Contabilizar con Modelo (FBR2):
La transacción FBR2 en SAP FI permite contabilizar documentos contables utilizando un modelo basado en un documento ya existente. Esta opción es útil para ahorrar tiempo y minimizar errores en operaciones repetitivas. Aquí se explican los campos y opciones adicionales disponibles en esta transacción:
Funcionalidad Principal:
- FBR2 permite copiar un documento contable existente para crear uno nuevo, haciendo cambios solo en ciertos campos, como fechas, importes o textos. Esto acelera el proceso de contabilización para documentos similares.
Datos Básicos:
- Documento/Sociedad/Ejercicio: Estos son los datos clave que identifican el documento modelo que se va a utilizar para crear uno nuevo.
Opciones Adicionales para Contabilizar:
- Crear asiento inverso: Esta opción contabiliza el mismo documento, pero con los importes en signo contrario (útil para anulaciones).
- Entrar apuntes de cuentas de mayor: Permite visualizar las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes en una grilla detallada. Si no se selecciona, se mostrará un resumen de las posiciones.
- No proponer importes: Copia todos los datos del documento modelo, excepto los importes, los cuales deben ser ingresados manualmente para cada posición.
- Recalcular días y porcentajes: Si el documento tiene cuentas de acreedores o deudores, esta opción recalcula los días de vencimiento en base a la nueva fecha del documento.
- Visualizar posiciones copiadas: Muestra cada posición del documento copiado para que el usuario pueda modificarlas una por una. Si no se selecciona, solo se verá un resumen.
- Copiar textos: Copia los textos largos asociados al documento original, lo cual es útil para mantener detalles de transacciones previas.
- Calcular importes en moneda local de nuevo: Si el documento original es en moneda extranjera, esta opción recalcula los importes en moneda local usando la nueva fecha del documento.
Proceso:
Después de ingresar los datos básicos y seleccionar las opciones deseadas, se presiona Enter para avanzar a la siguiente pantalla, donde se mostrarán las posiciones copiadas del documento. Si es necesario, se podrán modificar los datos de cada posición antes de confirmar el nuevo asiento contable.
Esta transacción es esencial para quienes manejan procesos contables repetitivos, ya que simplifica el trabajo y reduce los posibles errores al reutilizar documentos anteriores como base.
Modelos de Imputación (Transacción FKMT)
Los modelos de imputación son herramientas en SAP que permiten agilizar la creación de asientos contables repetitivos, ayudando a reducir la carga de trabajo manual al reutilizar configuraciones de datos. Se utilizan para predefinir ciertas estructuras de contabilización, como cuentas de mayor, centros de costo, y otros elementos del asiento contable, sin incluir datos variables como fechas o importes.
Cómo funciona:
1. Creación del modelo de imputación:
- Se accede a través de la transacción FKMT.
- En la primera pantalla, se definen los datos de cabecera, como el nombre del modelo, la moneda y el plan de cuentas.
- Luego, se ingresan los datos de posición, especificando las cuentas de mayor, claves de contabilización (Debe/Haber), centros de costo, divisiones, e importes.
2. Utilización:
- Al crear un documento contable en SAP, puedes seleccionar un modelo de imputación usando el matchcode para buscar los modelos disponibles.
- El sistema copia las imputaciones predefinidas, y el usuario puede ajustar datos variables como los importes o agregar nuevas cuentas.
- Una vez realizados los ajustes, el documento se graba.
Ejemplos de uso:
· Si una empresa realiza el mismo asiento contable mensualmente (por ejemplo, una amortización de gastos), se puede crear un modelo de imputación que predefina todas las cuentas y centros de costo relacionados. Solo se necesitaría ajustar los importes y fechas cada mes.
· Para operaciones diarias que siguen un patrón repetitivo, como la contabilización de nóminas, el uso de modelos de imputación facilita el proceso, reduciendo el margen de error y acelerando la entrada de datos.
Diferencias con "Contabilizar con Modelo":
- Mientras que Contabilizar con Modelo (FBR2) se basa en un documento existente para copiar la estructura y modificarla, los Modelos de Imputación están diseñados para facilitar entradas frecuentes o periódicas donde la estructura del asiento contable no cambia mucho, pero los importes y fechas sí.
En resumen, los modelos de imputación son útiles para estandarizar y repetir procesos contables que ocurren de forma periódica o recurrente, reduciendo el tiempo de procesamiento y aumentando la eficiencia.
Documentos Periódicos en SAP
Los documentos periódicos son una herramienta útil cuando necesitas contabilizar repetidamente los mismos asientos, solo modificando fechas de contabilización, como en devengamientos o contratos.
Proceso de creación de documentos periódicos:
1. Creación del documento periódico (Transacción FBD1):
- Planes de ejecución: Define las fechas de ejecución (primera y última fecha), intervalo en meses, y el día de cada mes en que se contabilizará.
- Datos de cabecera: No se guardan fechas de contabilización o documento. Se ingresan la clase de documento, moneda y textos.
- Datos de posición: Se ingresan la clave de contabilización, cuenta, importe, y si es necesario, el centro de costo.
2. Modificar documentos periódicos (Transacción FBD2):
Los documentos periódicos pueden ser modificados en cualquier aspecto. Se selecciona el documento, se revisan los datos de ejecución, y se pueden realizar cambios. También se puede marcar para borrado.
3. Borra documentos periódicos (Transacción F.56):
Los documentos periódicos se pueden eliminar para evitar su ejecución futura. Se selecciona el documento o un rango de documentos, y se ejecuta en "Modo Test" para confirmar los borrados.
4. Ejecutar el proceso de contabilización (Transacción F.14):
Esta transacción genera documentos reales, contabilizados masivamente en el Libro Mayor. Se seleccionan los documentos dentro del intervalo de liquidación para ejecutarlos.
Transacciones
- FBR2: Contabilizar con modelo
- FKMT: Modelos de imputación
- FBD1: Crear documentos periódicos
- FBD2: Modificar documentos periódicos
- F.56: Borrar documentos periódicos
- F.14: Ejecutar proceso de contabilización