✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Saul Calle Saavedra

COBRO / PAGO AUTOMATICO.

1. Repaso - Datos Maestros.

Este programa nos permite realizar pagos masivos haciendo más eficiente la tarea de cuentas por pagar.

para que funcione correctamente necesita los siguientes requisitos y datos relevantes:

Datos maestros de acreedores y deudores.

Solapa Datos Generales - Control.

• Cliente / Acreedor.

Si el deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar las partidas abiertas mediante el programa de pagos, las partidas abiertas de la cuenta asignada también se pueden visualizar en el reporte de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

Solapa Datos generales - Pagos.

• Cuentas bancarias.

Al realizar transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.

• Pagador / Receptor alternativo.

Se puede ingresar un pagador o receptor alternativo a nivel de mandante y a nivel de sociedad, la entrada en el segmento sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel de mandante.

Si se marca Especificaciones individuales, se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, sin que sea necesario que el receptor este creado como dato maestro.

Si el receptor del pago / pagador alternativo es un deudor o acreedor existente los números de cuenta podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido.

al introducir una factura se puede elegir un pagador / receptor, mediante el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo, este pagará el valor de las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

Solapa Datos de Sociedad - Gestión de cuenta.

• Central y subsidiaria.

En algunas empresas los clientes realizan ordenes de compra de manera local a través de su subsidiaria, pero realizan los pagos de sus facturas de manera centralizada a través de su central, generando una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos, en SAP se puede reflejar mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias, siendo cada una un dato maestro diferente.

Todas las partidas de la subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central, al seleccionar el campo Gestión Descentralizada en el dato maestro de la central, el programa de pagos usará la cuenta de la subsidiaria.

Solapa Datos de Sociedad - Pagos.

• Calve de bloqueo.

Bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos, este surte efecto solo si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

• Tiempo previsto hasta cobro de cheque.

Es la cantidad de días que transcurren antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago del cheque.

En pagos automáticos se calcula de la siguiente manera:

Fecha valor = Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro de cheque.

Sirve para la información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

• Vías de pago.

Determina la lista de vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar, de ser lo contrario esta vía de pago tiene prioridad sobre los datos del registro maestro.

• Pagar todas las partidas individualmente.

Este campo determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor.

• Banco propio.

Con esta clave se determinan todos los datos bancarios con los cuáles e pagará.

2. Repaso - Partidas abiertas.

Desde las transacciones FB02 y FBL1N podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

3. Programa de pagos automáticos.

Es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago a los proveedores.

El programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos de pago.
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago consiste en cuatro pasos;

1. Fijar parámetros.

• Qué se tiene que pagar?
• Qué vías de pago se utilizarán?
• Cuándo se llevará a cabo el pago?
• Qué sociedades se tendrán en cuenta?
• Cómo se les va a pagar?

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos:

• Fecha de Ejecución: Sirve como identificación de la ejecución del programa, lo ideal es que esta fecha sea la fecha real de ejecución del programa.
• Identificación: diferencia las ejecuciones del programa cuando hay varias ejecuciones con la misma fecha.

2. Generar una propuesta.

Luego de que el usuario ha introducido los parámetros el sistema ejecuta la propuesta , generará una lista de Deudores y Acreedores y las facturas pendientes que han vencido para el pago; se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

Datos relevantes para la creación de una propuesta:

• Fecha de contabilización: Es la fecha en la que se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos ingresados hasta se incluyen en la ejecución del pago.
• Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos, deberán separarse con una coma entre sociedades, si se va a introducir un rango de sociedades se deberá introducir la primera y la última del rango entre paréntesis.
• Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán en la ejecución de pago actual.
• El campo siguiente fecha de contabilización, se refiere a la próxima fecha en la cuál se ejecutará nuevamente el pago. el sistema seleccionará las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.
• Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuáles se les realizarán los pagos, se podrá completar con rangos, o seleccionar con la ayuda del ícono opciones de selección múltiple.

Repasemos las siguientes solapas:

• Selección libre: nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional (podemos elegir hasta tres filtros adicionales)
• Log adicional: nos permite seleccionar que información veremos en el Log de la propuestas de pagos.
• Impresión y soporte de datos

Propuesta:

Luego de ingresados los parámetros en la pantalla principal del programa de pagos planificaremos la propuesta de pago que se debe crear.

con la ayuda de los criterios de búsqueda que se introdujeron en los parámetros, el sistema selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago, los agrupa por pagos y asigna las vías de pago y los datos bancarios que se utilizarán, si no encuentra una vía de pago, o datos bancarios válidos, o una posición esta bloqueada para el pago, estas posiciones serán colocadas en la lista de excepciones.

cuando finaliza la ejecución de la propuesta se generan dos informes:

• La lista de propuestas de pago (verde).
• La lista de excepciones(rojo).

En la primera pantalla de tratamiento de la propuesta, veremos un resumen de todos los pagos propuestos.

La lista de propuestas muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir.

Si hacemos doble click en un pago, visualizaremos una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión. Podremos modificar el bloqueo de pago y el descuento por pronto pago de esas partidas abiertas.

Las facturas que coinciden con los parámetros de pago especificados pero que no se pueden pagar pasarán a la lista de excepciones, si seleccionamos el log adicional el sistema nos mostrará el motivo por el cual no se pueden pagar.

También podemos asignar la partida a un pago distinto (otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago y un banco propio, a través del ícono reasignar.

en las excepciones pueden existir errores que no se pueden solucionar dentro de la propuesta por lo que deberían resolverse primero, ejemplo los bloqueos de pago, si una partida se encuentra bloqueada no podrá pagarse, en ese caso hay que eliminar la propuesta, desbloquear la partida y volver a crear una propuesta nueva.

Si bien en la propuesta no se puede desbloquear los que si se puede hacer es bloquear una partida disponible para el pago, de tal forma que el programa no a contemple en la ejecución de pago.

3. Planificar la ejecución de pago.

Una vez verificada la lista de pagos se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

Luego de tratar y grabar la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

Los documentos incluidos en esta ejecución de pago se han bloqueado para evitar su pago manual, o que se pague en una ejecución distinta.

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor.

Si algún pago se hizo por error o debe anularse se lo hará a través de la transacción FBRA anular compensaciones.

Si además de contabilizar la ejecución de pago se activó el programa de impresión de cheques, utilizaremos la transacción FCH8, anulación de cheques.

Cuentas transitorias.

SAP recomienda utilizar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas, ya que esto permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente, las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados pero que no se han debitado aún de la cuenta bancaria.

4. Imprimir los medios de pago.

Se planifica los programas de impresión para la creación de los medios de pago.

todo esto se realiza a través de la transacción F110.

Transacción F110: Finanzas>> Gestión Financiera>> Acreedores>> Operaciones periódicas>> Pagos.

Impresión y soporte de datos:

Dependerá de las vías de pago y la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

El programa de impresión realiza las siguientes tareas:

• Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
• Generar los archivos EDI (intercambio de datos electrónicos).

para ejecutar el programa de impresión debe existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

Si al programa de impresión se le asignan diversas variantes, e sistema ejecutará el programa una única vez por variante.

Las variantes son una serie de criterios selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión.

Para cada variante que se haya llamado desde el programa de impresión de soporte de datos, se generarán órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión a las que se accederán at través de la transacción SP01.

Particularmente, el programa de impresión de cheques realiza los siguientes pagos:

• Asigna los números de cheques a los documentos de pago.
• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.
• Imprime cheques y documentos adjuntos.