✒️SAP FI / Contabilizar con modelo Por María Isabel Baña Espasandín

UNIDAD 2 - TEMA 4 - CONTABILIZAR CON MODELO

1. CONTABILIZAR CON MODELO

Esta opción está disponible en cualquier transacción de ingreso de documento, permitiendo así contabilizar más rápido, al tomar como base un documento ya contabilizado al que se le modificarán los datos correspondientes (por ej. fechas de contabilización).

Acceder al menú SAP:

Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Contabilización - Contabilización general

o introduciendo la transacción correspondente.

Por ej. F-02:

En la pantalla elegiremos "Contabilizar con modelo" y accedemos a una pantalla que solicita los datos del documento que se utilizará como base para crear el nuevo asiento contable.

Además de los datos básicos del documento que utilizaremos como modelo, están disponibles opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento:

• Crear asiento inverso: se contabiliza el mismo asiento pero con signos contrarios.
• Entrar apuntes de cuentas de mayor: cambia la manera de visualizar las posiciones. Marcado, se verá una grilla con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes. Si no se marca, se verá un resumen de las posiciones.
• No proponer importes: Los importes no son copiados, y deberán ser ingresados para cada posición del asiento. El resto de datos se copiarán. Y no se registrará la posición para la cual no se ingrese el importe.
• Recalcular días y porcentajes: permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento, si en el asiento que se está copiando hay posiciones de deudores o acreedores.
• Visualizar posiciones copiadas: permite que se visualicen todas las posiciones copiadas una a una.
• Copiar textos: copia los textos largos.
• Calcular importes en moneda local de nuevo: si el documento es en moneda extranjera, se calculará de nuevo la conversión en moneda local. Y si se modifica la fecha en el nuevo documento, el importe en moneda local se calculará en base a ésta nueva fecha.

Completados los datos básicos de Documento/Sociedad/Ejercicio, y las opciones anteriores necesarias, se pulsa enter accediendo a la siguiente pantalla donde el sistema mostrará el asiento con todos los datos del documento modelo habilitando los campos que pueden ser modificados.

Una vez realizados todos los cambios, se graba la operación y se habrá generado un nuevo documento en el sistema, no quedando registro de que éste haya sido copia de otro documento.

Para contabilizar con modelo, hay que conocer el número de documento que se va a utilizar como modelo. Habitualmente se utiliza cuando se ha contabilizado un asiento con muchas lineas y detalle pero en el que hay uno o dos datos mal contabilizados (por ej. importes o centros de coste incorrectos). La solución pasa por anular el documento erróneo, tomando éste documento como base para volver a contabilizarlo corrigiendo los datos mal ingresados. Con lo que supone un ahorro de tiempo importante.

2. MODELOS DE IMPUTACIÓN.

Se pueden crear modelos de imputación que también son utilizados para crear un asiento contable, agilizando y facilitando el ingreso de documentos.

Pasos a seguir para crear modelos de imputación:

a) Crear el modelo: transacción FKMT

Ruta: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Documento de referencia - Modelo de imputación

Datos de cabecera - crear presionando el icono hoja en blanco) : dar nombre al modelo, definir moneda y plan de cuentas

Datos de posición - acceso con el icono lupa: en este paso se ingresan todos los datos de posición del asiento que se está creando, claves de contabilización (Debe/Haber), Cuentas de Mayor, Centros de Costos, Divisiones e importes. Se guarda el documento.

b) Utilización de los modelos de imputación.

Presionando sobre el icono Modelo de Imputación, se visualiza la lista disponible de Modelos de Imputación.

Al crear el modelo en el paso anterior, no se han especificado fechas, clase de documento ni sociedad. Como no están en el modelo, deberán ingresarse en el momento de crear cada documento.

Con el matchcode se pueden buscar todos los modelos de imputación disponibles.

Una vez seleccionado el modelo, se pueden ver las imputaciones que contiene. La transacción nos permite realizar las modificaciones necesarias: agregar cuentas, modificar importes, centros de costos, etc..

Finalmente, se graba el documento.

Elegir entre Contabilizar con Modelo o crear Modelos de imputación depende de la periodicidad con la que se realicen los asientos contables: si hay que repetir un asiento eventualmente, se elegirá la opción de contabilizar con modelo, pero si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria, es más útil crear modelos de imputación.

3. MODELOS DE TRABAJO EN TRANSACCIONES ENJOY O SIMPLES.

Las operaciones anteriores también están disponibles en las transacciones ejoy o simples.

Posibilidades:

a) Transacción FB50

Ruta: Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Contabilización - Registrar documentos en cuentas de mayor.

b) Contabilizar con modelo: eligiendo un documento para copiarlo y crear otro igual, o tomarlo como base y realizar los cambios necesarios.

Acceso a esta opción: Menú - Pasar - Contabilizar con Modelo o presionando las teclas shift F9.

El sistema nos lleva a la misma pantalla de selección de documentos vista en el punto 1. El procedimiento es el mismo.

c) Modelos de imputación. En las transacciones enjoy se crean y utilizan igual desde la misma transacción FB50.

A diferencia de la transacción FKMT, para poder crear un modelo de imputación, se debe ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive las fechas, y antes de grabar el documento, se accede al Menú - Tratar - Modelos de imputación - Grabar modelo o imputación o presionando las teclas control F5.

Se abre una ventana emergente en la que se coloca el nombre del Modelo de Imputación que se está creando. También se puede usar el matchcode para buscar algún modelo ya creado. En este caso se estará reemplazando el modelo ya existente por el que se está creando.

Si al ingresar a la transacción, se desea seleccionar un modelo de imputación, se accede: Menú - Tratar - Modelos de Imputación - Seleccionar modelo de imputación (control F7). Se bre una ventana emergente y se selecciona el modelo.

También se accede a los modelos de imputación a través del icono "Modelo de trabajo en" situado en la barra de herramientas.

Con un doble clic sobre el modelo seleccionado, se copiarán en la pantalla de la transacción FB50 todas las posiciones y datos que contiene.

Nota: Antes de seleccionar un modelo de imputación, se deben ingresar los datos de cabecera como fechas y clase de documento.

Los modelos de imputación se utilizan habitualmente en asientos repetitivos que suelen llevar las mismas cuentas de mayor pero que sólo varian los importes, por ej. las provisiones o las liquidaciones impositivas.

En los modelos de imputación solo pueden ingresarse los datos de posición, los datos de cabecera como fechas, clases de documentos o sociedad deben ingresarse al principio de cada transacción.

4. DOCUMENTO PERIÓDICO.

Es una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos contables. Es útil para registrar documentos a lo largo de un tiempo modificando sólo las fechas de contabilización (como los devengos y los contratos).

Se puede crear todos los documentos necesarios y luego se ejecuta la contabilización mediante un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes.

Esta alternativa consta de dos pasos:

a) Crear documentos periódicos. Transacción FBD1

Ruta: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Doc. de referencia - Doc. Periódico.

La creación del documento periódico consta de tres partes:

• Planes de ejecución: en esta parte, se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución, como la primera y última fecha de ejecución, el intervalo en meses y el día del mes en el cual se contabiliza.
• Datos de cabecera: clase de documento, moneda y textos.
• Datos de posición: todos los datos necesarios para contabilizar un documento, tales como clave de contabilización, cuenta e importe. Si la cuenta necesita una imputación adicional como Centro de coste, debe ingresarse, sino el documento no se generará.

No se guardarán fechas de contabilización, ni de documento, ya que las mismas se generan en cada ejecución.

Pantalla: Entrar contab. periódica: datos cabecera.

Pantalla: Entrar contab. periódica corregir posición de cta. mayor

Con el icono resumen se pueden ver todas las posiciones ingresadas, para finalmente grabar el documento periódico.

- Modificar documentos periódicos. Transacción FBD2

En los documentos periódicos se pueden modificar cualquiera de sus datos. Por contra, los documentos reales pueden sufrir mínimas modificaciones.

Ruta: Finanzas - Gestión financiera - Libro mayor - Documento - Documentos de referencia - Documento periódico

La primera pantalla solicita el documento que queremos modificar. Seleccionado éste, la siguiente pantalla contiene el resumen de posiciones del documento periódico.

Podemos ver los datos de intervalos de ejecución accediendo a Menú - Pasar a - Datos periódicos.

Marcando el Indicador de borrado, se borra el documento periódico en la transacción de borrado.

- Borrar documentos periódicos. Transacción F.56

Los documentos periódicos pueden borrarse para que no sigan contabilizándose en las sucesivas ejecuciones.

La pantalla de selección para borrado de documento periódicos permite seleccionar los documentos o rango de documentos. Se puede correr primero en Modo Test a fin de verificar los documentos que se borrarán. Para que un documento pueda borrarse debe tener el tilde de indicador de borrado en la cabecera del documento.

b) Ejecutar el proceso de contabilización. Transacción F.14

Una de las tareas de cierre será la ejecución de los documentos periódicos. Proceso que genera documentos reales contabilizados masivamente en el Libro Mayor.

Para la ejecución, el sistema seleccionará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación.

Ruta: Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Operaciones periódicas - Contabilizaciones periódicas - Ejecutar

Pantalla: Crear docs. contables a partir de docs. periódicos