LECCIÓN: CREAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES
Introducción a los datos maestros
Empezaremos a profundizar los temas de esta unidad comenzando por los datos maestros de deudores y acreedores. Los conceptos que veremos en ambos son muy similares, por lo tanto, resaltaremos las principales diferencias.
Al igual que las Cuentas de Mayor que hemos visto en la unidad II, los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos:
-Datos Generales: La información que comprende este segmento corresponde a los datos propios del deudor o acreedor. Aquí podemos encontrar datos como Razón social o Nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, etc. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
-Datos de Sociedad: Se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades. Los datos que se almacnen en este segmento hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registraran las contabilizaciones, lo datos de tesoreria, Tipos de retenciones que realiza la sociedad entre otros.
-Datos Comerciales:
*En el caso de clientes, el segmento se denomina Area de Ventas y corresponde a los datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.
*En el caso de proveedores, el segmento se denomina, Organización de compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercaderia que maneja el módulo de MM.
Tanto el módulo de MM como SD, tienen sus respectivas estructuras organizativas, MM tiene como parte de su estructura las organizaciones de compras, donde una organización de compras subdivide a una empresa en función de las necesidades de gestión de compras, esta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia las condiciones de compra con los proveedores y es responsable de tales operaciones, De la misma manera existen organizaciones de ventas en SD, que se ocupan de las ventas de mercaderias y servicios diferenciandose por distintas áreas de venta. Un cliente debe crearse en cada organización de ventas para poder ser utilizado en el modulo de SD, y un acreedor debe ser creado en cada organización de compras en la cual se vaya a utilizar.
*** Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, General y Sociedad.
1- Creación de Datos Maestros.
En este punto de la lección veremos un tema que es común en la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor como de acreedor.
En cualquiera de los dos casos nos encontraremos con los siguientes datos:
-Número de Deudor / Acreedor: de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se deberá completar con el código de Deudor /Acreedor en caso de que posea numeración externa. Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacio para que el sistema determine el número.
-Grupo de Cuentas: el grupo de cuentas se utiliza para clasificar a los distintos grupos de Deudores / Acreedores (Por ejemplo Acreedores Nacionales, Acreedores del Exterior, etc.). Esta clave de grupo determina, además, lo siguiente:
* Rango de Numeración: determina si la numeración es externa (la asigna el usuario) o si es interna (la determina el sistema). Si es externa puede ser alfanumérica.
* Acreedor / Deudor Única Vez (CPD): cuando una sociedad tiene relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual registrar dichas operaciones . Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos especificos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos. Un ejemplo muy común es utilizarlos para la registración de los comprobantes de fondos fijos.
*Status Campo: determina que campos son obligatorios, opcionales u deben estar ocultos.
*****La configuración de éstos campos es competencia de un consultor funcional, pero es importante que conozcas la utilidad del Grupo de Cuentas a pesar de que en este modulo de la carrera no aprendas a configurarlo********.
2- DATOS MAESTROS DE ACREEDORES
Graficamente los tres segmentos de un dato maestro de proveedor se visualiza de la siguiente manera:
- Nivel Mandante > 12345 > Dirección Datos generales
II - Cuenta 12345 en CC1000 > Segmento Sociedad CC1000
III - Cuenta 12345 en área de compra 001> Segmento área de compra> área de compra 001
Transacción FK01
>Finanzas>Gestión Financiera>Acreedores>Dato Maestro>Crear
Una vez ingresados los datos de la pantalla de inicio presionamos Enter o el ícono verde.
-Solapa Datos Generales - Dirección
*Nombre: corresponde al nombre o Razoón Social de la empresa.
*Concepto de Búsqueda: este campo es importante porque esta presente en los matchcode de búsquedas. Generalmente se completa con el nombre de fantasía de la sociedad o con una descripción distinta del nombre del acreedor pero que es más familiar o facil de recordar para el usuario.
*Dirección
*Comunicación: contiene campos con los distintos medios de comunicación con el acreedor como teléfono, fax, celular, mail.
-Solapa Datos Generales - Control
Esta solapa contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que el mismo este dado de alta también como cliente.
Cliente: si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularan ambos datos maestros. De esta manera podrán visualizarse estados de cuenta consolidados.
Nro. Identificación Fiscal: guarda el número de identificación fiscal (Nacional)
Nro. Identifiación fiscal 2: segundo número de identificación fiscal (provincial)
Tipo NIF: Indica una clasificación del NIF 1 ( CUIT - dni- Pasaporte)
Clase de Impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor. (Inscripto, Exento, Consumidor Final, etc).
-Solapa Datos Generales - Cuenta Bancaria
Esta solapa contiene los datos bancarios de un acreedor, los cuales serán necesarios en caso de realizar pagos con transferencias bancarias.
Pais
Clave Banco
Cuenta Bancaria
-Solapa Datos de Sociedad - Gestión de Cuenta
Cuenta Asociada: determina la cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro solo puede tener una cuenta asociada.
Grupo de Tesoreria: código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
Nro. Cta. Anterior: este campo se utiliza para guardar el código que posea el acreedor en otro sistema.
-Solapa Datos de Sociedad - Pagos
Condición de Pago: la condición de pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento con el acreedor. La condición de pago indica los dias acordados para cancelar una factura.
Verif. Factura Doble: este tilde verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante ( Campo Referencia ) no estén ya ingresados para ese acreedor.
Vias de Pago: la via de pago determina el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos. Ejemplos de las vias de pago son Cheque, efvo, transferencia. Estos datos también son propuestos y puede ser modificados posteriormente en cada docuemento.
Banco Propio: determina con qué banco de la sociedad se le pagará al acreedor. Es un dato de propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posteriormente.
3- Datos Maestros de Deudores
La creación de los datos maestros de deudores es similar a la de acreedores. Comenzaresmo la operación con la pantalla de inciio que nos solicita los mismos datos, un Grupo de Cuentas, el código de deudor y la sociedad. Si bien los grupos de cuentas son diferentes de los grupos de cuentas de acreedores la funcionalidad es la misma.
Transacción FD01
Finanzas>Gestión Financiera>Deudores>Dato Maestro>Crear
-Solapa Datos Generales - Dirección
Los datos a completar son muy similares de los que ya hemos visto en los datos maestros de acreedores. En esta transacción cada vista se encuentra en distintas solapas.
-Solapa Datos Generales -Datos de Control
Los campos más importantes que se ingresan en esta solapa, son los datos fiscales del deudor y si éste deudor también es acreedor, se ingresa el número de acreedor para generar el vinculo entre ambos.
-Solapa datos Generales - Datos Bancarios.
La ultima solapa correspondiente a la vista de datos generales corresponde a las cuentas bancarias del deudor. Los datos aquí almacenados servirán para realizar pagos en caso de ser necesario.
*Pagador alternativo: tanto en acreedores como en deudores tenemos la opción de utilizar un pagador alternativo. En este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizará cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto de aquel con quien se contrajo la deuda.
DATOS DE SOCIEDAD
Para acceder a los datos de socidad deberemos presionar el icono Datos de Sociedad. En esta vista se habilitarán las siguientes solapas:
-Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuenta
El dato más importante de esta solapa es la cuenta asociada en la cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando utilicemos el matchcode para buscar la cuenta solo listarán las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.
-Solapa Datos de Sociedad - Pagos
Los datos correspondientes a pagos son valores de propuesta que se almacenan en el dato maestro y estarán presente en las operaciones que se registren en el deudor. todos estos datos son modificables al momento de generar ingresar un documento.
Finalizada la carga de datos obligatorios grabamos los datos.
INFORMACION ADICIONAL
Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor crados en una sociedad fuente a una sociedad destino.
Desde la pantalla de SAP Easy Acces, acceder a la barra de Menú>sistema>servicios>reporting.
Completar con alguno de los siguientes programas y ejecutar:
RFBIDE10 : para clientes
RFBIKR10: para proveedores.