LECCIÓN 4. CONTABILIZAR CON MODELO.
1. Contabilizar con Modelo, dentro de cualquier transacción de ingresos de documentos encontramos disponible esta opción, en ésta se toma como base un documento ya contabilizado y se hacen las modificaciones correspondientes.
Dentro de las transacciones de ingreso de documentos aparece un botón contabilizar con modelo, al presionar dicho botón el sistema solicita los datos del documento modelo, Número de documento, sociedad, ejercicio una vez digitados estos datos básicos el sistema muestra una serie de opciones adicionales para generar el nuevo documento:
- Crear asiento inverso, esta opción permite generar un nuevo documento con signos contrarios al documento modelo.
- Entrar apuntes de cuenta de mayor cambia manera de visualizar posiciones, sino se marca esta opción se ve un resumen de las posiciones. Si se marca el sistema despliega una grilla con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importe.
- No proponer importes -> al marcar esta opción se copia toda la información menos los importes, luego para cada posición se debe ingresar el importe, sino se digita el sistema no grabará dicha posición.
- Recalcular días y porcentajes si el asiento que se está copiando contiene posiciones de deudor o acreedor, esta opción permite recalcular los días de vencimiento con base a las fechas del nuevo documento.
- Visualizar posiciones permite que las posiciones copiadas sean visualizadas una por una, se emplea cuando se requiere modificar los valores propuestos, cuando no se marca se copian todas las posiciones sin ser visualizadas, sólo se visualiza resumen de dichas posiciones.
- Copiar textos-> copia textos largos del documento que se utiliza como modelo.
- Calcular importes en moneda local de nuevo si el documento es en moneda extranjera se vuelve a calcular el importe con base en la nueva fecha.
Una vez completada los datos básicos y algunas de las opciones mencionadas se digita <ENTER> para pasar a la pantalla siguiente, el sistema despliega la información del documento empleado como modelo y habilita los campos que se pueden modificar. NO se pueden modificar la sociedad y moneda, una vez digitada la información se graba y el sistema genera un nuevo documento.
Cuando se hace un documento con la opción de contabilizar con modelo NO queda registro en el sistema de que el documento se generó como copia de otro.
2. Modelos de Imputación para hacer un modelo de imputación se deben seguir los siguientes pasos:
a. Crear modelo
Ruta Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Documento Referencia/Modelos Imputación/FKMT
En modelo de imputación se digita el nombre y luego se presiona el icono de la hoja en blanco, se da nombre al modelo se digita la moneda y el plan de cuentas yluego se definen los datos de posición utilizando el icono de la lupa, en esta parte se digitan claves de contabilización, cuentas de mayor, CeCo, divisiones e importe, luego se graba.
b. Utilización del modelo de imputación una vez se selecciona el modelo, se muestra en la pantalla el detalle de las imputaciones que contiene el modelo, se pueden agregar cuentas, modificar importes, etc. una vez efectuados todos los cambios se graba.
Los modelos de imputación son utilizados en asientos repetitivos que llevan las mismas cuentas de mayor y que varían los importes. En estos modelos sólo pueden ingresarse datos de posición. Los datos de cabecera siempre deben ser digitados al comienzo de cada transacción(sociedad, clase de documento y moneda).
La opción contabilizar con modelo se emplea cuando son asientos eventuales, cuando son registros periódicos es decir, diario, quincenales, mensuales es mejor emplear modelos de imputación.
3. Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples
En estas se pueden emplear transacciones con modelo, por ejemplo en FB50 para contabilizar con modelo desde la transacción se va por menú/pasar a/contabilizar con modelo (SHIFT F9) y el sistema despliega pantalla para digitar sociedad, ejercicio y el procedimiento es similar al punto 1.
Modelos de imputación en las transacciones enjoy para este caso se ingresa a la transacción y se deben digitar todos los datos obligatorios y antes de grabar se ingresa menú/tratar/modelos de imputación/grabar modelo de imputación (<CTRL-F5> se despliega ventana para ingresar modelo de imputación que se está creando, o se puede buscar en el matchcode uno existente para reemplazarlo. También estando en la transacción se puede ingresar desde el botón modelos de trabajo.
4. Documento Periódico por acá se pueden contabilizar de forma rápida una cantidad masiva de documentos modelo.
a. Crear documentos periódicos
Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Contabilización/Documentos Referencia/Dato Periódico FBD1 consta de tres partes:
- Planes de ejecución -> datos referentes a intervalos de ejecución, primera y última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabiliza.
- Datos de cabecera no se ingresa fecha de contabilización ni de documento, ya que estas se ingresan en cada ejecución, se deben ingresar la moneda, clase de documento y textos.
- Datos de posición claves de contabilización, cuentas, importes si la cuenta necesita datos como CeCo también se deberá ingresar porque sino el documento no se genera.
Con el icono resumen (montañita) se pueden visualizar todas las posiciones y por último se graba.
A todos los documentos periódicos es posible hacerles modificaciones a cualquiera de los datos:
Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Documento Referencia/Documento Periódico/ FBD2 solicita documento a modificar una vez seleccionado se ve resumen del docto, atmbi{en se pueden ver los intervalos de ejecución Menú/pasar a/datos periódicos
Borrar Documentos Periódicos
Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento de Referencia/Documento Periódico F.56
Permite seleccionar documento rango de documentos primero se puedes ejecutar en modo test para validar documentos a borrar.
Ejecutar Proceso de contabilización esta es una de las tareas de cierre
Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Operaciones Periódicas/Contabilizaciones Periódicas/F.14 Ejecutar