✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Carmen Alvarez Aranzamendi

COBRO / PAGO AUTOMATICO

DATOS MAESTROS ACREEDORES Y DEUDORES

SOLAPA DATOS GENERALES- CONTROL

CLIENTE/ACREEDOR : Si un deudor tambien es acreedor o al reves, se pueden compesar partidas abiertas mediante el programa de pagos.LAs partidas abiertas de la cuenta asignada, tambien se pueden visualizar en el reporte de visualizacion de partidas individuales y de seleccion de partidas abiertas.

SOLAPA DATOS GENERALES-PAGOS

Cuentas Bancarias: almacenamos los datos bancarios del acreedor o deudor.Si realizamos transferencias masivas, el sistema tomara los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnetico que sera entregado al banco.

Pagador / Receptor Alternativo Esto se refiere al caso en que se deba pagar una fact otro diferente de quien emitio la fact, caso de embargo judicial, en la que se debe depositar en la cta de un juzgado y no en la cta bancaria del proveedor; tambien en el caso en que ceden sus facturas a sus acreedores.

Se puede introducir un Pagador o Receptor del pago Alternativo a nivel mandante y a nivel sociedad. La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel Mandante.

Ejemplo, tengo un proveedor 010 y tiene 3 alternative payees asociados. En el documento de la factura, en que campo lo indico?
En la transacción FB60, en la solapa Pagos se habilita el campo Receptor Alternativo. En este campo indicas a cual de los tres receptores le realizarás el pago

SOLAPA DATOS SOCIEDAD- GESTION DE CUENTA

Central y Subsidiaria En las empresas donde los clientes realizan sus ordenes de compra, mediante las subsidiarias, pero hacen el pago de sus facturas de forma centralizada, es decir a traves de la central.En este caso existe diferencia de flujo de mercancias y y flujo de pagos.

Esto se refleja en SAP en las cuentas de la central y de las subsidiarias : cada una es un dato maestro diferente.

Gestion Centralizada: todas las partidas gestionadas en la cta de una subsidiaria se transfieren automaticamente a la cta de la central. En la cta de la subsidiaria , no se llevan movimientos ni saldos.

Gestion Descentralizada: Si esta seleccionado el campo Gestion Descentralizada en el registro maestro central, el programa de pagos utiliza la cta de la subsidiaria.

SOLAPA DATOS SOCIEDAD - PAGOS

Clave de Bloqueo: clave para bloquear una partida abierta o una cta para el proceso de pagos. Esta clave se puede utilizar en los pagos automaticos. El bloqueo surge efecto si se ha almacenado en el registro maestro ose ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta el cobro de cheque: se refiere a la cant de dias que transcurren usualmente antes de que el banco efectue el debito resultante el pago por cheque. En los pagos automaticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta info y se almacena en la posicion del documento

Fecha valor= fecha de contabilizacion de pago tiempo hasta cobro del cheque

La fecha valor sirve como informacion para tesoreria sobre la salida de fondos que se espera.

Vias de pago; determina la lista de vias de pago para pagos atomaicos al acreedor siempre que no se haya indicado ninguna via de pago en la partida a pagar.

Pagar todas las partidas individualmente: Las partidas abiertas no se agruparan para un pago. Cada partida abierta del acreedor se pagara por separado.

Banco propio: se determina los datos bancarios con los cuales se pagara.

Partidas abiertas: transacciones a utilizar

• FB02 visualizar y modificar partidas
• FBL1N modificaciones masivas
  

PROGRAMA DE PAGOS AUTOMATICOS

heramienta de ayuda para gestionar el pago a proveedores. Permite:

• seleccionar facturas pendientes que debean pagarse
• contabilizar documentos de pago
• imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambo de datos lectronicos.

Pasos del proceso de pago

1.Fijar parametros

• que se tiene que pagar?
• que vias de pago se utilizaran?
• cuando se llevara a cabo el pago?
• que sociedades se tendran en cuenta?
• como se les va a pagar?

2. Generar una propuesta luego de ingresar los parametros el sistema inicia la ejecucion de la propuesta. Se generara una lista de deudores y acreedores y las facturas pendientes que han vencido par el pago. Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

Datos relevantes para crear una propuesta

• Fecha de contabilizacion fecha en la cual se actualizaran las contabilizaciones en el libro mayor.Esta fecha aparece como propuesta de ejecucion de la pantaalla anterior.
• Documentos creados hasta todos los documentos ingresados hasta la fecha se incluyen en la ejecucin de pago.
• Sociedades se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitiran los pagos. Si se introducen varias sociedades,se deberan separar con una coma: si se desea especificar un rango de sociedades, se ingresar la primera y la ultima sociedad del rango entre parentesis.
  
• Vias de pago se deben seleccionar las que se utilizaran en la ejecucion del pago actual pudiendo ser una o varias.
  
• Siguiente fecha de contabilizacion. este campo se refiere a la proxima fecha en la cual se ejecutara nuevamente un pago. El sistema seleccionara en base a esa fecha las partidas que esten por vencer entre la fecha de pago actual y la prox fecha de pago.
• Se debera seleccionar a los acreedores y clientes a los cuales se les realizaran los pagos. Se podran completar con rangos con la ayuda del icono Opciones de seleccion multiple.

3. Planificar la ejecucion el pago Luego de verificar la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecucion del pago.se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4. Imprimir los medios de pago luego de la contabilizacion se planifica los programas de impresion para la creacion de medios de pago.

Transaccion F110

Finanzas>Gestion Financiera> Acreedores> Operaciones periodicas>Pagos

Parametros

Fecha de ejecucion lo ideal es que la fecha de ejecucion sea la fecha real de ejecucion del programa. La fecha de ejecucion sirve como identificacion de la ejecucion del programa.

Identificacion: este campo se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecucion.

Solapas:

Seleccion libre: permite filtrar doc a cancelar por algun criterio de seleccion adicional como x ejem Fecha de contabilizacion. Podemos elegir hasta 3 filtros adicionales.

Log adicional: permite seleccinar que info deseamos ver en el log de la propuesta de pagos.

Impresion y soporte de datos:

Propuesta: luego de ingresar los parametros se debera planificar la propuesta de pago que se deb crear.

En la ejecucion de propuesta el programa selecciona doc y ctas con posiciones pendientes de pago. Para ello utiliza los criterios sde busqueda especificados en los parametros.Luego, el programa agrupa estas posiciones por pagos y asigna las vias de pago y los datos bancarios que se utilizaran. Si el sistema no encuentra una via de pago valida o datos bancarios validos o si una posicion esta bloqueda para el pago, anadira estas posiciones a la lista de excepciones. Si seleccionamos el log adicional, la lista mostrara por que no se puede pagar la factura.Podremos desglosarla varias veces pra visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

En las excepciones pueden existr errores que no se pueden solucionar desde la propuesta sino que se deben resolver primero, como es el caso de los bloqueos de pago,donde la partida si esta bloqueada no podra pagarse: en ese caso se debera eliminar la propuesta, desbloquear la partida y volver generar una propuesta de pago. Si bien en la propuesta no se puede desbloquear una p lo que si se puede hacer es bloquear una partida que si esta disponible para el pago, al bloquearla el programa no lo contemplara al efectuar la ejecucion del pago.

Si no se quiere pagar una partida que esta en verde, en la ventana donde esta disponible el botón reasignar, esta la opción de bloquear la partida. Si la bloqueas no será incluida en el pago.

Con el icono Reasignar podemos asignar la partida a un pago distinto( otra via de pago o cta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una via de pago y el banco propio.

una vez finalizada la ejecucion de propuesta, el sistema genera 2 informes

• la lista de las propuestas de pago
• la lista de las excepciones
  

Ejecucion una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecucion utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.Hasta aqui no se harealizado ninguna contabilizacion. Los doc incluidos en esta ejecucion de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilizacion, es decir, una fact pendiente contenida en la ejecucion de pago actual se bloquea para evitar su pago o en una ejecucion de pago distinta.

En este paso se crean los doc de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

• Al ejecutar un pago se generan y contabilizan los documentos. Si se efectuo un pago por error o debe anularse, se debera utilizar la transccion FBRA para anular compensaciones, es decir se utilizara la misma transaccion con la que se anularia un pago manual.
  
• Si ademas de contabilizar la ejecucion de pagos automaticas se ejecuto el programa de impresion de cheques, se debe anular el pago con la transaccion FCH8.

Pese a que un pago se realizo con la eleccion automatica las anulaciones se deberan hacer con las transaciones manuales

CUENTAS TRANSITORIAS: En la metodologia SAP recomienda usar cuentas transitorias bancarias en la contabilizacion de entradas y salidas de pagos, x ejemplo en el caso de ctas de cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

Una de las ventajas del uso de ctas transitorias es que permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cta bancaria con la cta de maor correspondiente..tas transit tiene todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado o debitado de l cta bancaria.Las contabilizaciones en la cta banco real (cta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electronico.

Lo ideal es tenr 3 ctas transitorias: una que represente el saldo real del extracto, una que represente los pagos emitidos y otra cta para las cobranzas recibidas.

• ------pago------
• Proveedor
• A banco pagador
• -----extracto------
• Banco pagador
• a Banco saldo
• --------------------------

Las cuentas de banco no se manejan como cuentas asociadas, lo que tienen en común las cuentas de un mismo banco (principal, pagadora, cobradora y otras) es que poseen el mismo banco propio e ID de cuenta en el maestro de la cuenta (Solapa Entrada/banco / intereses).
Igualmente en la configuración de los bancos se determina para cada banco propio y vía de pago en qué cuenta contabiliza (Pagadora cheques o pagadora transferencias, etc).

Cuando el banco manda la reconciliacion bancaria, ¿cómo es el proceso de ajuste?
Cuando se procesa un extracto bancario, el sistema contabiliza en la cuenta principal y en la cuenta transitoria que corresponda. Respecto a la compensación hay dos formas, uno es que se compense al mismo tiempo que se contabiliza el extracto, pero para esto tiene que haber algún campo que haga unívoca la compensación. Por ejemplo, el importe y el número de cheque, si el sistema encuentra estas coincidencias, contabiliza y compensa. La otra opción es que el extracto haga simples asientos contables y en un proceso posterior se realice la compensación, ya sea manual o automática. Esta última es la opción que mas se utiliza ya que la primera puede frenar las contabilizaciones sino encuentra con qué compensar.

Impresion y soporte de datos: este ultimo paso dependera de las vias de pago que hayamos elegidoy de la necesidadde soporte de pago que posea la empresa.

La ejecucion de impresion inicia el programa de impresion, que realiza las sgtes tareas:

• Transferir los medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestion de impresion.
• Generar los archivos EDI(Intercambio de datos electronicos)

El programa de impresion de cheques realiza estos pasos:

• Asigna numeros de cheque a los doc de pago.
• Actualiza los doc de pago y los doc de fact originales con la info de cheques.
• Imprime cheques y docum adjuntos.