✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Maricela Moran Raya

LECCIÓN 5

EL COBRO / PAGO AUTOMÁTICO

1. Repaso Datos Maestros.

El programa de pagos automáticos permite hacer pagos masivos haciendo la tarea de cuentas por pagar más eficiente.

Requisitos y datos relevantes:

Datos Maestros de Acreedores y Deudores.

Solapa Datos Generales – Control

Cliente/ Acreedor

Se pueden compensar partidas abiertas si un cliente es también un acreedor, mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas se ven desde el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

Solapa Datos Generales – Pagos

Cuentas bancarias: se almacenan datos bancarios del acreedor o deudor, por lo que si se realizan transferencias masivas el sistema toma los datos guardados en está solapa al momento de generar el archivo para el banco.

Pagador / Receptor Alternativo: Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel sociedad.

La entrada en el segmento de sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Con tilde “Especificaciones Individuales”, se ingresan los datos del receptor del pago al momento de capturar las facturas, por lo que no es necesario que el receptor esté creado como dato maestro en SAP.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta pueden guardarse en el dato maestro como receptor del pago o pagador.

Al introducir una factura se puede elegir uno de los pagadores o receptores con el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo, este pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta vencida.

Si se introduce un receptor alternativo, recibirá el importe del cobro para compensar las partidas abiertas vencidas.

Solapa Datos Sociedad – Gestión de Cuenta.

Central y Subsidiaria: Algunas empresas realizan órdenes de compra locales (mediante subsidiarias) pero pagan sus facturas de forma centralizada (mediante la central), por lo que existe una diferencia entre el flujo de mercancías y el de pagos.

Este flujo se refleja en SAP a través de cuentas del central y cuentas de las subsidiarias, cada una posé un dato maestro diferente.

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren en automático a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria no se realizan movimientos ni saldos, cuando la gestión es centralizada.

Seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el dato maestro de la central, el sistema utiliza la cuenta de la subsidiaria.

Solapa Datos de Sociedad – Pagos

Clave de bloqueo: Mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para pago, se puede utilizar en pagos automáticos. El bloqueo tiene efecto si se almacenó en el dato maestro o se registró en el docto.

Tiempo previsto hasta cobro del cheque: días transcurridos antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En pagos automáticos, la fecha valor para los pagos con cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacenan en la posición de documento. La fecha se calcula como sigue:

Fecha valor = Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque

La fecha valor es información para tesorería sobre la salida de fondos esperada.

Vías de Pago: Lista de vías de pago a utilizarse en pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se utilice ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica una vía de pago, esta tiene preferencia sobre los datos del registro maestro.

Pagar todas las partidas individualmente: con esta opción se determina pagar por separado cada partida abierta del acreedor. Es decir, las partidas abiertas no se agrupan para un pago.

Banco Propio: esta clave (banco propio), determina todos los datos bancarios con los que se pagará.

2 REPASO – PARTIDAS ABIERTAS

Las transacciones para ver y modificar partidas: FB02 y FBL1N, se pueden analizar los datos de pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlas de ser necesario.

3 El programa de pagos automáticos.

Herramienta que ayuda a gestionar el proceso de pago a proveedores, permitiendo realizar automáticamente:

Seleccionar facturas pendientes para pago

Contabilizar documentos de pago

Imprimir medios de pago o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso consiste en cuatro pasos:

1. Fijas Parámetros: se plantean y responden las siguientes preguntas:

¿Qué se tiene que pagar?

¿Qué vías de pago se utilizarán?

¿Cuándo se llevará a cabo el pago?

¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?

¿Cómo se les va a pagar?

1. Generar una propuesta: SAP inicia la propuesta después de que el usuario introduce los parámetros. Genera lista de los interlocutores comerciales (deudores y acreedores) y las facturas pendientes vencidas para el pago. Se pueden bloquear o desbloquear facturas para el pago.

2. Planificar la ejecución de pago: verificada la lista de pagos o la propuesta, se planea la ejecución de pagos. Esto es, se generan los documentos de pago y se actualiza el libro mayor.

3. Imprime los medios de pago: después de la contabilización se programa la impresión para los medios de pago.

Transacción F110

• Finanzas
• Gestión Financiera
• Acreedores
• Operaciones periódicas
• Pagos

PARÁMETROS: la ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos:

Fecha de ejecución: Fecha de ejecución = fecha real de ejecución del programa.

Identificación: Diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuesta:

Fecha de contabilización: en la que se actualizan las contabilizaciones en el Libro Mayor. Aparece como propuesta en la fecha de ejecución de la pantalla anterior.

Los Documentos creados hasta la fecha se incluyen en la ejecución de pago.

Sociedades sobre las cuales se emitirá los pagos: si son varias se separan con comas, si es un rango, se enumera la primera y la última entre paréntesis.

Seleccionar las vías de pago en la ejecución del pago actual, puede ser una o varias.

Siguiente campo de fecha de contabilización, es la próxima fecha en la que se ejecutará nuevamente un pago. SAP toma esta fecha para seleccionar las partidas por vencer.

Seleccionar acreedores y clientes a los que se les realizarán los pagos. Se pueden completar con rangos o seleccionar con ícono “Opciones de Selección Múltiple”.

REPASO DE SOLAPAS:

Selección libre: Filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional, ejem. Fecha de contabilización, se pueden elegir hasta tres filtros adicionales.

Log Adicional: Permite Seleccionar que información deseamos ver en el Log de la propuesta de pagos.

Impresión y soporte de pagos: El desarrollo de esta solapa se ve más adelante.

PROPUESTA:

Ingresados los parámetros de la pantalla inicial del programa de pagos, se debe planificar la propuesta de pago a crear.

En la ejecución de la propuesta el sistema selecciona los documentos, y ctas. Con posiciones pendientes. Por lo que busca conforme a los criterios especificados en los parámetros. Agrupa posiciones por pagos, vías de pago, datos bancarios. Si no localiza estos datos (válidos) o la posición está bloqueada, añade estas posiciones a una lista de excepciones.

Finalizada la ejecución propuesta, genera dos informes:

“Botón verde” La lista de las propuestas de pago y

“Botón rojo” La lista de excepciones

En la 1ra. Pantalla de tratamiento de la propuesta se observa el resumen de todos los pagos propuestos por el programa.

La lista de propuestas contiene los participantes comerciales, importes a pagar o recibir, dependiendo del Layout o forma de ver los datos de la pantalla se ven los números de documentos y los descuentos por pronto pago asociados.

Al dar doble clic en un pago se visualiza la lista de partidas abiertas a pagarse junto con el pago a realizar. Es posible modificar el bloqueo de pago y descuento por pronto pago de las partidas abiertas.

Las facturas coincidentes con los parámetros de pago, pero que no se pueden pagar por algún motivo, están en la lista excepciones, seleccionando el log adicional, muestra el motivo del no pago.

Es posible asignar la partida a un pago distinto (vía de pago o cuenta bancaria), crear un nuevo pago con vía de pago y banco propio, con el ícono reasignar.

En las excepciones puede haber errores que no se pueden corregir desde la propuesta de pago, en ese caso se debe eliminar la propuesta, corregir el error y generar una nueva propuesta. Ejemplo los bloqueos. Lo que sí se puede hacer es bloquear una partida disponible para el pago, así el sistema no la considera para pago.

Ejecución: La ejecución de pago utiliza las modificaciones para la contabilización de pagos reales. Los documentos incluidos en la propuesta de pago se bloquean para contabilizar y evitar un pago manual o un pago distinto.

Se crean los documentos de pago, se compensan las partidas y contabiliza el libro Mayor.

CUENTAS TRANSITORIAS:

Se recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos, ejemplo, en cuentas de cheques emitidos, transferencias cobradas y pagadas.

Las cuentas transitorias permiten la conciliación más fácil, al conciliar la cuenta bancaria principal con la cuenta de mayor. toda vez que en su saldo únicamente tienen pagos o cobros pendientes. Las contabilizaciones en la cuenta bancaria principal normalmente se hacen por extracto bancario manual o electrónico.

IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS:

El último paso depende de las vías de pago asignadas y del soporte de pago que necesite la empresa.

La ejecución de impresión inicia con lo siguiente:

ü Transferir medio de pago, avisos de pago y lista adjunta a la gestión de impresión.

ü Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

Para ejecutar el programa de impresión debe haber como mínimo: vías de pago permitidas y utilizadas. Si se asignan diversas variantes, se ejecuta una vez por variante.

Las variantes son una serie de criterios de selección para separar datos en el registro de impresión. Para cada variante del programa de impresión se generan órdenes de impresión separadas. Los usuarios pueden acceder a estas órdenes para su impresión. (Transacción SP01).

El programa de impresión realiza lo siguiente:

Asigna Núm. De cheque a los documentos de pago

Actualiza los doctos. De pago y doctos. de factura originales con la info. de cheques.

Imprime cheques y doctos adjuntos.