✒️SAP FI / Contabilizar con modelo Por Maria Martinez Perez

Resumen de la lección aprenderemos a contabilizar con modelo de imputación y con documentos periódicos

Contabilizar con Modelo

La tendremos disponible en cualquier transacción de ingreso de documento lo que nos permitirá es acelerar los pasos para su registro ya que tomara como base un documento ya contabilizado al cual se le pueden modificar los datos que corresponda como la fecha de contabilización.

Tomaremos como ejemplo la transacción F-02 para conocer los pasos para esta actividad a la cual también podemos acceder siguiendo al siguiente acceso

Finanzas-Gestión Financiera-Libro Mayor- Contabilización- Contabilización General.

En la pantalla de ingreso de documento encontraremos un icono denominado contabilizar con Modelo, presionamos y aparece una pantalla que solicita los datos del documento que se utilizará como base para crear un nuevo asiento contable.solicita No. de documento,sociedad ejercicio. Ademas tenemos opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento como:

• Crear asiento inverso: Contabiliza el mismo asiento pero con signos inversos.
• Entrar apuntes de cuentas de mayor cambia la manera de visualizar las posiciones si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilización cuentas de mayor e importes.
• No proponer importes. Se copiaran todos los datos menos lo importes. Los importes se ingresarán en cada posición del asiento.
• Recalcular días y porcentajes. si el asiento que se esta copiando posee posiciones de deudores o acreedores esta opción permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
• Visualizar posiciones copiadas. Hace que las posiciones se visualicen una por una se usa cuando se quieren modificar los valores, si no se tilda muestra un resumen de las posiciones.
• Copiar textos.Copia los textos largos que posee el documento que se esta copiando.
• Calcular importes de moneda local de nuevo. si el documento es moneda extranjera se volverá a calcular la conversión en moneda local en base a la nueva fecha del documento.

Una vez que se completen los datos básicos Documento,Sociedad y ejercicio y alguna de las opciones mencionadas, se presiona la tecla enter para pasar a la siguiente pantalla el sistema muestra el asiento con todos los datos del documento que se utiliza como modelos habilitando los campos que pueden ser modificados.Volvemos a dar enter las pantallas que se presenten dependerán de las opciones que se hayan marcado en el inicio de la transacción.

Sino se marco la opción No proponer importes o visualizar posiciones veremos un resumen de las posiciones no obstante se podrán modificar los datos de las posiciones haciendo doble clic sobre la posiciones que deseamos modificar.Una vez realizados todos los cambios se graba la operación y se genera un nuevo documento..

En el sistema no hay evidencia de que este nuevo documento fue generado de una copia de otro documento.

2.- Modelos de Imputación

Se pueden usar Modelos de imputación que se pueden utilizar al momento de crear un documento contable.SAP los a creado para agilizar y facilitar el ingreso de documentos.

Para crearlo seguimos la siguiente ruta Finanzas-Gestión Financiera-Libro Mayor- Contabilización-Documento de Referencia- Modelo de imputación. o la ruta FKMT.

Datos de Cabecera crear presionando la hoja en blanco. En este paso le daremos un nombre al modelo le definiremos la moneda y el plan de cuentas.

Después accedemos a los datos de la posición con el icono de la lupa..

En este paso debemos de ingresar todos los datos de posición del asiento que estamos creando: Claves de contabilización(Debe/Haber),cuentas de mayor, centro de costos, Divisiones e importes.

Finalizada la carga de datos procedemos a guardarlos.

2.2. Utilización de modelos de imputación..Cuando creamos el modelo de imputación no especificamos, fecha, clase de documento, sociedad. estos datos deberán de ingresarse al momento de crear cada documento.

Con el matchcode podremos buscar todos los modelos de imputación disponibles.

Luego de seleccionar el modelos deseado veremos en al pantalla el detalle de las imputaciones que contiene el modelo y haremos la modificaciones necesarias y grabamos.

La diferencia entre las alternativas de contabilizar con modelos se basa en la periodicidad con la que se realicen los asientos contables.

Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede utilizar la opción Contabilizar con Modelo, si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal diaria , resultara más útil crear Modelos de imputación.

3.- Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples.

Las transacciones Contabilizar con modelo y Modelo de imputación también los tenemos en transacciones Enjoy.

Transacción FB50 para registrar documentos en cuentas de mayor..

Contabilizar con Modelo. En las transacciones Enjoy se podrá elegir un documento para copiarlo y crear otro igual o tomarlo como base y hacerle los cambios necesarios.

Se puede acceder a esta opción desde el menú-Pasar-Contabilizar con modelo- o presionar las teclas SHIFT F9.

El sistema nos llevara a la pantalla de selección de documento donde solicita el no. de documento base nos pide sociedad y ejercicio. El procedimiento es el mismo que en la transacción clásica F-02

Modelo de imputación

Los modelos de imputación en ala transacción Enjoy se crean y se utilizan desde la misma transacción FB50. Para poder crear un modelo de imputación deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios , inclusive fecha y antes de grabar el documento se accede al Menú -Tratar-Modelos de Imputación .Grabar modelo de imputación o presionando las teclas Control F5

Se abrirá un ventana emergente en cual se colocará el nombre del Modelos de imputación que estamos creando.También podemos usar el matchcode para buscar algún modelo ya creado y reemplazarlo por el que se esta creando. Sí al ingresar la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación debemos acceder al menú- tratar-Modelos de imputación-Seleccionar modelos de imputación o presionando las teclas Control F7.

Se abre la ventana que nos permitirá seleccionar el modelo que buscamos.

También podremos acceder presionando el icono de la barra de herramientas Modelos de Trabajo el cual habilitara sobre el lado izquierdo de la pantalla la lista de los modelos de imputación.

Con doble clic en el Modelos de imputación se copiarán en la pantalla de la transacción FB50 todas las posiciones y datos que contiene el modelo seleccionado.

Antes de seleccionar un modelo e imputación se deberá ingresar los datos de cabecera como fechas y clase de documento.

4.- Documento Periódico

El documento periódico es una alternativa para contabilizar rápida y masivamente una cantidad de asientos modelo. Es muy útil cuando debemos registrar documentos que solo se modifican la fecha de contabilización.

Se pueden crear los documentos que sean necesarios y luego se ejecuta la contabilización por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes.

Esta alternativa consta de dos pasos.

Crear Documentos periódicos con la transacción FBD1 o siguiendo la ruta Finanzas-Gestión financiera-Libro Mayor- Contabilización- Documento de Referencia- Documento Periódico.

La creación de documento periódico consta de tres partes:

Planes de ejecución. Aquí se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará.

Datos de Cabecera. Se ingresará Clase de documento, Moneda y textos.

Datos de posición Clave de Contabilización, cuenta, importe, centro de costos si es necesario, sino no se anota no se genera el documento.

Con el icono de la (montaña)resumen veremos todas la posiciones ingresadas se deberá grabar el documento periódico.

Todos los documentos periódicos se pueden modificar en cualquiera de sus datos.con la transacción FBD2 o siguiendo la ruta Finanzas-Gestión financiera-Libro Mayor-Documento de Referencia- Documento periódico

La primera pantalla nos solicitará el documento que queremos modificar , lo seleccionamos, ingresamos a a siguiente pantalla que contiene el resumen de posiciones .y podemos modifcar.

Después en el menú seleccionar pasar a datos periódicos podremos ver los datos de intervalos de jecución y los podemos modificar.

En esta pantalla podemos marcar el indicador de borrado para poder borrar el documento periódico si no se marca no se podrá borrar.

Para detener que un documento periódico se siga contabilizando se puede borrar con al transacción F56 o siguiendo la ruta Finanzas-Gestión Financiera-Libro Mayor-Documento de Referencia.Documento periódico-Borrar.

La pantalla de selección de borrado permite borrar un documento o un rango de documentos, se puede correr en modo Test para verificar los documentos que se borrarán Para que un documento pueda ser borrado debe de tener la tilde de indicador de borrado.

Ejecutar el proceso de contabilización.

Una de las tareas de cierre será la ejecución de documentos periódicos, lo que generará documentos contabilizados masivamente que afectan el Libro mayor. En su ejecución el sistema seleccionara todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación.

Transacción F-14 o Finanzas-Gestión Financiera-Libro Mayor-Operaciones periódicas- Contabilizaciones periódicas-Ejecutar.