✒️SAP FI / Contabilizar con modelo Por Franco Maringota Alvarado

1- Contabilizar con Modelo

Para usarla previamente debemos buscar el nro de doc que vamos a utilizar como modelo, habitualmente se utiliza cuando se ha contabilizado un asiento probablemente con muchas líneas y bastante detalle pero solo hay 1 o dos datos ingresados de manera errónea (Ej: importes y centros de costos incorrectos) en estos casos se anula el doc erróneo pero para volver a contabilizar se toma el documento anulado como base y se corrigen los datos que fueron mal ingresados, se ahorra mucho tiempo al no tener que ingresar todo nuevamente.

Esta opción la tendremos disponible en cualquier transacción de ingreso de doc. Lo que nos permite esta manera de contabilizar es acelerar los pasos, ya que se tomará como base un doc ya contabilizado al cual se le podrán modificar los datos que correspondan. (Ej: Fechas de contabilización).

Tomaremos como ej, la transacción F-02 para conocer los pasos necesarios para realizar esta actividad.

Para acceder por el menú de SAP: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Contabilización gral.

En la pantalla de ingreso de docs, encontraremos un ícono denominado 'Contabilizar con Modelo', presionandolo accederemos a la pantalla que solicita los datos del doc que se utilizará como base para crear el nuevo asiento contable.

Además de los datos básicos del documento que utilizaremos como modelo, tenemos opciones adicionales para contabilizar el nuevo doc.:

• Crear asiento inverso: contabilizará el mismo asiento pero con signos contrarios.
• Entrar apuntes de cuentas de mayor: cambia la manera de visualizar de las posiciones. Si no marcamos este tilde veremos un resumen de las posiciones, si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilización de cuentas de mayor e importes.
• No proponer importes: se copiara todo excepto los importes. Luego, se deberán ingresar para cada posición del asiento (si no se ingresa el importe en alguna posición, no se registrará esa posición)
• Recalcular días y porcentajes: si el asiento copiado posee posiciones o deudores o acreedores, esta opción permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
• Visualizar posiciones copiadas: Hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una. Este procedimiento se utiliza cuando se desea modificar los valores propuestos. Si no se marca el tilde, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.
• Copiar textos: copia los textos largos que posee el doc copiado.
• Calcular importes en moneda local de nuevo: Si el doc es en moneda extranjera, se volverá a calcular la conversión. Si la fecha se modifica en el nuevo doc, se calculará el importe en moneda local en base a ésta nueva fecha.

Una vez completos los datos básicos (Documento/Sociedad/Ejercicio) y de ser necesario, algunas de las opciones mencionadas, debemos presionar 'Enter' para pasar de pantalla, el sistema mostrará el asiento con todos los datos del doc que se utiliza como modelo habilitando los campos que pueden modificarse.

Nuevamente apretamos 'Enter' y se continua con la copia del doc. Las pantallas que se presenten dependerán de las opciones que se hayan marcado al inicio de la transacción. Si seleccionó la opción no proponer importe o visualizar posiciones, el sistema irá recorriendo cada posición para modificar lo necesario. Sino, directamente la pantalla resumen.

A pesar de estar en la pantalla resumen y no haber marcado ninguna de las opciones de la pantalla inicial de la transacción se podrán modificar datos de las posiciones haciendo clic sobre la posición correspondiente.

Una vez realizados todos los cambios, deberemos grabar la operación y se habrá generado en el sistema un nuevo doc. (en el sistema no queda registrado de que el nuevo asiento generado fue creado con copia de otro doc)

2- Modelos de Imputación

Se pueden crear modelos de imputación los cuales también pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable. Es una de las herramientas que proporciona SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos.

Para acceder a crear modelos de imputación debemos seguir los pasos:

2.1- Crear el Modelo: Transacción FKMT (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Documento de Referencia - Modelo de imputación)

• Datos de cabecera (Crear presionando el ícono 'Hoja en blanco): le damos el nombre al modelo y le definiremos la moneda y el plan de cuentas.
• Datos de posición (Accedemos con el ícono 'Lupa'): ingresamos todos los datos de posición del asiento que estamos creando, claves de contabilización (Debe/Haber), Cuentas de mayor, Centro de Costos, Divisiones e Importes.

Finalizada la carga de datos se procede a guardar el documento.

2.2- Utilización de los Modelos de Imputación:

En la misma transacción de ingreso de documentos veremos el ícono 'Modelo de Imputación', presionandolo veremos la lista disponible de modelos de imputación.

Cuando creamos el modelo (Paso anterior), no específicamos ni Fechas, ni clase de documento, ni sociedad. Como éstos datos no están en el modelo, deberán ingresarse al momento de crear cada documento.

Con el Matchcode podremos buscar todos los modelos de imputación disponibles

Luego de seleccionar el modelo deseado veremos en la pantalla el detalle de las imputaciones contenidas. La transacción nos permitirá realizar las modificaciones que sean necesarias, como agregar cuentas, modificar importes, centros de costos, etc.

Finalmente se graba el Doc.

• La diferencia entre las alternativas para contabilizar modelos se basa en la periodicidad con la que se realicen los asientos contables. Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede utilizar la opción de 'Contabilizar con Modelo', no obstante, si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria resultará mas útil crear 'Modelos de Imputación'

3- Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples.

Transacciones enjoy: Transacciones que poseen un entorno mas simple y ágil para ingresar documentos a SAP.

Transacción FB50 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Registrar documentos en cuentas de Mayor.)

• Contabilizar con Modelo: en las transacciones enjoy se podrá elegir un documento para copiarlo y crear otro igual, o tomarlo como base y realizarle los cambios que sean necesarios.

Se podrá acceder a esta opción desde el Menú Pasar Contabilizar con Modelo o presionando las teclas Shift F9.

El sistema nos llevará a la misma pantalla de selección de documentos que hemos visto en el punto 1 de esta lección. A partir de allí el procedimiento es el mismo.

• Modelos de imputación: en las transacciones Enjoy se crean y utilizan desde la misma transacción FB50. A diferencia de la transacción FKMT para poder crear un modelo de imputación deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas y antes de grabar el documento se accede al Menú Tratar Modelos de Imputación Grabar modelo de imputación o presionando las teclas Control F5.

Se abrirá una ventana emergente en la cual se colocará el nombre del Modelo de Imputación que estamos creando. También podemos utilizar el matchcodce para buscar algún modelo ya creado, en este caso estaremos reemplazando el modelo ya existente por el que se está creando.

Si al ingresar a la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación, debemos acceder al Menú - Tratar Modelos de Imputación - Seleccionar modelo de imputación o presionando las teclas Control F7.

Nuevamente se abrirá la ventana emergente que nos permitirá seleccionar el modelo que buscamos.

También podremos acceder a los modelos de imputación presionando el ícono de la barra de herramientas 'Modelo de trabajo en' el cual habilitará sobre el lado izquierdo de la pantalla la lista de los modelos de imputación

Con doble clic en el Modelo de imputación se copiarán en la pantalla de la transacción FB50 todas las posiciones y datos que contiene el modelo seleccionado.

Antes de seleccionar un modelo de imputación se deberán ingresar los datos de cabecera como fechas y clase de documento.

Los modelos de imputación se utilizan gral// en modelos repetitivos que suelen llevar las mismas cuentas de mayor pero varían los importes (Ej: Liquidaciones impositivas, previsiones). Recordemos que en los modelos de imputación solo pueden ingresarse datos de posición, los datos de cabecera (Fecha, clase de documento, sociedad) siempre deberán ingresarse al inicio de cada transacción.

4- Documento Periódico

• Alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos.
• Muy útil cuando debemos registrar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización(Ej: son los devengamientos o los contratos).
• Se pueden crear todos los documentos que sean necesarios y luego, se ejecuta la contabilización por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes.

Esta alternativa tiene dos pasos:

1- Crear los Documentos Periódicos: Transacción FBD1 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Contabilización - Documentos de Referencia - Documento periódico)

La creación del documento periódico consta de tres partes:

• Planes de ejecución: en esta parte se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará.
• Datos de Cabecera: No se guardarán fechas de contabilización, ni de documento ya que las mismas se generarán encada ejecución. Como dato de cabecera se ingresarán Clase de Documento, Moneda y textos.
• Datos de Posición: se deberán ingresar todos los datos necesarios para contabilizar un documento. Clave de Contabilización, Cuenta, importe. Si la cuenta necesitase una imputación adicional como Centro de Costo, también deberá ingresarse sino el documento no se generará.

Con el ícono Resumen podemos ver todas las posiciones ingresadas, finalmente se deberá grabar el documento periódico.

Modificar Documentos Periódicos: Transacción FBD2 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos de Referencia - Documento Periódico - Documento Periódico)

Todos los documentos periódicos se pueden modificar. A diferencia de los documentos reales que pueden sufrir mínimas modificaciones, a los documentos periódicos se les puede realizar modificaciones a cualquiera de sus datos.

1. La primer pantalla nos solicitará el documento que queremos modificar. Una vez seleccionado el documento ingresaremos a la siguiente pantalla que contiene el resumen de posiciones del documento periódico.
2. Podremos ver los datos de Intervalos de Ejecución accediendo a Menú - Pasar a - Datos Periódicos.

Si marcamos el Indicador de 'Borrado' podremos borrar el documento periódico en la transacción de borrado.

Borrar Documentos Periódicos: Transacción F.56 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos de Referencia - Documento Periódico - Borrar)

Los documentos periódicos también pueden borrarse para que no sigan contabilizandose en las sucesivas ejecuciones.

1. La pantalla de selección para borrado de documento periódicos permite seleccionar los documentos o un rango de documentos.
2. Se puede correr primero en Modo Test a fin de verificar los documentos que se borrarán.
3. Para que un documento pueda borrarse debe tener el tilde de Indicador de borrado en la cabecera del documento.

2- Ejecutar el proceso de contabilización: transacción F.14 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Operaciones Periódicas - Contabilizaciones Periódicas - Ejecutar)

• Es una de las tareas de cierre.
• Este proceso generará documentos reales contabilizados masivamente en el Libro Mayor. Para la ejecución, el sistema seleccionará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación.