1. Contabilizar con Modelo
La opción contabilizar con modelo se encuentra disponible en cualquier transacción de ingreso de documento.
La transacción F-02, es una de las transacciones que podemos utilizar como ejemplo.
Ó podemos ingresar a través del árbol así:
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Contabilización
|-> Contabilización General
En la pantalla de ingreso de documentos, se encuentra un ícono denominado "Contabilizar con Modelo", presionándolo se accede a una nueva pantalla que solicita los datos del documento que se utilizará como base para crear el nuevo asiento contable.
Además de los datos básicos del documento que se utilizará como modelo, existen opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento:
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Crear asiento inverso: esta opción contabilizará el mismo asiento pero con signos contrarios.
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Entrar apuntes de cuentas de mayor: esta opción cambia la manera de visualizar de las posiciones. Si no marcamos este tilde veremos un resumen de las posiciones, si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes.
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No proponer importes: se copiarán todos los datos excepto los importes. Luego, los importes se deberán ingresar para cada posición del asiento. (Si no se ingresa el importe en alguna posición, no se registrará esa posición).
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Recalcular días y porcentajes: si el asiento que se esta copiando posee posiciones de deudores o acreedores, esta opción permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
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Visualizar posiciones copiadas: este indicador hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una. Este procedimiento se utiliza cuando se desea modificar los valores propuestos. Si no se marca el tilde, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.
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Copiar Textos: copia los textos largos que posee el documento que se está copiando.
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Calcular importes en moneda local de nuevo: si el documento es en moneda extranjera, se volverá a calcular la conversión en moneda local nuevamente. Si la fecha de documento se modifica en el nuevo documento, se calculará el importe en moneda local en base a ésta nueva fecha.
Una vez que se completen los datos básicos, Documento / Sociedad / Ejercicio, y si fuera necesario, algunas de las opciones mencionadas anteriormente, deberemos presionar la tecla Enter para pasar a la siguiente pantalla, el sistema mostrará el asiento con todos los datos del documento que se utiliza como modelo habilitando los campos que pueden ser modificados.
Una vez realizados todos los cambios, deberemos grabar la operación y se habrá generado en el sistema un nuevo documento. Es importante anotar que en el sistema no queda registro de que el nuevo documento fue creado con modelo.
2. Modelos de imputación
Se pueden crear Modelos de Imputación los cuales también pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable. Esta es una de las herramientas que proporciona SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos. Para acceder a crear modelos de imputación deberemos seguir los siguientes pasos:
2.1 Crear el modelo
Transacción FKMT
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Contabilización
|-> Documento de Referencia
|-> Modelo de Imputación
Posteriormente:
Datos de cabecera, Crear presionando el icono Hoja en blanco.
Datos de Posición, Acceder con el ícono Lupa
Finalizada la carga de documentos se procede a guardar el documento
2.2 Utilización de los Modelos de Imputación
Para el ejemplo, utilizamos la Transacción Clásica F-02
= > Hacer click en Mod. Imput
=> Se despliega una lista con los modelos de imputación disponibles
=> Si es necesario, es posible realizar las modificaciones que sean necesarias
=> Finalmente, se graba el documento
3. Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples
Transacción FB50
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Contabilización
|-> Registrar documentos en cuentas de mayor
Contabilizar con modelo
Se podrá acceder a esta opción desde el Menú Pasar Contabilizar con Modelo o presionando las teclas Shift F9
El sistema nos llevará a la misma pantalla de selección de documentos que se presentó en el punto 1. A partir de allí el procedimiento es el mismo.
Modelos de imputación
Para poder crear un modelo de imputación deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas y antes de grabar el documento se accede al Menú Tratar Modelos de Imputación Grabar modelo de imputación o presionando las teclas Control F5.
Si al ingresar a la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación, debemos acceder al Menú Tratar Modelos de Imputación Seleccionar modelo de imputación o presionando las teclas Control F7.
Nota: Antes de seleccionar un modelo de imputación se deberán ingresar los datos de cabecera como fechas y clase de documento.
4. Documento Periodico
El documento periódico es una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos. Es muy útil cuando debemos registrar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización.
Esta alternativa consta de dos pasos:
Crear los Documentos Periódicos
Transacción FBD1
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Contabilización
|-> Documentos de Referencia
|-> Documento Periódico
La creación del documento periódico consta de tres partes:
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Planes de ejecución: en esta parte se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará.
-
Datos de Cabecera: No se guardarán fechas de contabilización, ni de documento ya que las mismas se generarán en cada ejecución. Como dato de cabecera se ingresarán Clase de Documento, Moneda y textos.
-
Datos de Posición: se deberán ingresar todos los datos necesarios para contabilizar un documento. Clave de Contabilización, Cuenta, importe. Si la cuenta necesitase una imputación adicional como Centro de Costo, también deberá ingresarse sino el documento no se generará.
Modificar Documentos Periódicos
Transacción FBD2
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Documentos de Referencia
|-> Documento Periódico
|-> Documento PeriódicoTransacción FBD2
La primer pantalla nos solicitará el documento que queremos modificar. Una vez seleccionado el documento ingresaremos a la siguiente pantalla que contiene el resumen de posiciones del documento periódico.
Podremos ver los datos de Intervalos de Ejecución accediendo al Menú Pasar a Datos Periódicos.
Si marcamos el Indicador de Borrado podremos borrar el documento periódico en la transacción de borrado.
Borrar Documentos Periódicos
Transacción F.56
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Documentos de Referencia
|-> Documento Periódico
|-> Borrar
La pantalla de selección para borrado de documento periódicos permite seleccionar los documentos o un rango de documentos. Se puede correr primero en Modo Test a fin de verificar los documentos que se borrarán. Para que un documento pueda borrarse debe tener el tilde de Indicador de borrado en la cabecera del documento.
Ejecutar el proceso de contabilización
Una de las tareas de cierre será la ejecución de los documentos periódicos. Este proceso generará documentos reales contabilizados masivamente en el Libro Mayor. Para la ejecución, el sistema seleccionará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación
Transacción F.14
ó
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Operaciones Periódicas
|-> Contabilizaciones Periódicas
|-> Ejecutar