✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Ana López Rios

Cobro/Pago Automático

1. Repaso Datos Maestro:

Los programas de pagos automáticos nos permitir emitir pagos masivos.

Datos maestros de deudores y acreedores:

• Solapa Datos Generales - Control

Cliente / Acreedor:

Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuneta asignada, también se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

• Solapa Datos Generales - Pagos

Cuentas Bancarias:

Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor. Si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.

Pagador / Receptor Alternativo:

Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.

La entrada en el segmento de Sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Si se marca el tilde "Especificaciones individuales" se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, con esta opción no es necesario que el receptor del pago este creado como dato maestro en SAP.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el númo o números de cuenta de deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

• Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuentas

Central y Subsidiaria:

En algunas industrias, los clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Esto se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente)

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada.

Si está seleccionado el campo Gestión Descentralizada en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

• Solapa Datos de Sociedad - Pagos

Clave de bloqueo:

Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. La clave de bloqueo se puede utilizar en los pagos automáticos. El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta cobro del Cheque:

Se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma:

Fecha valor = Fecha de contabilización del pago hasta cobro del cheque.

Nota: La fecha Valor sirve como información para la información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de Pago:

Determina la lista de vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar.

Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas las partidas individualmente:

A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor. Esto quiere decir que las partidas abiertas no se agruparán par aun pago.

Banco Propio:

Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagarán.

2. Repaso - partidas Abiertas

Ya conocemos las transacciones para visualizar y modificar partidas, Transacción FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N. Desde estas transacciones podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

3. Programa de Pagos Automáticos.

El programa de pagos automáticos es una herramienta que ayuda los usuarios a gestionar el proceso de pagos a proveedores.

El programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago consiste en cuatro pasos:

1. Fijar parámetros: En este paso se plantean y responden las siguientes preguntas:

• ¿Qué se tiene que pagar?
• ¿Qué vías de pago se utilizarán?
• ¿Cuándo se llevará a cabo el pago?
• ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?
• ¿Cómo se les va a pagar?

2. Generar una propuesta

El sistema inicia la ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros. Se generará una lista de los interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

3. Planificar la ejecución de pago

Una vez verificada la lista de pagos, se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4. Imprimir los medios de pago

Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F110

Veremos al detalle cada uno de los pasos.

- Parámetros:

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos.

1. Fecha de ejecución: Lo ideal es que la fecha de ejecución sea la fecha real de ejecución del programa. La fecha de ejecución sirve como identificación de la ejecución del programa.
2. Identificación: El campo identificación se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

- Datos relevantes para crear una propuesta:

• La fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor. Esta fecha aparece como propuesta de la fecha de ejecución de la pantalla anterior.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos Creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.
• Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Si se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma. Si desea especificar un rango de sociedades, deberá introducir la primera y la última sociedad del rango entre paréntesis.
• Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual. Pueden ser una o varias.
• El campo siguiente fecha de Contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente el pago. El sistema seleccionará en base a esta fecha, las partidas que están por vencer entra la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.
• Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se podrán completar con rangos o seleccionar con la ayuda del icono Opciones de Selección Múltiple.

Hagamos un repaso de las siguientes solapas:

• Selección Libre: Nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional como por ejemplo Fecha de contabilización. Podemos elegir hasta 3 filtros adicionales.
• Log Adicional: Nos permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pago.
• Impresión y Soporte datos: El desarrollo de esta solapa lo vemos al final de esta selección.

- Propuesta:

En la ejecución de propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes:

1. Botón Verde. La lista de las propuestas de pago y

2. Botón Rojo. La lista de las excepciones.

- Ejecución:

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

Se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el Libro Mayor.

- Impresiones y soporte de datos:

Le ejecución de impresión inicia el programa de impresión, se realiza las sgtes tareas:

• Transferir los medios de pagos, los avisos de pagos y la lista adjunta a la gestión de impresión
• Generar los archivos EDI (Intercambio de datos electrónicos)

Los usuarios pueden acceder a la clase de ordenes para su impresión. Transacción SP01

El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

1. Asigna el numero de cheques a los ddocumentos de pagos.
2. Actualiza los documentos de pago y documentos de facturas originales con la información de cheques
3. Imprime cheques y documentos adjuntos.