Crear datos maestros de deudores y acreedores.
Introducción a los datos maestros:
Los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos:
- Datos generales: La información que comprende este segmento corresponde a los datos propios del deudor o acreedor. Datos como Razón Sociaal, Dirección, Datos Impositivos, cuentas bancarias, etc. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
- Datos de Sociedad: Se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades. Los datos que se almacenan aca, hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registraran las contabilizaciones, los datos de tesorería, Tipos de Retenciones que realiza la sociedad entre otros.
- Datos comerciales:
- En el caso de clientes, el segmento se denomina Area de Ventas y corresponde a los datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.
- En el caso de proveedores, el segmento se denomina Organización de Compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.
Tanto el módulo MM como SD tienen sus estructuras organizativas. MM tiene como parte de su estructura las organizaciones de compras. Donde una Organización de Compras subdivide una empresa en función de las necesidades de gestión de compras. Ésta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia las condiciones de compra con los proveedores, y es responsable de tales operaciones. De la misma manera, existen las Organizaciones de Ventas en SD, que se ocupan de las ventas de mercaderías y servicios diferenciandose por distintas áreas de venta. Un cliente debe crearse en cada organización de venta para poder ser utilizado en el módulo de SD. Y un acreedor debe ser creado en cada organización de compras en la cual se vaya a utilizar.
Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos: General y Sociedad.
1) Creación de Datos Maestros.
Punto común en la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor como de acreedor: En cualquiera de los dos casos nos encontraremos con los siguientes datos:
- Número de Deudor / Acreedor: de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se deberá completar con el código de Deudor / Acreedor en caso de que posea numeración externa. Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacío para que el sistema determione el número.
- Grupo de Cuentas: Se usa para clasificar a los distintos grupos de Deudores / Acreedores (Por ejemplo Acreedores Nacionales, Acreedores del Exterior, etc.) Esta clave de grupo determina, además, lo siguiente:
- Rango de Numeración: determina si la numeración es externa (la asignaa el usuario) o si es interna (la determina el sistema). Si es externa puede ser alfanumérica.
- Acreedor / Deudor Única Vez (CPD): Cuando una sociedad tiene relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual registrar dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos específicos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos. Un ejemplo muy común es utilizarlos para la registración de los comprobantes de fondos fijos.
- Status Campo: determina que campos son obligatorios, opcionales o deben estar ocultos.
La configuración de estos campos es competencia de un consultor funcional.
2) Datos Maestros de Acreedores
Transacción FK01
Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Dato Maestro - Crear
Aparece una pantalla con los datos de inicio, luego presionamos Enter o el ícono verde.
Solapa Datos Generales - Dirección. Principales Datos:
- Nombre: Razón Social de la empresa.
- Concepto de Búsqueda: Este campo es importante porque está presente en los matchcode de búsquedas. Generalmente se completa con el nombre de fantasía de la sociedad o con una descripción distinta del nombre del acreedor pero que es más familiar o fácil de recordar para el usuario.
- Dirección: Se completa con los datos correspondientes al domicilio del acreedor. Estos datos estarán presentes en informes, reportes, y/o correspondencia.
- Comunicación: contiene campos con los distintos medios de comunicación con el acreedor como TE, Fax, celular, mail.
Solapa Datos Generales - Control:
Contiene datos impositivos del proveedor y sui vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que el mismo este dado de alta también como cliente.
- Cliente: Si un acreedor es al mismo tiempo cliente, en este campo se vincularán ambos datos maestros. De esta manera podrán visualizarse estados de cuenta consolidados.
- Nro. de Identificación fiscal: Se usa para guardar el número de identificación fiscal (Nacional).
- Nro. de Identificación fiscal2: Se usa para guardar el número de identificación fiscal (Provincial).
- Tipo NIF: Indica una clasificación del NIF 1 (CUIT - DNI - Pasaporte).
- Clase de Impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor. (Inscripto, Exento, Consumidor final, etc.)
Solapa Datos Generales - Cuenta bancaria:
Contiene datos bancarios. Necesarios en caso de realizar pagos con Transferencias bancarias.
- País: en el cual esta radicada la cuenta bancaria.
- Clave Banco: Código de banco otorgado por cada Baanco Central a cada uno de los bancos del país.
- Cuenta Bancaria: Número de cuenta bancaria en el banco identificado en el punto anterior.
Solapa Datos de sociedad - Gestión de Cuenta
- Cuenta Asociada: determina la cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor o contabilidad principal, las operaciones con el acreedor. El dato maestro solo pueden tener una cuenta asociada.
- Grupo de Tesorería: código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
- Nro. Cta Anterior: este campo se utiliza para guardar el códiigo que posea el acreedor en otro sistema.
Solapa Datos de sociedad - Pagos
- Condición de Pago: la condición de pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento con el acreedor. La condición de pago indica los días acordados para cancelar una factura.
- Verif. Factura doble: este tilde verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante (Campo Referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor.
- Vías de Pago: Determina el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos. Ejemplos: Cheque, efectivo, transferencia. Estos datos son propuestos y pueden ser modificados posteriormente en cada documento.
- Banco Propio: Determina con qué banco de la sociedad se le pagará al acreedor. Es un dato de propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posteriormente.
Aca aprenderemos a crear datos maestros con los datos necesarios para operar en el módulo de FI. Pero se pueden crear de manera descentralizada, es decir, que se pueden crear los segmentos en diferentes momentos. Un segmento que siempre estará presente en cualquier dato maestro es el segmento general. Se puede crear solo el segmento general y luego ampliar los datos de sociedad o la parte comercial. También se podría crear el segmento general y el área de ventas o de compras. De esta manera se podría utilizar para realizar operaciones básicas en los módulos de MM y SD como pedidos de compra o de ventas, pero mientras no tenga creado el segmento de sociedad, no se podrá contabilizar nada con esos datos maestros. En muchas empresas, cada segmento está a cargo de diferentes áreas, por ejemplo el área de compras, crea el dato maestro con los datos básicos para poder operar y luego el área contable finaliza la creación del dato maestro con los dato de sociedad.
3) Datos Maestros de Deudores.
Es como la creación de los datos de acreedores. Laa paantalla de inicio,son los mismos datos, solo que los grupos de cuentas son diferentes.
Transacción FD01: Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Dato Maestro - Crear.
Solapa Datos Generales - Dirección.
Solapa Datos Generales - Datos de Control. Datos fiscales del deudor, y si éste es acreedor, se ingresa el número de acreedor para generar el vínculo entre ambos.
Solapa Datos Generales - Datos Bancarios: Cuentas bancarias del deudor. Se usarán para hacer pagos si es necesario.
- Pagador alternativo: tanto en acreedores como en deudores tenemos la opción de utilizar un pagador alternativo. En este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizará cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto de aquel con quien se contrajo la deuda.
Boton: Datos de Sociedad:
En esta vista se habilitarán las siguientes solapas:
- Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta:
El dato más importante en esta solapa es la Cuenta Asociada en la cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando utilicemos el matchcode para buscar la cuenta solo se listarán las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.
- Solapa Datos Sociedad - Pagos:
Valores de propuesta que se almacenan en el dato maestro y estarán presente en las operaciones que se registren en el deudor. Todos estos datos son modificables al momento de generar ingresar un documento.
Información Adicional:
Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor creados en una sociedad fuente a una sociedad destino.
Menú: Sistema - Servicios - Reporting. (Desde la pantalla de SAP Easy Access).
- RFBIDE10: para Clientes.
- RFBIKR10: para Proveedores.