✒️SAP FI / El cobro / pago automático Por María Cárdenas Aldrete

LECCION 5.-COBRO/PAGO AUTOMATICO

1.- Repaso - Datos Maestros

El programa de pagos automáticos nos permite emitir pagos masivos esto hacer que la tarea de cuentas por pagar sea mas eficiente.

Para que el programa funcione bien necesita mantenimiento previo, veremos cuales son los requisitos y los datos relevantes necesarios.

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

Solapa Datos Generales - Control

Cliente/Acreedor

Si un deudor es también acreedor, o al revés se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas también se pueden visualizar mediante el reporte de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas.

Solapa Datos Generales - Pagos

Cuentas bancarias:

Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor, si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos almacenados en esta solapa

Pagador / Receptor Alternativo

Se puede introducir un pagador o receptos del pago alternativo al mandante a nivel de sociedad. La entrada en el segmento de sociedad tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

Existen diversar formas de utilizar esta función del dato maestro, si se marca el tilde Especificaciones individuales se podran ingresar los datos del receptor al momento de ingresar las facturas, con esta opción no es necesario que el receptor este creado como dato maestro en SAP.

Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente el numero de cuenta podrá introducirse en el registro maestro como receptor permitido.

Cuando se introduce una factura se podrá seleccionar uno de estos pagadores o receptores mediante el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo este pagara el importe para compensar las facturas vencidas.

Si se introduce un receptor del pago alternativo este recibirá el importe que la empresa debe pagar de las facturas vencidas.

Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta

Central y subsidiaria

En algunas industrias los clientes realizan las ordenes de compra localmente (mediante subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe así una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

Esto se puede reflejar en SAP mediante cuentas de la central y cuentas de las subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente).

Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central.

Solapa Datos de Sociedad - Pagos

Clave de Bloqueo

Es la clave mediante la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos, ésta se puede utilizar en los pagos automáticos. El bloqueo surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

Tiempo previsto hasta cobro del cheque

Se refiere a la cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

En los pagos automáticos, la fecha valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento, se calcula de la siguiente manera:

Fecha valor= Fecha de contabilización del pago tiempo hasta que se cobre.

Esta información sirve al departamento de pagos sobre la salida de fondos que se espera.

Vías de pago

Determina la lista de las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor, siempre que no se haya indicado ninguna en la partida a pagar, pues esta tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

Pagar todas las partidas individualmente

A través de este campo se determina que se pague por separado cada partida, esto quiere decir que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.

Banco Propio

Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagará.

2.-Repaso - Partidas Abiertas

Ya conocemos las transacciones para visualizar y modificar partidas, FB02 y modificaciones masivas desde la transacción FBL1N. Podremos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlos en caso de ser necesario.

3.-Programa de Pagos Automáticos

El programa permite realizar automáticamente lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

Este proceso consiste en cuatro pasos:

1.-Fijar parámetros: en este paso se plantean y responden las siguientes preguntas:

¿Que se tiene que pagar?

¿Qué vías de pago se utilizarán?

¿Cuándo se llevará a cabo el pago?

¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?

¿Cómo se les va a pagar?

2.-Generar una propuesta: E sistema inicia la ejecución de la propuesta, se generara una lista de los deudores y acreedores y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago.

3.-Panificar la ejecución de pago: Una vez verificada la lista, se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

4.-Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifican los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F110

Finanzas

>Gestión Financiera

>Acreedores

>Operaciones periódicas

>Pagos

Parámetros

Cualquier ejecución de pagos se identifica mediante dos campos:

Fecha de ejecución: Lo ideal es que la fecha de ejecución se a la fecha real de ejecución del programa, sirve como identificación de la ejecución del programa.

Identificación: este campo se utiliza para diferenciar la ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuesta

• La fecha de contabilización será la fecha en la cual se actualizaran las contabilizaciones en el libro mayor, esta fecha aparece como propuesta de la fecha de ejecución de la pantalla anterior.
• Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.
• Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos, si se introducen varias deberán separarse con una coma, si desea especificar un rango deberá introducir la primera y la ultima entre paréntesis.
• Se deben seleccionar las vías de pago que se utilizarán.
• El campo siguiente fecha de contabilización se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago, el sistema seleccionara en base a esta fecha las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima.
• Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizaran los pagos, se podrán completar con rangos o seleccionar con la ayuda del icono Opciones de Selección Múltiple.

Hagamos un repaso de las siguientes solapas:

• Selección libre: nos permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional como por ejemplo Fecha de contabilización, podemos elegir hasta tres filtros.
• Log Adicional: nos permite seleccionar que información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos.
• Impresión y soporte datos

Propuesta

En la ejecución de la propuesta, el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Si no encuentra las vías de pago o datos bancarios validos o si una posicione está bloqueada, añadirá estas a la lista de excepciones.

El sistema genera dos informes:

La lista de propuestas de pago y

La lista de las excepciones

Podemos asignar la partida a un pago distinto o crear un nuevo pago seleccionando una vía de pago o banco propio, para ello debemos utilizar el icono Reasignar.

Ejecución

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.