar.

2. Generar una propuesta

Una vez se han ingresado los parámetros se inicia la ejecución de la propuesta, generando una lista de deudores y acreedores y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Es posible bloquear o desbloquear facturas.

3. Planificar la ejecución del pago

Una vez verificada la propuesta, se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4. Imprimir los medios de pago una vez se ha contabilizado se planifican los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Operaciones Periódicas/Pagos F110

** Parámetros

- Fecha de ejecución sirve para identificar ejecución del programa.

- Identificación diferencia las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para la creación de una propuesta

- Fecha de contabilización fecha en la que se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor.

- Documentos creados hasta los documentos ingresados hasta esta fecha se incluyen en la ejecución.

- Se deben ingresar las sociedades sobre las cuales se harán los pagos.

- Seleccionar las vías de pago

- Siguiente fecha de contabilización hace referencia a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago, con base en esta fecha el sistema selecciona las partidas por vencer entre la fecha actual de pago y la próxima fecha de pago.

- Seleccionar deudores y acreedores a los cuales se les harán pagos

- Solapa selección libre permite filtrar documentos a cancelar, se pueden elegir hasta tres filtros.

- Solapa log adicional permite seleccionar información que se quiere ver en el log de la propuesta de pagos.

- Solapa Impresión y soporte datos

* Propuesta

Una vez se ha hecho la parametrización se debe planificar la propuesta que se va a crear.

En la ejecución de propuesta se seleccionan documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago utilizando los parámetros ingresados. El programa agrupa por pago y asigna vías de pago y datos bancarios a utilizar. Si una vía de pago está bloquead o los datos bancarios no son válidos o una partida se encuentra bloqueada, estas posiciones se mostrarán en la lista de excepciones. Cuando finaliza la ejecución de la propuesta el sistema genera dos informes:

- Lista de propuestas de pago -> muestra interlocutores comerciales y los importes a pagar o recibir, también dependiendo del layout se pueden ver los números de documento y los descuentos por pronto pago.

- Lista de excepciones. aparecen las facturas que cumplen con los parámetros ingresados pero que por algún motivo no es posible pagarlos, al seleccionar el log adicional muestra el porque no se puede pagar. En las excepciones pueden existir errores que no son posibles de solucionar en la propuesta sino que primero deben resolverse.

* Ejecución

Hasta este punto no se ha realizado ninguna contabilización, los documentos incluídos dentro de una propuesta se bloquean para cualquier otra contabilización.

Al ejecutar el pago se generan y se contabilizan los documentos, si algún pago se debe anular es necesario utilizar la transacción FBRA si se generó cheque se deba anular FCH8

Cuentas transitorias

SAP recomienda utilizar cuentas transitorias para entrada y salida de pagos, ya que permite conciliar el saldo de la cuenta bancaria en cualquier momento con la cuenta de mayor correspondiente. Estas cuentas contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se debitado o acreditado de la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta de banco -> cuenta principal se ingresan por medio del extracto manual o electrónico.

* Impresión y Soporte de Datos.

Depende de las vías de pago elegidas y de los soportes de pago que necesite la compañía, realiza la siguientes tareas:

- Transferir los medios de pago, os avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.

- Generar los archivos EDI.

Para que se pueda ejecutar el programa de impresión debe existir por lo menos una variante por cada vía de pago utilizada.

SP01 -> permite acceder a las órdenes de spool o impresión.

El programa de impresión de cheques ejecuta lo siguiente:

- Asigna los números de cheque a los documentos de pago.

- Actualiza los documentos de pago y las facturas originales con la información de cheques.

- Imprime cheques y documentos adjuntos.