COBRO/ PAGO AUTOMÁTICO
Mediante el programa pagos automáticos, se pueden realizar pagos masivos que facilitan la labor del área de cuentas por pagar. Para utilizar este programa debemos repasar estos datos:
* Datos maestros de acreedores y deudores
Solapa Datos generales - Control
Si un deudor es a su vez acreedor o viceversa, las partidas abiertas se pueden compensar mediante el programa de pagos.
Solapa Datos generales - Pagos
Revisar las cuentas bancarias del acreedor y del deudor, al momento de realizar transferencias masivas el sistema toma los datos almacenados en ésta solapa.
La información del pagador/receptor alternativo puede ingresarse a nivel mandante y a nivel sociedad. El nivel sociedad tiene mayor prioridad que el nivel mandante.
Si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta.
Si se introduce un receptor de pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas.
Solapa Datos Sociedad - Gestión de cuenta
El dato de central y subsidiaria es importante ya que en todas las partidas contabilizadas en la cuenta de subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. Esto ya que en la cuenta subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralizada. Por otro lado si la opción gestión descentralizada está seleccionada, el programa de pagos utiliza la cuenta subsidiaria.
Solapa Datos Sociedad - Pagos
En esta solapa es importante revisar y completar los datos tales como clave de bloqueo, vías de pago, pagar todas las partidas individualmente y banco propio.
PARTIDAS ABIERTAS
Desde la transacción FBL1N podemos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las partidas abiertas y modificarlos en caso de que sea necesario.
PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÁTICOS
Este programa ayuda a gestionar el proceso de pago a proveedores y permite realizar lo siguiente:
- Seleccionar facturas pendientes que deben pagarse.
- Contabilizar documentos de pago.
- Imprimir medios de pago o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.
El proceso de pago consta de 4 pasos:
1. Fijar parámetros --> Especificaremos la fecha de ejecución y asignaremos una identificación a la propuesta de pago, esto para poder diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución. Aquí especificaremos también datos como la sociedad, los acreedores, las vías de pago y la próxima fecha de contabilización.
2. Generar una propuesta --> En la ejecución de la propuesta el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago, utilizando los parámetros que ingresaron anteriormente. Después el programa agrupará por pagos, asignará las vías de pago y los datos bancarios a utilizar.
Aquí el programa generará dos informes, una lista de propuesta de pagos y una lista de excepciones, es decir aquellos documentos que tienen algún error por el que no pueda llevarse a cabo el pago, por ejemplo clave de bloqueo o que no tenga asignada la vía de pago o banco propio.
3. Planificar la ejecución del pago --> Con la propuesta grabada, el sistema utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales. Es hasta este momento que se crean documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en libro de mayor.
4. Imprimir los medios de pago
En caso de que algún pago se haya hecho por error o deba anularse, se hace con la transacción FBRA. Si además se ejecutó el programa de impresión de cheques, se debe también anular el pago con la transacción FCH8. Si hay que realizar alguna anulación debe de hacerse con las transacciones manuales