Leccion 4
CONTABILIZAR CON MODELO
1. Contabilizar con modelo
La opcion de contabilizar con modelo la tendremos disponible en cualquier transaccion de ingreso de documento. Lo que nos permite esta manera de contabilizar es acelerar los pasos, ya que se tomara como base un documento ya contabilizado al cual se le podran modificar los datos que correspondan. Ejemplo: fechas de contabilizacion
Tomaremos como ejemplo la transaccion F-02 para conocer los pasos necesarios para realizar esta actividad.
Si queremos aceder por el menu SAP, el acceso es el siguiente:
Si queremos acceder por el menu SAP, el acceso es el siguiente:
Transaccion F-02
Finanzas, Gestion financiera, libro mayor, contabilzacion, contabilizacion general
En la pantalla de ingreso de documentos, encontraremos un icono denominado Contabilizar con modelo, presionandolo accederemos a la sgte. pantalla que solicita los datos del documentos que se usara como base para crear el nuevo asientocontable
Ademas de los datos basicos del documento que usaremos como modelo, tenemos opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento:
- Crear asiento inverso: esta opcion contabilizara el mismo asiento, pero con signos contrarios
- Entrar apuntes de cuentas de mayor: esta opcion cambia la manera de visualizar las posiciones. Si no marcamos esta tilde veremos un resumen de las posiciones, si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilizacion cuentas de mayor e importes.
- No proponer importes: se copiaran todos los datos excepto los importes. Luego, los importes se deberan ingresar para cada posicion del aseinto. (Si no se ingresa el importe en alguna posicion, no se registrara esta posicion)
- Recalcular dias y porcentajes: si el asiento que se esta copiando posee posiciones de deudores o acreedores, esta opcion permite que se recalculen los dias de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
- Visualizar posiciones copiadas: Este indicador hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una. Este procedimiento se usa cuando se desea modificar los valores propuestos. Si no se marca el tilde, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.
- Copiar textos: copia los textos largos que posee el documento que se esta copiando.
- Calcular importes en moneda local de nuevo: si el documento es en moneda extranjera, se volvera a calcular la conversion en moneda local nuevamente. Si la fecha de documento se modifica en el nuevo doumento, se calculara el importe en moneda local en base a esta nueva fecha
Una vez que se completen los datos basicos, Docuemntos/ sociedad/ ejercicio, y si fuera necesario, algunas de las pociones mencionadas anteriormente, deberemos presionar la tecla Enter para pasar a la siguiente pantalla, el sistema mostrara el asiento con todos los datos del documento que se usa como modelo habilitando los campos que pueden ser modificados.
Nuevamente con la tecla Enter, se continua con la copia del documento. Las pantallas que se presenten dependeran de las opciones que se hayan marcado en el inicio de la transaccion. Si se selecciono la opcion NO proponer importes o visualizar posiciones, el sistema ira recorriendo cada una de las posiciones para modificar los datos que sean necesarios. En caso contrario, mostrara directamente la pantalla resumen que vemos a continuacion.
No obstante, a pesar de estar en la pantalla resumen y no haber marcado ninguno de las opciones de la pantalla inicial de la transaccion se podran modificar datos de las posiciones haciendo doble clic sobre la posicion correspondiente.
Una vez realizados todos lo cambios, debveremos grabar la operacion y se habra generado en el sitema un nuevo documento.
TIP: Para poder usar la funcionalidad contabilizar con modelo es necesario conocer el documento que vamos a usar como modelo, es decir, que previamente debemos buscar el numero de documento. Habitualmente se usa cuando se ha contabilizado un asiento probablemente con muchas lineas y bastante detalle, pero solo hay uno o 2 datos que se han ingresado de manera erronea, por ejemplo: importes o centros de costos incorrectos, en este tipo de casos, se anula el documento erroneo, pero para volver a contabilizar se toma el documento que tiene el error como base y se corrigen los datos que fueron mal ingresados, de esta manera se ahorra mucho tiempo el usuario en volver a ingresar todos los datos que conforman ese documento contable.
2. Modelos de imputacion
Se pueden crear modelos de imputacion los cuales tambien peuden ser usados al momento de crear un asiento contable. Esta es una de las herramientas que proporciona SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos. Para acceder a crear modelos de imputacion deberemo seguir los sgtes. pasos:
2. Crear el modelo
Transaccion FKMT: Finanzas, gestion financiera, libro mayor, contabilizacion, documento de referencia, modelo de imputacion
- Datos de cabecera (crear presionando el icono Hoja en blanco)
En este paso, le daremos un nombre al modelo y le definirermos la moneda y el plan de cuentas
- Datos de Posicion (accedemos con el icono Lupa)
En este paso deberemos ingresar todos los datos de posicion del asiento que estamos creando, claves de contabiilzacion, (Debe/Haber), cuentas de mayor, centro de costos, divisiones e importes.
Finalizada la carga de datos se procede a guardar el documento.
2.2 Utilizacion de los modelo de imputacion
Volviendo a la misma transaccion de ingreso de documentos que vimos al principio de la leccion, observaremos el icono Modelo de imputacion, si presionamos sobre el mismo, podremos visualizar la lista disponible de Modelos Imputacion.
Cuando creamos el Modelo en el paso anterior, no especificamos ni fechas, ni clase de documento, ni sociedad. Como estos datos no estan en el modelo, deberan ingresarse al momento de crear cada documento.
Con el matchcode prodremos buscar todos los modelos de imputacion disponibles.
Luego de seleccionar el modelo deseado veremos en la pantalla el detalle de las imputaciones que contiene el Modelo. La transaccion nos permitira realizar las modificaciones que sean necearias, como agregar cuentas, modificar importes, centros de costos etc.
Finalmente se graba el documento.
La diferencia entre las alternativas de contabiizar con modelos se basa en la periodicidad con la que se realicen los asientos contables.
Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede usar la opcion de Contabilizar con Modelo, no obstante, si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria, resutara mas util crear Modelo de Imputacion.
3. Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples
La operaciones que hemos visto en los puntos anteriores, tambien las tendremos disponibles en las transaciones enjoy o simples.
Veamos las distintas posibilidades
Transaccion FB50: Finanzas, gestion financiera, libro mayor, contabilizacion, registrar documentos en cuentas de mayor
De la misma manera que hemos visto en la transaccion clasica la posibilidad de contabilizar con modelo, en las transacciones enjoy se podra elegir un documento para copiarlo y crear otro igual, o tomarlo como base y realizarle los cambios que sean necesarios.
Se podra acceder a esta opcion desde el Menu, pasar, contabilizar con modelo o prsionando las teclas Shift F9
El sistema nos llevara a la misma pantalla de seleccion de documentos que hemos visto en el punto 1 de esta leccion. A partir de alli el procedimiento es el mismo.
Los modelos de imputacion en las transacciones Enjoy se crean y usan desde la misma transaccion FB50. A diferencia de la transaccion FKMT para poder crear un modelo de imputacion deberemos ingresar un documento con todos los datos obligarorios, inclusive fechas y antesd de grabar eldocumetno se accede al menu, tratar modelos de imutacion
Grabar modelo de imputacion o prsionando las teclas Control F5.
Se abrira una ventana emergente en la cual se colocara el nombre del modelo de imputacion que estamos creando.
Tambien podemos usar el matchcode para buscar algun modelo ya creado, en este caso estaremos reemplazando el modelo ya existente por el que se esta creando.
Si al ingresar a la transaccion deseamos seleccionar un modelo de imputacion, debemos acceder al menu, tratar modelos de imputacion, seleccionar modelo de imputacion o presionando las teclas Control F7.
Nuevamente se abrira la ventana emergente que nos permitira seleccionar el modelo que buscamos.
Tambien podremos acceder a los modelos de imptuacion presionando el icono de la barra de herramientas modelo de trabajo en (modelos trabajo en) el cual habilitara sobre el lado izquiedo de la pantalla la lista de los modelos de imputacion
Con doble clic en el modelo de imputacion se copiaran en la pantalla de la transaccion FB50 todas las posiciones y datos que contiene el modelo seleccionado
Modelo de imputacion: Antes de seleccionar un modelo de imputacion se deberan ingresar los datos de cabecera como fechas y clase de documento.
TIP: Los modelos de imputacion se usan habitualmente en asientos repetitivos que suelen llevar las mismas cuentas de mayor, pero que solo varian los importes, por ejemplo las provisiones, o las liquidaciones impositivas. Recordemos que en los modelos de imputacion solo pueden ingresarse datos de posicion, los datos de cabecera como fechas, clases de documentos y sociedad, siempre deberan ingresarse al inicio de cada transaccion.
4. Documento periodico
El documento peridico es una alternativa para contabilizar de manera rapida y masiva una cantidad de asientos modelos.
Es muy util cuando debemos registrar documetnos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilizacion.
Un claro ejemplo son los devengamiento o los contratos. Se pueden crear todos los documentos que sean necesarios y luego, se ejecuta la contabilizacion por medio de un programa que busca todos los documentos periodicos que esten vigentes.
Esta alternativa consta de 2 pasos:
- Crear los documentos periodicos:
transaccion FBD1, Finanzas, gestion financiera, libro mayor, contabilizacion, documentos de referencia, documento periodico
La creacion del documento periodico consta de 3 partes
- Planes de ejecucion: en esta parte se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecucion como primera y ultima fecha de ejecucion, intervalo en meses y dia del mes en el cual se contabilizara
- Datos de cabecera: No se guardaran fechas de contabilizacion, ni de documento ya que las mismas se generaran en cada ejecucion. Como dato de cabecera se ingresaran clase de documetno, moneda y textos.
- Datos de posicion: se deberan ingresar todos los datos necesarios para contabilizar un documento. Clave de contabiliacion, cuenta importe. Si la cuenta necesitase una imputacion adicional como centro de costo, tambien debera ingresarse sino el documento no se generara.
Con el icono Resumen podemos ver todas las posiciones ingresadas, finalmente se debera grabar el documento periodico.
Modificar documentos periodicos
Todos los documentos periodicos se pueden modificar. A diferencia de los documentos reales que pueden sufrir minimas modificaciones, a los documentos periodicos se les puede realizar modificaciones a cualquiera de sus datos.
Transaccion FBD2
Finanzas, Gestion financiera, libro mayor, documetno, documento de referencia, documento periodico, documento periodico
La 1ra pantalla nos solicitara el documento que queremos modificar. Una vez seleccionado el documento ingresaremos a la sgte pantalla que contiene el resumen de posiciones del documento periodico.
Podremos ver los datos de intervalos de ejecucion accediendo al menu, pasar a, datos periodicos.
Si marcamos el Indicador de Borrado podremos borrar el documento periodico en la transaccion de borrado.
Borrar documentos periodicos
Los documentos periodicos tambien pueden borrarse para que no sigan contabilzandose en las sucesivas ejecuciones.