✒️SAP FI / Contabilizar con modelo Por Jesús Moreno Martínez

CONTABILIZAR CON MODELO

1. CONTABILIZAR CON MODELO

Nos permite acelerar los pasos, ya que se toma como base un documento ya contabilizado al cual se le podran modificar los datos que correspondan.

En la pantalla de ingresos de documentos, encontraremos un ícono denominado "Contabilizar con Modelo", el cual nos solicita los datos del documento que se utilizará como base para crear el nuevo asiento contable.

Las opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento:

· Crear asiento inverso: Esta opción contabilizara el mismo asiento, pero con signos contrarios.

· Entrar apuntes de cuentas de mayor: Cambia la manera de visualizar de las posiciones. Si NO MARCAMOS esa tilde veremos un resumen de las posiciones. SI SI LA MARCAMOS, veremos una grilla con las claves de contabilización, cuentas de mayor e importes.

· No proponer importes: Se copiaran todos los datos excepto los importes. Luego, los importes se deberán ingresar para cada posición del asiento (si no se ingresa el importe, no se registra).

· Recalcular días y porcentajes: Si el asiento que se está copiando posee posiciones de deudores o acreedores, permite que se recalculen los días de vencimiento con base a la fecha del nuevo documento.

· Visualizar posiciones copiadas: Hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una, se utiliza cuando se desea modificar los valores propuestos. Si no se marca el tilde, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.

· Copiar Textos: Copia los textos largos que posee el documento que se esta copiando.

· Calcular importes en moneda local de nuevo: Si el documento es en moneda extranjera, se volverá a calcular la conversión en moneda local nuevamente. Si la fecha del documento se modifica en el nuevo documento, se calculará el importe en moneda local con base a esta nueva fecha.

Despúes de completar los datos básicos. Documento / Sociedad / Ejercicio, presionamos ENTER para pasar a la siguiente pantalla , el sistema mostrará el asiento con los datos del documento modelo habilitando los campos que se pueden modificar.

Con la tecla ENTER, se continua con la copia del documento. La pantalla que se muestre dependera de las opciones marcadas al inicio, Si se seleccionó la opción No proponer importes o visualizar posiciones, el sistema se irá recorriendo cada una de las posiciones para modificar los datos que sean necesarios, una vez realizados los cambios debemos grabar la operación y se habrá generado un nuevo documento.

2 MODELOS DE IMPUTACIÓN

Se pueden crear modelos de imputacion los cuales tambien pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable. Esta es una de las herramientas que proporciona SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos. Para acceder a crear modelos de imputacion deberemos seguir los siguientes pasos:

2.1 Crear el Mdelo

Datos de cabecera.

En este paso, le daremos un nombre al modelo y le definiremos la moneda y el plan de cuentas.

Datos de poscision.

En este paso debemos ingresar todos los datos de poscision del asiento que estamos creando, claves de contabilizacion (Debe / Haber), cuentas de mayor, Centro de Costos, Divisiones e importes.

2.2 Utilizacion de los modelos de imputacion

Volviendo a la misma trasaccion de ingreso de documentos que vimos al principio de la leccion, observaremos el icono Modelo de Imputacion, si presionamos sobre el mismo, podremos visualizar la lista disponible de Modelos imputacion.

Cuando creamos el Modelo en el paso anterior, no especificamos ni fechas, ni clase de documentos, ni sociedad. Como estos datos no estan en el Modelo, deberan ingresarse de crear cada documento.

Con el matchcode podremos buscar todos los modelos de imputacion disponibles.

Luego seleccionar el Modelo deseado veremos en la pantalla el detalle de las imputaciones que contiene el Modelo. La transaccion nos permitira realizar las modificaciones que sean necesidades, como agregar cuentas, modificar importes centros de costos, etc.

Finalmente se graba el documento.

La diferencia entre alternativas de contabilizar con modelos se basa en la periodiciodad con la que se realicen los asientos contables.

Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede utilizar la opcion de Contabilizar con Modelo, no obstante, si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria, resultara mas util crear Modelos de Impuntacion.

3 Modelos de trabajon en transacciones Enjoy o simples

Las operaciones que hemos visto en los puntos anteriores, tambien las tendremos en las transacciones enjoy o simples.

Veamos las distintas posibilidades:

Contabilizar con Modelo

De la misma manera que hemos visto en la transaccion clasica la posibilidad de contabilizar con Modelo, en las transacciones enjoy se podra elegir un documento para copiarlo y crear otro igual, o tomarlo como base y realizarle los cambios que sean necesarios.

Se podra acceder a esta opccion desde el Menu, pasar, Contabilizar de Modelos o presionado las teclas Shift F9.

El sistema nos llevara a la misma pantalla de seleccion de documentos que hemos visto en el punto 1 de esta leccion. A partir de alli el procedimiento es le mismo.

Modelos de Imputacion

Los modelos de imputacion en las transacciones Enjoy se crean y utilizan desde la misma transaccion FB50. A diferencia de la transaccion FKMT para poder crear un modelo de imputacion deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas y antes de grabar el documento se accede al Menu, Tratar, modelos de Imputacion, Grabar modelo de imputacion o presionado las teclas Control F5.

Se abre una ventana en la cuál se colocará el nombre del modelo de imputacion, tambien podemos utilizar el matchocode para buscar algún modelo ya creado, lo cual reemplaza el modelo existente por el nuevo.

Si al ingresar a la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación debemos acceder:

Menú - Tratar - Modelos de Imputación - Seleccionar modelos de imputación o presionar CONTROL F7.

También podemos acceder presionando el ícono Modelo de trabajo en en la barra de herramientas, el cual habilitara del lado izquierdo los Modelos de Imputación.

Doble clic en el Modelo de Imputación se copiaran en la pantallas de la transacción FB50 todas las posiciones y datos que contiene el modelo seleccionado.

4 DOCUMENTO PERIODICO

Se utiliza para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos. Cuando debemos registrar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización

Ejemplo: Los devengamientos o contratos, ya que se pueden crear todos los documentos y luego se ejecuta la contabilización por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que esten vigentes.

La creación del documento periódico consta de tres partes.

· Planes de ejecución: Se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primeray última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará

· Datos de Cabecera: No se guardarán las fechas de contabilización, ni de documento ya que se generan en cada ejecución, como dato de cabecera se ingresarán Clase de Documento, Moneda, Textos.

· Datos de Posición: Se ingresarán todos los datos necesarios para contabilizar un documento. Clave de Contabilización, Cuenta, Importe, si la cuenta necesita una imputación adicional como Centro de Costo, también deberá ingresarse, si no el documento no se generará.

Con el ícono Resumen podemos ver todas las posiciones ingresadas, finalmente se deberá grabar el documento periodico.

MODIFICAR DOCUMENTOS PERIÓDICOS

Todos los documentos períodicos se puedes modificar, A diferencia de los documentos reales que pueden sufrir minimas modificaciones, a los documentos períodicos se puede modificar cualquiera de sus datos

BORRAR DOCUMENTOS PERÍODICOS

Pueden borrarse para que no se siga contabilizandose las ejecuciones. La pantalla de selección para borrado de documento perídicos permite seleccionar los documentos o un RANGO de documentos, Sepuede correr en Modo Test para verificar que se borren. Para que un documento pueda borrarse debe tener el tilde de indicador de borrado en la cabeceradel documento.

EJECUTAR PROCESO DE CONTABILIZACIÓN

Una de las tareas de cierre es la ejecución de documentos períodicos. Este proceso generará documentos reales contabilizados masivamente en el Libro Mayor, para la ejecucuión ejecutará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación.