✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Maria Lozano Sanz

LECCIÓN: COBRO/PAGO AUTOMÁTICO

1-REPASO-DATOS MAESTROS

El programa de pagos automáticos nos permite emitir pagos masivos lo cual hace la tarea de cuentas a pagar más eficiente. Necesita mantenimiento previo y los requisitos y datos relevantes necesarios son los siguientes:

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

****Solapa Datos Generales-Control****

• Cliente/Acreedor: Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada también se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

****Solapa Datos Generales-Pagos****

• Cuentas Bancarias: Podemos almacenar los datos bancarios del deudor o acreedor. Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.
• Pagador/Receptor Alternativo: Se puede introducir un pagador o receptor alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad. La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Si marcamos Especificaciones individuales se podrán ingresar los datos del receptor de pago al momento de ingresar las facturas. Con esta opción no es necesario que el receptor del pago esté creado como dato maestro.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta de deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

Cuando se introduce una factura se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago mediante el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

Si se introduce un receptor de pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido.

****Solapa Datos Sociedad-Gestión de Cuenta****

• Central y Subsidiaria: En algunas industrias los clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante subsidiarias) pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe así una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos. Esto se puede reflejar mediante las cuentas de la central y las cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente). Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.
• Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

****Solapa Datos de Sociedad-Pagos****

• Clave de Bloqueo: Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. La clave de bloqueo se puede utilizar en los pagos automáticos. El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.
• Tiempo previsto hasta cobro del cheque: se refiere a la cantidad de días que transcurren antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque. En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma:

Fecha Valor=Fecha de Contabilización del pago hasta el cobro del cheque

• Vías de Pago: Determina las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.
• Pagar todas las partidas individualmente: Se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, es decir, que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.
• Banco Propio: Se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

2-REPASO-PARTIDAS ABIERTAS

FB02(visualizar y modificar partidas) y FBL1N(modificaciones masivas). Desde estas transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

3-PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÁTICOS

Es un programa que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.

El programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos

El proceso de pago consiste en 4 pasos:

• Fijar parámetros: qué se tiene que pagar, qué vías de pago utilizaremos, cuándo se llevará a cabo el pago, qué sociedades se tendrán en cuenta y cómo se les va a pagar.
• Generar una propuesta: después de introducir los parámetros se inicia la ejecución de la propuesta.Se genera una lista de los interlocutores comerciales (deudores y acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se pueden bloquear o desbloquear facturas para el pago.
• Planificar la ejecución de pago: Una vez verificada la lista de pagos se planifica la ejecución del pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.
• Imprimir los medios de pago: Después de haber contabilizado se planifican los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F110

Finanzas>Gestión Financiera>Acreedores>Operaciones Periódicas>Pagos

****Parámetros****

• Fecha de ejecución: lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa. Sirve como identificación de la ejecución del programa
• Identificación: Se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución

Datos relevantes para crear una propuesta:

• La fecha de contabilización es aquella en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.
• Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma. Si desea especificar un rango de sociedades deberá introducir la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.
• Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual. Pueden ser una o varias.
• La fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago. El sistema selecciona en base a esta fecha, las partidas abiertas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.
• Se deben seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se podrán completar con rangos o seleccionar con la ayuda del icono Opciones de Selección Múltiple.

Tenemos otras solapas:

• Selección Libre: nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional. Podemos elegir hasta tres filtros adicionales.
• Log Adicional: Nos permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos
• Impresión y Soporte de Datos

****Propuesta****

Una vez ingresados los parámetros debemos planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecución de propuesta el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Para ello, utiliza los criterios de búsqueda que especificaron cuando introdujeron los parámetros. El programa agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán. Si el sistema no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para el pago, añadirá estas posiciones a la lista de excepciones.(si seleccionamos el log adicional la lista muestra por qué no puede pagarse la factura)

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:

• La lista de las propuestas de pago
• La lista de las excepciones

También podemos asignar la partida a un pago distinto (a otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y el banco propio. Para ello debemos utilizar el icono Reasignar.

****Ejecución****

La ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales. Hasta ahora no se ha realizado ninguna contabilización. Los documentos incluidos se han bloqueado para cualquier otra contabilización, es decir, una factura pendiente contenida en la ejecución de pago actual se bloquea para evitar su pago manual o en una ejecución de pago distinta.

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el Libro Mayor.

Cuentas transitorias

Se recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos, por ejemplo en el caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

Utilizar estas cuentas permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente. Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta de banco real normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

****Impresión y Soporte de Datos****

El último paso dependerá de las vías de pago que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

La ejecución de impresión inicia el programa de impresión, que realiza las siguientes tareas:

• Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión
• Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

Para que el programa pueda ejecutar el programa de impresión deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

Si a un programa de impresión se le asignan diversas variantes, el sistema ejecutará el programa una única vez por variante.

Las variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión. para cada variante que se haya llamado desde un programa de impresión de soporte de datos, se generarán órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión. Los usuarios pueden acceder a esta clase de órdenes para su impresión (Transacción SP01)

El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

• Asigna los números de cheque a los documentos de pago
• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques
• Imprime cheques adjuntos y documentos adjuntos