✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Aline Orduna Orivio
SAP FI El cobro / pago automático
UNIDAD 4 AR Y AP - PROCESO DE COBROS Y PAGOS
LECCION 5 EL COBRO / PAGO AUTOMATICO
Los pagos automáticos permiten emitir pagos masivos permitiendo hacer más eficiente las cuentas por pagar.
1. REPASO DE DATOS MAESTROS (requisitos y datos relevantes necesarios para realizar pago automático)
DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES
Solapa Datos Generales
Cliente / Deudor : si un deudor es también acreedor o viceversa, se pueden compensar las partidas abiertas mediante pagos automáticos. Las partidas abiertas pueden visualizarse en reporte de partidas individuales y de partidas abiertas.
Solapa Datos Generales - Pagos
Cuentas Bancarias: se almacenan los datos bancarios de deudor/acreedor y el sistema toma los datos.
Pagador / Receptor Alternativo: puede grabarse en sistema un pagador/receptor alternativo a nivel mandante o nivel sociedad (tiene prioridad mayor que mandante). Para usar esta función se marca ü Ícono Especificaciones Individuales y se ingresan los datos manualmente al momento de ingresar la factura, pero si el pagador/receptor alternativo es también deudor /acreedor entonces sus datos bancarios se introducen en los datos maestro como receptor/pagador permitido y aparecen en el matchcode para seleccionarlo al momento de introducir la factura.
Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta
Central y Subsidiaria
Cuenta subsidiaria: son locales que realizan las órdenes de compra y que pertenecen a una empresa Central. en SAP la cuenta subsidiaria tendrá su propio dato maestro.
Cuenta central: Es la matriz de los locales y la que paga todas las órdenes de compra de los locales. En SAP la cuenta central tendrá su propio dato maestro.
Por lo tanto todas las partidas de la cuenta subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta central y las subsidiarias no llevan movimientos ni saldos. Pero si se marca ü Ícono Gestión Descentralizada, el programa de pagos utiliza la cuenta subsidiaria.
Solapa Datos de Sociedad - Pagos
Clave de bloqueo
Clave para bloquear una partida abierta o una cuenta para el proceso de pago. Se debe almacenar esta opción en el dato maestro al momento de registrar el docto.
Tiempo provisto hasta cobro de cheque
Cantidad de días que transcurren hasta que se paga el cheque. La fecha valor se calcula con esta info
Fecha valor = Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque
Vías de Pago
Lista de posibles formas de pago cuando no se ha indicado ninguna en el registro maestro. En caso de que SÍ se indique en el dato maestro una vía de pago, ésta última tiene prioridad sobre la lista de vías de pago.
Banco Propio
Clave del banco que determina los datos bancarios con los que se va a pagar
2. REPASO - PARTIDAS ABIERTAS
Transacción FB02 - Visualizar y modificar partidas
Transacción FBL1N - Modificaciones masivas
3. PROGRAMA DE PAGOS AUTOMATICOS
Gestiona el pago a proveedores automáticamente y permite seleccionar facturas pendientes, contabilizar doctos de pago, imprimir medios de pago.
Procedimiento de pago:
1. Fijar parámetros: Se define qué se va a pagar, las vías de pago, cuándo se realizará el pago, las sociedades que emitirán los pagos.
-Fecha de ejecución: ideal es que sea la fecha del día que se está realizando la ejecución.
- Identificación: diferenciar las ejecuciones con la misma fecha de otras ejecuciones que se realicen en el programa.
Solapa Selección libre: permite filtrar y seleccionar doctos a cancelar por algún criterio adicional.
Solapa Log Adicional: seleccionar qué información ver en el log de propuesta de pagos.
Solapa Impresión y Soporte datos: final de la lección
2. Generar propuesta: Sistema inicia la ejecución de los parámetros establecidos y genera una lista de interlocutores comerciales (deudores y acreedores) y las facturas pendientes de pago.
En la ejecución de la propuesta, el programa selecciona los doctos y ctas con posiciones pendientes de pago utilizando los parámetros que se definieron en el paso 1. Después el programa asigna las vías de pago y los datos bancarios. Cuando el sistema no puede localizar una vía de pago o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para pago, entonces añadirá estás posiciones a la lista de excepciones.
* NOTA: En las excepciones pueden haber errores que no se pueden resolver desde la propuesta sino que deben resolverse de otra manera. Ej, si una partida está bloqueada, no podrá pagarse. Entonces se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y generar una propuesta de pago nuevamente. IMPORTANTE, en la propuesta no se puede desbloquear la partida pero, lo que sí se puede, es bloquear una partida disponible para pago. al bloquearla el programa no la contemplará en la ejecución del pago.
3. Planificar la ejecución de pago: una vez que ya está verificada la lista de los pagos, se crean los doctos de pago y se actualizan ctas de mayor.
Hasta aquí no se ha realizado la contabilización. Los doctos que estén incluidos en la ejecución de pago, se bloquean para evitar ser pagados manualmente o de otra forma.
En este paso se crean los doctos de pago, se compensan las partidas abiertas y se contabilizan en Libro Mayor.
*NOTA: si algún pago se hizo por error o debe anularse se usa la Transacción FBRA (para anular compensaciones de forma manual). Si además de ejecutar el pago de forma automática se imprimen los cheques, entonces se debe anular el pago por la transacción FCH8. Las anulaciones deben hacerse de forma manual.
USO DE CUENTAS TRANSITORIAS
Cuenta Transitoria: es una Cuenta Cobradora: se contabilizan los ingresos de fondos al banco. El saldo representa las partidas pendientes de conciliación, es decir, aquellas partidas que aún no se han acreditado en el banco, o las partidas acreditadas en el banco pero aún no contabilizadas en el sistema.
4. Imprimir medios de pago: luego de haber contabilizado, se planifican los programas de impresión.
Transacción F110
Este paso depende de las vías de pago seleccionadas.
-Transferir los medios de pago, avisos de pago y la lista de gestión de impresión.
- Genera los archivos EDI (intercambio de datos electrónicos)
Para que se ejecute este programa de impresión debe existir como mínimo una variante por cada programa de impresión. Si tiene varias variantes el sistema ejecutará ordenes de impresión por cada variante la cual se ejecutará una única vez. Por medio de la transacción SP01 se pueden acceder a estas órdenes.
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Sobre el autor
Publicación académica de Aline Orduna Orivio, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Master
Aline Orduna Orivio
Profesión: Lrc - Mexico - Legajo: SM73L
✒️Autor de: 94 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy competitiva, amplio sentido de responsabilidad y compromiso. facilidad para relaciones interpersonales, adaptabilidad, decidida, con capacidad de analisis, trabajo bajo presion, solucion problemas
Certificación Académica de Aline Orduna
