CONTABILIZAR CON MODELO
La funcionalidad de contabilizar con modelo está disponible para cualquier transacción y consiste en tomar como base un documento ya contabilizado para modificar sólo ciertos datos necesarios.
Este procedimiento puede realizar a través de la transacción F-02 ( para transacciones clásicas), en los datos de cabecera de esta transacción aparece el ícono "Contabilizar con modelo", al presionarlo nos abrirá una nueva pantalla donde solicitará los datos clave del documento ( Número de documento, ejercicio y sociedad)
Una vez ingresados los datos tenemos diferentes opciones previas a la contabilización:
* Crear asiento inverso -- > El sistema contabilizará con el mismo asiento pero con signos contrarios.
* Entrar apuntes de cuenta de mayor --> Sino marcamos esta opción veremos solo un resumen de las posiciones, sin embargo si la marcamos podremos ver a detalle datos como la clave de contabilización, cuentas de mayor e importes.
* No proponer importes --> Se copiarán todos los datos excepto los importes, mismos que podremos ingresar de forma manual.
* Recalcular días y porcentajes --> Esta opción recalcula los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento, si hablamos de una cuenta de deudores o acreedores.
* Visualizar posiciones copiadas -- > Las posiciones copiadas se visualizan una por una, ésta opción sirve para cuando se desean modificar los valores propuestos. Si no marcamos esta opción todas las posiciones se copian y solo podremos ver un resumen de ellas.
* Copias textos --> Copia los textos largos que posee el documento que se está copiando.
* Calcular importes en moneda local de nuevo --> Si el documento es en moneda extranjera, la conversión a moneda local se vuelve a realizar tomando el tipo de campo del nuevo documento.
Al momento de ingresar el documento y seleccionar cualquiera de las opciones anteriores, el sistema manda un resumen que se debe grabar y automáticamente genera un número de documento.
***** En el sistema no queda registro de que un documento haya sido copiado de otro ****
MODELOS DE IMPUTACIÓN
Los modelos de imputación son herramientas que permiten facilitar y agilizar el ingreso de documentos. Esto se realiza mediante la transacción FKMT.
Al ingresar a la transacción anterior ingresaré el nombre que deseo asignarle a mi modelo de imputación, posteriormente con el ícono de CREAR ingreso los datos de cabecera tales como la moneda y el plan de cuentas. Posterior a esto con el ícono de la lupa debo ingresar los datos de posición como son la clave de contabilización, la cuenta de mayor, centros de costos, división e importe.
Una vez que los datos fueron ingresados debemos guardar el documento y ese modelo podemos mandarlo a llamar cada que lo necesitemos.
UTILIZACIÓN DE MODELOS DE IMPUTACION
La utilización de los modelos de imputación se realiza mediante la transacción F-02, con el ícono "modelo de imputación" y podremos visualizar la lista disponible de modelos de imputación ya creados, una vez que elijo aquel que deseo utilizara doy doble clic sobre el y puedo modificar los campos que sean necesarios.
Al crear un modelo de imputación no se especifica fecha, clase de documento, ni sociedad por lo que estos datos deben ingresarse manualmente al momento de crear el documento. Finalmente grabo mi documento y me arroja un número de documento nuevo.
*** El contabilizar con modelo o a partir de un modelo de imputación, depende la periodicidad del asiento, es decir si un asiento se hace de manera ocasional podemos utilizar la opción de crear con modelo, sin embargo si es un asiento que se hace con cierta periodicidad (semanalmente, mensualmente) es preferible utilizar un modelo de imputación. ****
MODELOS DE TRABAJO EN TRANSACCIONES SIMPLES (ENJOY)
En una transacción simple el manejo de contabilizar con modelo o el uso de modelos de imputación se realiza desde la transacción FB50
En esta transacción también encontraremos disponible la opción de contabilizar con modelo, pero será a través de la siguiente ruta :
FB50 -- > Menú --> Pasar a --> Contabilizar con modelo (shift + F9)
Siguiendo la ruta anterior nos manda a la misma pantalla de la transacción clásica donde debemos ingresar los datos clave del documento (Número de documento, sociedad, ejercicio) a utilizar y el resto de los pasos es igual.
MODELOS DE IMPUTACIÓN
En las transacciones simples o enjoy la creación del documento de imputación se hace desde la misma transacción FB50, sin embargo a diferencia de las transacciones clásicas, aquí debemos llenar todos los campos requeridos como si fuéramos a generar el documento y antes de grabar ir al menú y a la opción de tratar, ahí elegir "modelo de imputación " y finalmente grabar modelo de imputación.
Menú --> Tratar --> Modelo de imputación -- > Grabar modelo de imputación (se abrirá una pantalla donde debemos asignar un nombre para nuestro modelo de imputación)
Para poder usar un modelo de imputación también lo haremos a través de la transacción FB50 siguiendo la ruta:
Menú -- > Tratar --> Modelos de imputación -- > Seleccionar modelo de imputación
También podremos hacerlo mediante el ícono "Modelos trabajo en " que del lado izquierdo de nuestra pantalla desplegará los modelos de imputación que podemos utilizar.
DOCUMENTOS PERIODICOS
Los documentos periódicos son alternativas para poder contabilizar de manera más rápida y de forma masiva. Es útil cuando debemos registrar documentos a lo lardo del tiempo y sólo se modifica la fecha de contabilización.
Para crear un documento periódico debemos ingresar a la transacción FBD1
Dentro de la transacción anterior tendremos 3 secciones a documentar:
Planes de ejecución : Son los datos referentes al intervalo de ejecución, como la fecha de inicio y la fecha fin de ejecución. El intervalo será expresado en meses y debemos indicar el día en el cual queremos que sea contabilizado.
Datos de cabecera: No se guardan las fechas de contabilización ni de documento, ya que estas se generan en cada ejecución. Solo ingresaremos datos como clase de documento, moneda y texto.
Datos de posición: Ingresar datos necesarios para contabilizar el documento como clave de contabilización, cuenta, importe y centro de costos.
MODIFICAR DOCUMENTOS PERIODICOS
Todos los documentos periódicos pueden modificarse en cualquiera de sus datos mediante la transacción FBD2. Dentro de esta transacción la primer pantalla solicita el número de documento a modificar; la siguiente pantalla contiene el resumen de posiciones del documento. Para poder analizar y ver a detalle los intervalos de este documento seguimos la siguiente ruta:
Menú --> Pasar a --> Datos periódicos
*Dentro de la generación de un documento periódico existe un campo llamado "indicador de borrado", si lo marcamos ese documento podrá ser borrado más adelante si fuera necesario, en caso contrario no podremos borrarlo.
BORRAR DOCUMENTOS PERIODICOS
El borrado de documentos periódicos se realiza por la transacción F.56 en esta transacción podemos seleccionar el documento o un rango de documentos que deseemos borrar. Este proceso podrá correrse en modo Test o modo de prueba.
Finalmente para ejecutar la contabilización del borrado de documentos periódicos se lleva a cabo en la transacción F.14.