✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Vladimir Pineda Solis

El cobro/ Pago Automatico

El programa de pagos automaticos nos permite emitir pagos masivos lo cual hace que la tarea de cuentas a pagar sea mas eficiente.

Para que el programa funcione eficientemente necesita mantenimiento previo.

CLIENTE/ACREEDOR

Si un cliente es tambien Acreedor, o al reves, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos.

Las partidas abiertas de la cuenta asignada, tambien se puede visualizar en el reporte de visualizacion de partidas individuales y de seleccion de partidas.

CUENTAS BANCARIAS

Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor. Si realizamos tranferencias masivas el sistema tomara los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnetico que sera entregado al banco.

PAGADOR/ RECEPTOR ALTERNATIVO

Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.

La entrada en el segmento sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel de mandante.

SOLAPA DATOS DE SOCIEDAD - GESTION FINANCIERA

CENTRAL Y SUBSIDIARIA

En algunas industrias, los clientes realizan las ordenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a traves de la central). Existe asi una diferencia entre el flujo de mercancia y el flujo de pagos.

Esto se puede reflejar en SAP mediante cuanteas de la central y cuentas de las subsidiarias, (cada una es un dato maestro diferente).

SOLAPA DATOS DE SOCIEDAD PAGOS

CLAVE DE BLOQUEO

Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos.

La clave de bloqueo se puede utilizar en los pagos automaticos.

Tiempo previsto hasta cobro del cheque: se refiere a la cantidad de dias que transcurren usualmente antes de que el banco efectue el debito resultante del pago por cheque.

En los pagos automaticos, la fecha valor para los pagos por cheuqe se calcula con ayuda de esta informacion y se almacena en la posicion de documento.

VIAS DE PAGO

Determina la lista de vias de pago que pueden utilizarse en los pagos utomaticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna via de ´pago en la partida a pagar.

Si en la partida a pagar se indica explicitamente una via de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

PAGAR TODAS LAS PARTIDAS INDIVIDUALMENTE

A traves de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor.

Esto quiere decir que las partidas abiertas no se agruparan para un pago.

BANCO PROPIO: Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagara.

Desde la Transaccion FB02 Podemos vizualizar y modificar partidas.

Desde la Transaccion FBL1N Modificaciones masivas (viusualizar partidas individualdes o abiertas)

Desde estas transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlo en caso de ser necesario.

EL PROGRAMA DE PAGOS AUTOMATICOS

Es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a proveedores.

El programa de pago permite realizar automaticamente los siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
• Contabilizar Documentos de pago.
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electronicos.

El proceso de pagos consiste en cuatro pasos:

1. Fijar parametros: En este pago se plantean y reposden las siguientes preguntas

* Que se tiene que pagar

* Que vias de Pago se utilizan

* Cuando se llevara a cabo el pago

* Que sociedades se tendran en cuenta

* Como se les va a pagar.

2. Generar una propuesta: El sistema inicia la ejecucion de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parametros.

Se pueden Bloquear o Desbloquear facturas para el pago.

3. Planificar la ejecucion del pago: Una vez verificada la lista de pagos, es decir la propuesta, se planifica la ejecucion del pago.

4. Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresion par la creacion de medios de pago.

TRANSACCION F110 Transaccion de pagos automaticos para generar una propuesta de pago.

PARAMETROS: cualquier ejecucion del programa de pagos se identifica mediante 2 campos:

1. Fecha de Ejecucion: Lo ideal es que la fecha de ejecucion sea la fecha real de ejecucion del programa.
2. Identificacion: El campo identificacion se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecucion.

PROPUESTA

Una vez ingresados los parametros en la pantalla principal del programa de pagos, se debera planificar la propuesta de pago que se debe crear.

En la ejecucion de la propuesta, el programa selecciona el documento y cuentas con posiciones pendiente de pagos.

Para ello se utiliza los criterios de busqueda que se especificaron cuando se introdujeron los parametros.

Si el sistema no puede encontrar una via de pago valida o datos bancarios validos o si una posicion esta bloqueada par el pago, añadira estas posiciones a la lista de excepciones.

Una vez finalizada la ejecucion de la propuesta el sistema generara 2 informes:

• La lista de propuesta de pago: Muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir.
• La lista de excepciones. Pueden existir errores (si seleccionamos el LOG adicional, la lista muestra por que no se puede pagar la factura.

EJECUCION

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecucion de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

Hasta este punto no se ha realizado ninguna contabilizacion.

Los Documentos incluidos en esta ejecucion de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilizacion.

En este paso se crean los documentos de pago, se comoensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

Al ejecutar el pagio se generan y contabilizan los documentos.

Si algun pago se hizo por error o debe anularse se debe utilizar la transaccion FBRA para anular compensaciones, es decir utilizamos la misma transaccion con la cual se anularia un pago manual.

Si ademas de contabilizar la ejecucion de pagos automaticos se ejecuto el programa de imporesion de cheuqes entonces se debe anular el pago por la transaccion FCH8.

CUENTAS TRANSITORIAS

Parte de la metodologia de SAP, recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilizacion de netradas y salidas de pagos.

Ventajas del uso de cuentas transitorias:

• Permite conciliar en caulquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente.
• Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aun no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria.
• Las contabilizaciones en la cuenta Banco Real (Cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o eletronico.

IMPRESION Y SOPORTE DE DATOS.

Dependera de las vias de pago que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

La ejecucion de Impresion inicia el programa de impresion, que realiza las siguientes tareas:

• Tranferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestion de impresion.
• Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electronicos).

Para que el sistema pueda ejecutar el programa de imporesion, debera existir como minimo una variante por cada programa de impresion de las vias de pago permitidas y utilizadas.

SI LOS PARAMETROS NO ESTAN CORRECTAMENTE INGRESADOS NO CONSEGUIREMOS UNA PROPUESTA, O LA PROPUESTA PUEDE NO CONTENER LOS DOCUMENTOS QUE NECESITAMOS.

• Los datos mas relevantes para el pago en una partida abierta son: (Via de pago y Banco Propio).
• En los Parametros de la transaccion F110 se determina la Sociedad, medios de pago y acreedores a los que se les pagara.
• Para cambiar un medio de pago en la propuesta se hace desde la opcion (Reasignar).
• La propuesta Si genera y contabiliza los pagos.
• La Impresion es el evento que asigna los cheques al pago.