✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por Liz Pereira

Lección No.5

"Cobro / pago automático"

- Repaso - datos maestros

• el programa de pagos automáticos nos permite pagos masivos lo cual hace que la tarea de cuentas por pagar sea más eficiente
• para que el programa funcione correctamente necesita mantenimiento previo

- Datos maestros de acreedores y deudores

• solapa datos generales - control: se pueden compensar partidas abiertas, se pueden visualizar
• solapa datos generales - pagos:

1. se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad
2. la entrada en el segmento de sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante
3. si se marca la tilde en "especificaciones individuales", se podrán ingresa los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, por lo tanto no es necesario que sea creado como dato maestro en Sap
4. si el receptor es existente, el número o números de cuentas podrán introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido
5. cuando se introduce una factura, se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago mediante el matchcode
6. si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido
7. si se realiza un receptor de pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas abiertas que hayan vencido

• solapa datos sociedad - gestión de cuenta

1. existe una diferencia entre el flujo de mercancía y el flujo de pagos cuando la compra se hace local y los pagos de forma centralizada
2. esto se refleja en Sap mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente)
3. todas las partidas contabilizadas en la cuenta de la subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta central
4. en la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos cuando la gestión es centralilzada

• solapa datos de sociedad - pagos

1. clave de bloqueo: es la clave mediante la cual se bloquea una partida o una cuenta para el proceso de pagos. El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.
2. tiempo previsto hasta cobro del cheque: tiempo en que transcurre el cambio del cheque por el banco. En lo pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. La fecha se calcula de la siguiente forma: fecha valor = fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque. La fecha valor sirve como información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera
3. vías de pagos
4. pagar todas las partidas individualmente: las partidas abiertas no se agruparán para un pago
5. banco propio

- Repaso - partidas abiertas

• transacciones para visualizar y modificar partidas FB02
• transacción modificaciones masivas FBL1N

- Programa de pagos automáticos

• el programa de pagos permite realizar automáticamente lo siguiente:

1. seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
2. contabilizar documentos de pago
3. imprimir medios de pagos, o crear soporte para el intercambio de datos electrónicos

• el proceso de pago consiste en 4 pasos:

1. fijar parámetros: en este paso se plantean y responden las siguientes preguntas:

• qué se tiene que pagar?
• qué vías de pago se utilizarán?
• cuándo se llevará a cabo el pago?
• qué sociedades se tendrán en cuenta
• cómo se les va a pagar?

2. generar una propuesta: el sistema inicia la ejecución de la propuesta luego de que el usuario ha introducido los parámetros

3. planificar la ejecución de pago: una vez verificada la lista de pagos (propuesta), se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor

4. imprimir los medios de pagos: luego de contabilizar se imprime

• transacción F110 o finanzas / gestión financiera / acreedores / operaciones periódicas / pagos

- Parámetros

• se identifican mediante 2 campos:

1. fecha de ejecución: lo ideal es que sea la fecha real de ejecución del programa. Sirve como identificación de la ejecución del programa
2. identificación: se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución

• datos relevantes para crear una propuesta:

1. la fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor
2. todos los datos ingresados en el sistema hasta la fecha en "documentos creados hasta" se incluyen en la ejecución de pagos
3. se ingresan las sociedades, si son varias deberán separarse por coma. Si se ponen en rango se pone entre paréntesis
4. seleccionar una o varias vías de pago
5. el campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago
6. se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos con ayuda de icono "opciones de selección múltiple"

• repaso de las siguientes solapas:

1. selección libre: nos permite filtrar documentos, se pueden elegir 3 filtros adicionales
2. log adicional: nos permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos
3. impresión y soporte datos

- Propuesta

• en la ejecución de la propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago
• una vez finalizada la ejecución de propuesta el sistema genera 2 informes:

1. la lista de las propuestas de pago
2. la lista de las excepciones

- Ejecución

• una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales
• los documentos incluidos en esta ejecución de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilización
• en este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el libro mayor
• transacción FBRA anula compensaciones
• transacción FCH8 anula si se uso cheque

- Cuentas transitorias

• permite conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente
• contiene todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria
• la contabilización en la cuenta real normalmente se introduce mediante el extracto bancario manual o electrónico

- Impresión y soporte de datos

• la ejecución de impresión inicia el programa de impresión, que realiza las siguientes tareas:

1. transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión
2. genera los archivos EDI (intercambio de datos electrónicos)

• transacción SP01 ordenes de impresión por variantes
• el programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

1. asigna los números de cheque a los documentos de pago
2. actualiza los documentos de pago y los documentos de facturas originales con la información de cheques
3. imprime cheques y documentos adjuntos

*si no se quiere pagar una partida que esta en verde, en la ventana donde está el botón reasignar, se puede bloquear la partida