✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Eduardo Ysla Rojas

LECCIÓN 5: COBRO/PAGO AUTOMÁTICO

1. Repaso datos maestros

El programa de pagos automáticos nos permite pagos masivos.

Requisitos y datos relevantes:

I. Datos Maestros de Acreedores y Deudores

A) Solapa Datos Generales - Control

• Cliente Acreedor: si el deudor es también acreedor, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos.

B) Solapa Datos Generales - Pagos

• Cuentas Bancarias: se puede almacenar los datos del acreedor o deudor.
• Pagador/Receptor alternativo: Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel sociedad. Si se marca Especificaciones Individuales, se podrá ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar facturas.

C) Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta

Algunas empresas realizan sus compras localmente (subsidiarias) y pagan de manera centralizada.

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central.

Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de a central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

D) Solapa Datos de Sociedad - Pagos

• Clave de bloqueos: Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pago.
• Tiempo previsto hasta el cobro del cheque: se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes del que el banco efectúe el débito resultante del pago del cheque: Fecha Valor = Fecha de Contabilización del Pago Tiempo hasta el Cobro del Cheque.
• Vías de pagos: Determina la lista de vías de pago.
• Pagar todas las partidas individualmente: A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor.
• Banco Propio: se determina todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

2. Repaso - Partidas Abiertas

TRANSACCIÓN FBO2: transacción para visualizar y modificar partidas

TRANSACCIÓN FBL1N: modificaciones masivas

Desde ambas transacciones se pueden analizar los datos correspondientes a pagos que posean cada una de las facturas y modificar en caso sea necesario.

3. Programa de Pagos Automáticos

Permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos de pago.
• Imprimir medios de pagos o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago consta de cuatro pasos:

1. Fijar parámetros:

• ¿Qué se tiene que pagar?
• ¿Qué vías de pago se utilizarán?
• ¿Cuándo se llevará a cabo el pago?
• ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?
• ¿Cómo se les va a pagar?

2. Generar una propuesta: el sistema inicia la ejecución de la propuesta luego del que el usuario ha introducido los parámetros. Se puede bloquear y desbloquear facturas para el pago.

3. Planificar la ejecución de pagos: una vez verificada la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecución de pago. Se crean documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4. Imprimir los medios de pago: TRANSACCIÓN F110

Ruta: Finanzas---> Gestión financiera---> Acreedores---> Operaciones periódicas---> Pagos

Pasos descritos con mayor detalle:

Parámetros: se identifica mediante dos campos:

• Fecha de ejecución: lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa.
• Identificación: el campo identificación se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para una propuesta:

• La fecha de contabilización: fecha en la que se actualizará las contabilización en el libro mayor.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluye en la ejecución de pago.
• Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos.
• Se deben seleccionar las vías de pagos que se utilizarán en la ejecución.
• El campo Siguiente Fecha de Contabilización, se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente el pago
• Se deberá seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizará los pagos.

Repaso de solapas:

• Selección libre: nos permite seleccionar documentos por algún criterio de elección adicional (se puede elegir hasta tres filtros adicionales).
• Log adicional: nos permite seleccionar qué información deseamos ver en el log de la propuesta de pago.
• Impresión y soporte de datos.

II. Propuesta

Una vez ingresados los parámetros hay que planificar la propuesta de pago.

El sistema elegirá documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago, usará los criterios introducidos en parámetros.

El sistema no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición esta bloqueada para el pago , añadirán estas posiciones a la lista de excepciones.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta el sistema generará dos informes:

• Lista propuesta de pago
• Lista de excepciones

En la primera pantalla se muestran un resumen de todos los pagos propuestos por el programa.

Se hace doble click en el documento de pago, podemos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse con el pago en cuestión. Se puede modificar, bloquear de pago y el descuento por pronto pago de las partidas abiertas.

En la lista de excepciones, si seleccionamos el log adicional, la lista muestra el porque no se pueda pagar la factura. Se puede desglosar varias veces para visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

En el icono Reasignar, se puede asignar la partida a un pago distinto ( a otra vía de pago o cuenta bancaria), o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y un banco propio.

En excepciones pueden haber errores que no se pueden solucionar desde la propuesta, sino que antes se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y luego generar una nueva propuesta de pago.

3. Ejecución

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base ´para contabilizar los pagos reales.

Los documentos incluidos en la ejecución de pagos se han bloqueado para cualquier otra contabilización, es decir, para evitar su pago manual, o su pago en una ejecución de pago distinta.

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

Una vez que ha finalizado la ejecución de pago, podemos acceder a la lista de visualización de pagos realizados.

Si se debe anular algún pago:

• Transacción FBRA para anular compensaciones.
• Transacción FCH8, si se ejecutó además el programa de impresión de cheques.

4. Impresión y soporte de datos

La ejecución de impresión inicia el programa de impresión, que realiza las siguientes tareas:

• Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
• Generar los archivos EDI (intercambio de datos electrónicos)

Cuando se configura el programa de pagos automáticos, a cada vía de pago se le asigna un programa de impresión o de soporte de datos electrónicos.

Se asignan variantes al programa de impresión, las variantes contienen información correspondiente a cada vía de pago.

Para cada variante se generará ordenes de impresión separadas.

Los usuarios pueden acceder a esta clase de órdenes para su impresión (TRANSACCIÓN SP01)

El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

• Asigna los números de cheques a los documentos de pago.
• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.
• Imprime cheques y documentos adjuntos.