4. CONTABILIZAR CON MODELO
1. Contabilizar con modelo: si se tiene que repetir un asiento contable, se puede utilizar la opción "contabilizar con modelo"
Está disponible en cualquier transacción de contabilización, tomando un documento ya contabilizado como modelo para modificar únicamente los datos necesarios para crear un nuevo documento, lo que nos permite agilizar los pasos.
El ícono "contabilizar con modelo" sirve para acceder a la pantalla en donde se ingresaran los datos del documento que se utilizaran como modelo para crear el nuevo documento contable.
Las opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento son:
- Crear asiento inverso:- contabiliza el mismo documento con los signos contrarios.
- Entrar apuntes de cuentas de mayor: si no marcamos veremos un resumen de las posiciones; si la marcamos nos mostrará un cuadro con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes.
- No proponer importes: Se copiarán todos los datos menos los importes.
- Recalcular días y porcentajes: recalcula los días de vencimiento de acuerdo a la fecha del nuevo documento.
- Visualizar posiciones copiadas: Hace que se visualicen las posiciones copiadas una por una, para poder modificarlas..
- Copiar textos: Copia los textos largos que posee el documento modelo.
- Calcular importes en moneda local de nuevo: si el documento es en moneda extranjera, vuelve a calcular en moneda local.
El sistema mostrará el asiento modelo con los campos que pueden modificarse habilitados, las pantallas que se presenten dependerán de las opciones que se seleccionaron al inicio, si no se ha seleccionado al principio ninguna de las opciones pasará directamente a la pantalla resumen.
Los únicos campos que NO pueden ser modificados son la Sociedad y la Moneda.
Una vez realizados todos los cambios se debe grabar, el sistema no registra que el documento fue generado con copia de otro documento.
2. Modelos de imputación: Se pueden crear el momento de realizar un asiento contable.
a. Crear el modelo: Transacción FKMT = Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Documento de referencia - Modelo de imputación.
· Datos de cabecera: (creamos presionando la Hoja en blanco): Le damos un nombre al modelo y definimos moneda y plan de cuentas.
· Datos de posición: (Accedemos con el ícono lupa): Ingresar claves de contabilización (Debe/Haber), cuentas de mayor, centro de costos, Divisiones e importes. luego de finalizar guardamos.
b. Utilización de los modelos de imputación: si el asiento contable se repite con periodicidad (mensual, semanal, quincenal), se puede utilizar modelos de imputación.
Para crear el asiento, abrimos el ícono modelos de imputación (Mod.Imput), presionando sobre el mismo y utilizando el matchcode, observaremos la lista disponible de modelos de imputación; seleccionamos el modelo deseado y luego de realizar las modificaciones que sean necesarias (agregar cuentas, modificar importes, centros de costo, etc.) se procede a grabar.
Al momento de crear el nuevo documento, hay que ingresar fechas, clase de documento y Sociedad, datos que no contiene el modelo de imputación.
3. Modelos de trabajo en transacciones enjoy o simples: Registrar documentos de cuentas de mayor - Transacción FB50
a. Contabilizar con modelo: se puede acceder desde el menú <pasar a> - <Contabilizar con modelo (Contabil.c/modelo - shift + F9)>
El sistema nos llevará a la misma pantalla del punto anterior, y seguiremos el mismo procedimiento que con transacciones clásicas.
b. Modelos de imputación: Se crean y utilizan desde la misma transacción FB-50, a diferencia de la transacción FKMT, se tienen que ingresar todos los datos obligatorios inclusive fechas, y antes de grabar el documento se tiene que acceder al menú < Tratar - Modelos de imputación - grabar modelo de imputación Ctrl+F5>
En la ventana que se abre colocaremos el nombre del modelo que estamos creando, o utilizamos el matchcode para seleccionar un modelo ya creado (en este caso estamos reemplazando el modelo ya existente por el que estamos creando).
Si al ingresar la transacción queremos seleccionar un modelo de imputación iremos por la ruta <menú - tratar - modelos de imputación - Seleccionar modelos de imputación Ctrl+F7>, se abrirá la pantalla que nos permitirá seleccionar el modelo que buscamos.
También se puede acceder a los modelos de imputación a través de la barra de herramientas "modelos de trabajo en" luego doble clik en el modelo seleccionado se copiarán los datos en la pantalla de la FB-50,
Nota: antes de seleccionar un modelo de imputación hay que seleccionar los datos de cabecera, como fechas y clase de documento (parametrizarla en el menú opciones de tratamiento, opción 2 y grabar).
4. Documento Periódico: Es una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos, útil para contabilizar todos los documentos modelos que requieren solo modificar la fecha de contabilización, ejem. Devengamiento de documentos.
a. Crear documentos periódicos: Transacción FBD1 = Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Documentos de referencia - Documento Periódico.
La creación consta de tres partes:
- Planes de ejecución - datos referentes a los intervalos de ejecución.
- Datos de cabecera - No se guardarán fechas de contabilización ni de documento ya que las mismas se generan en cada ejecución, se ingresará clase de documento, moneda y textos.
- Datos de posición - se deberá ingresar todos los datos necesarios para contabilizar el documento, en caso de necesitar deberá ingresarse también el centro de costo, caso contrario el documento no se generará.
b. Modificar documentos periódicos: se pueden modificar todos los documentos periódicos a diferencia de los documentos reales, se modifican todos los datos requeridos.
Transacción FBD2 = Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Documento - Documento de referencia - Documento periódico - Documento periódico.
Primero seleccionamos el documento que queremos modificar, luego ingresaremos al resumen de posiciones de documento periódico, para ver los datos de intervalos vamos por <menú - pasar a - Datos periódicos>
Con la opción indicador de borrado, podemos borrar el documento periódico en la transacción de borrado.
c. Borrar documentos periódicos: Transacción F.56 = Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos de referencia - Documento periódico - Borrar.
Se puede seleccionar un documento o rango de documentos, puede correrse en modo test primero. Para que un documento pueda borrarse debe tener seleccionado la opción de indicador de borrado en su cabecera.
d. Ejecutar el proceso de contabilización: este proceso genera documentos reales contabilizados masivamente en el libro mayor, se ejecutará de la siguiente manera:
Transacción F.14 = Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Operaciones periódicas - Contabilizaciones periódicas - Ejecutar.