✒️SAP FI / Contabilizar con modelo Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Contabilizar con modelo (lección 4°)

- Opción disponible en cualquier transacción de ingreso de documento con el fin de acelerar la contabilización.

- Toma como base un documento ya contabilizado donde se podrán modificar los datos que correspondan.

1. DOCUMENTO MODELO

1.1 CREACIÓN DE DOCUMENTO "CON MODELO" A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN CLÁSICA

a) Se accede a la transacción colocando F-02 en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Contabilización general.

b) En la pantalla de ingreso de documentos se presiona el ícono "Contabilizar con Modelo" donde aparecerá una pantalla para ingresar los datos del documento modelo.

° Los datos básicos con ~~ número de documento, sociedad y ejercicio.

Otras opciones adicionales para crear el nuevo documento son:

° Crear asiento inverso ~~ contabilizar con signos contrarios. Lo que está en el Debe al Haber y viceversa.

° Entrar apuntes de cta.mayor ~~ cómo visualizar las posiciones. "TILDADO" = grilla con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes, "NO TILDADO" = resumen de las posiciones.

° No proponer importes ~~ no se copian los importes para luego ingresar los importes para cada posición. Si no se ingresa el importe en alguna posición, no se registrará esa posición.

° Recalcular días y porcentajes ~~ para posiciones de "deudores" o "acreedores" recalcula los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.

° Visualizar posiciones ~~ se visualiza las posiciones copiadas "una por una" de forma a modificar los valores propuestos. Si no se marca, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y sólo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.

° Copiar textos ~~ copia los textos largos del documento modelo.

° Transferir área de funciones ~~

° Calcular importes moneda local de nuevo ~~ calcula nuevamente la conversión en moneda local para monedas extranjeras. Al modificar la fecha en el nuevo documento se calcula el importe local en base a ésta.

c) Se presiona ENTER para pasar a la siguiente pantalla donde se visualiza el asiento con los datos del documento modelo y habilita los campos que pueden ser modificados. Los únicos que no se pueden modificar son la Sociedad y la Moneda.

d) Se presiona ENTER y se continua con la copia del documento, las pantallas que se presenten dependerán de las opciones seleccionadas en el inicio de la transacción. Por ejemplo,

- Si se seleccionó "No proponer importes" o "Visualizar posiciones" = El sistema irá recorriendo cada una de las posiciones para modificar los datos respectivos.

- Si no se seleccionó ninguna opción en la pantalla inicial = se mostrará el resumen de las posiciones pero igualmente haciendo doble clic en cada posición se podrá modificar sus datos.

e) Grabar la operación para generar un nuevo documento.

"En el sistema no queda registro de que el nuevo asiento generado fue creado con copia de otro documento"

UTILIZACIÓN

Es necesario conocer el número de documento que se utilizará como modelo y para ello habrá que buscarlo previamente. Habitualmente se utiliza cuando se contabilizó un asiento con muchas líneas y bastante detalle pero solamente hay una o dos líneas ingresadas de manera errónea (por ej, importes o centros de costos); en ese caso se anula el documento erróneo y para volver a contabilizar se toma como modelo dicho asiento y se corrige los datos mal ingresados.

1.2 CREACIÓN DE DOCUMENTO "CON MODELO" A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN ENJOY O SIMPLE

- La creación de documentos con modelo también se encuentra disponible en las transacciones enjoy o simples.

a) Se accede a la transacción FB50 en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Registrar documentos en cuenta de mayor.

b) Se accede a la opción del menú Pasar a/Contabilizar con Modelo (Shift+F9).

c) Se visualiza la misma pantalla mencionada en el punto 1 para seleccionar el modelo y a partir de allí el procedimiento es el mismo.

2. CREACIÓN DE "MODELOS DE IMPUTACIÓN"

- Estos modelos sirven para crear un asiento contable de manera fácil y ágil.

- Se utilizan habitualmente en asientos repetitivos que suelen llevar las mismas cuentas de mayor pero que solo varían los importes. Ejemplo: previsiones, liquidaciones impositivas.

- En los modelos de imputación sólo pueden ingresarse datos de posición. Los datos de cabecera (fechas, clase de documentos, sociedad, etc.) siempre se ingresan al inicio de cada transacción de creación del documento contable.

- Los modelos de imputación que se utilizan en la F-02 y en la FB50 son independientes. Si se crea el modelo con la transacción FMKT solo se puede utilizar en la F-02, en cambio si se crea en la FB50, en el área de Modelos de Trabajo se lo visualiza pero no en la transacción F-02.

2.1 CREACIÓN DE MODELOS DE IMPUTACIÓN A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN FKMT

a) Se accede a la transacción "FKMT" a través de la barra de comando o en el menú de usuario a través de la ruta Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Documento de Referencia/Modelo de Imputación.

b) Se presiona el ícono Hoja en blanco (Crear) y se definen los datos de cabecera: nombre del modelo, moneda y plan de cuentas.

c) Se presiona el ícono Lupa y se definen los datos de posición: claves de contabilización (Debe/Haber), cuentas de mayor, centro de costos, divisiones e importes.

d) Se guarda el documento.

2.2 CREACIÓN DE MODELOS DE IMPUTACIÓN A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN ENJOY O SIMPLE (FB50)

a) Se accede a la transacción FB50 en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Registrar documentos en cuenta de mayor.

b) Se ingresa los datos del documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas. Esta es la principal diferencia de crear un modelo con respecto a la transacción FKMT.

c) ANTES DE GRABAR el documento se accede a Menú/Tratar/Modelos de Imputación/Grabar modelo de imputación o presionando CTRL+F5.

d) Se visualiza una ventana emergente donde se ingresa el nombre del modelo de imputación a ser creado. Para reemplazar un modelo ya existente, simplemente se busca en el matchcode el modelo ya creado.

3. UTILIZACIÓN DE "MODELOS DE IMPUTACIÓN"

3.1 UTILIZACIÓN A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN CLÁSICA (F-02)

a) Estando en la transacción de ingreso de documentos "F-02" se presiona el ícono Modelo de Imputación y a través del Matchcode se selecciona el necesario.

b) Luego de seleccionar el modelo deseado se visualiza la pantalla de detalle de imputaciones que contiene el modelo y se completan los datos no incluidos en el modelo: fechas, clase de documento, sociedad, etc. La transacción permite también agregar cuentas, modificar importes, centros de costos, etc.

c) Se graba el documento.

NOTA: la diferencia de utilizar una de las opciones de contabilizar con modelos se basa en la periodicidad con la que se realizan los asientos contables:

- Contabilizar con Modelo --) eventualmente.

- Modelo de imputación --) diario, quincenal, mensual.

3.2 UTILIZACIÓN A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN ENJOY O SIMPLE (FB50)

~~ Opción 1

a) Se accede a la transacción FB50 en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Registrar documentos en cuenta de mayor.

b) Se accede al Menú/Tratar/Modelos de Imputación/Seleccionar modelo de imputación o presionando CTRL+F7.

c) Se selecciona el modelo que se busca a través del matchcode.

~~ Opción 2

a) Se debe ingresar los datos de cabecera (fechas y clase de documento) en el nuevo documento contable. Si la clase de documento no estuviera disponible en la transacción FB50 se debe parametrizar: para ello se debe ir al menú Opciones/Opciones tratamiento y en la ventana emergente (abajo sobre la derecha) ir hasta el campo "Clase de documento: Opción" para seleccionar de la lista la opción 2 "Clase de documento lista para entrada", se graba y con el ícono de flecha verde se vuelve hacia atrás.

b) Se presiona en el ícono Modelos trabajo en o SHIFT+F1.

c) Se selecciona el modelo que se busca (lado izquierdo de la pantalla) y se hace doble clic para copiar en la pantalla de la transacción FB50 todas las posiciones y datos del modelo.

4. DOCUMENTO PERIÓDICO

- Contabiliza de manera rápida y "masiva" una cantidad de asientos modelos.

- Útil para registrar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización. Ejemplo: devengamientos y contratos.

4.1 CREACIÓN DE DOCUMENTOS PERIÓDICOS (TRANSACCIÓN FBD1)

a) Se accede a la transacción "FBD1" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Documentos de Referencia/Documento Periódico.

b) Se completan los datos de las tres partes que consta:

° Planes de ejecución ~~ se completan los datos referentes a los intervalos de ejecución: fecha primera ejecución, fecha última ejecución, intervalo en meses, días de ejecución.

° Datos de cabecera ~~ se completa clase de documento, moneda y textos. No se guardan fechas de contabilización ni de documento ya que se generan al momento de cada ejecución.

° Datos de posición ~~ se completa clave de contabilización, cuenta, importe, centro de costo (si correspondiere). Si se requiere el centro y no se completa, el documento no se generará.

c) Se presiona el icono Resumen (montañita y sol) para visualizar todas las posiciones ingresadas.

d) Se graba el documento periódico.

4.2 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PERIÓDICOS (TRANSACCIÓN FBD2)

- Se puede modificar cualquiera de sus datos, esto a diferencia de los documentos reales que pueden sufrir mínimas modificaciones.

a) Se accede a la transacción "FBD2" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Documento de Referencia/Documento Periódico/Modificar.

b) Ingresar el número de documento periódico a modificar, al presionar ENTER se ingresa a la pantalla con el resumen de posiciones del documento.

c) Se visualiza los datos de intérvalo de ejecución accediendo al menú Pasar a/Datos periódicos (F7).

d) Se graban las modificaciones realizadas.

4.3 VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PERIÓDICOS (TRANSACCIÓN FBD3)

4.3 BORRAR DOCUMENTOS PERIÓDICOS (TRANSACCIÓN F.56)

- Los documentos se pueden borrar para que no sigan contabilizándose en las sucesivas ejecuciones.

- Para proceder a la eliminación del documento, primeramente con la transacción "FBD2" se debe modificar el documento tildando la opción "Indicador de Borrado".

a) Se accede a la transacción "F.56" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Documentos de Referencia/Documento Periódico/Borrar.

b) Se selecciona el/los número/s documento/s o un rango de documentos que se desea borrar.

c) Se corre primeramente en modo "Ejecución de test" a fin de verificar los documentos que se borrarán.

d) Una vez verificado, se quita el tilde de "Ejecución de test" y se procede al borrado.

5. EJECUTAR EL PROCESO DE CONTABILIZACIÓN (TRANSACCIÓN F.14)

- Es una tarea de cierre donde se ejecutan todos los documentos periódicos generándose documentos reales contabilizados masivamente en el Libro Mayor.

- El sistema selecciona los documentos que están dentro del intervalo de liquidación.

a) Se accede a la transacción "F.14" en la barra de comando o a través del menú de usuario Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Operaciones Periódicas/Contabilizaciones Periódicas/Ejecutar.

b) Completar los datos solicitados en la pantalla de la transacción (por ejemplo intervalo de liquidación).

c) Ejecutar la transacción. En este caso se crea un juego de datos, este juego de datos contiene los datos necesarios para crear los documentos contables.

d) Se accede a la transacción "SM35" para procesar el juego de datos. Para ello se selecciona y se presiona el botón Ejecutar y al finalizar se habrán contabilizado los documentos en el libro mayor (hay tres formas de procesarlo: invisible, solo visualizar errores y visible).

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Pedro Caro Roman

Favorito:

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