✒️SAP FI HANA / La contabilidad general Por Andrea Gonzalez Rodriguez

Configuración SAP S/4 HANA: Contabilidad General

Diario Universal

Con la tecnología HANA se han eliminado varias tablas e índices que creaban redundancia en el proceso y esfuerzo de reconciliación ahora, se han combinado en una única tabla ACDOCA junto con la tabla de cabecera BKPF. Es importante mencionar, que los programas y desarrollos existentes funcionaran sin problemas a pesar de las nuevas tablas, SAP utiliza vistas de compatibilidad: [V_COEP para COEP].

Algunas de las tablas que han quedado obsoletas son:

SAP S/4 HANA Finance, proporciona vistas de compatibilidad que brindan acceso transparente a las tablas obsoletas, ofreciendo así una ruta sin interrupciones para el innovador Diario Universal. Estas vistas sólo se rellenan durante el tiempo de ejecución, lo que significa que no persisten los datos sino que, en lugar de ello, accederá a los datos de las nuevas tablas de S/4 HANA cuando se llaman en tiempo real. Esto permite a los clientes reutilizar su código personalizado e informes después de la migración.

Configuración de Ledgers

Esta nueva versión de SAP permite manejar hasta 10 campos de moneda, en comparación a los 3 campos que permitía ECC. Dos de ellos vienen pre-configurados y no pueden ser cambiadas, siendo estos para la moneda de la sociedad y la moneda de controlling (esta última si se utiliza el módulo de CO), las otras 8 monedas se pueden definir libremente.

Ruta SPRO: Gestión financiera nuevo > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Libros > Ledger > Definir opciones para ledger y tipos de moneda.

Transacción: FINSC_LEDGER

>> Tipo de moneda:

El tipo de moneda especifica el rol de una moneda en el Sistema SAP. El estándar de SAP trae predefinido 8 diferentes tipos de moneda que pueden asignarse a los ledger, sin embargo, esta la posibilidad de definir nuevos tipos de monedas.

Para cada tipo de moneda, debe indicarse el "Nivel de definición" el cual define como será la forma de conversión, es decir:

1. "Global", la conversión será igual para todas las Sociedades o,
2. "Específico de Sociedad (No multisociedades)", se deberá definir la conversión para cada combinación de Sociedad en sus propios tipos de moneda.

A continuación los tipos de monedas predefinidos en el sistema:

• 00 Moneda documento
• 10 Moneda de sociedad
• 20 Moneda de la sociedad CO
• 30 Moneda grupo
• 40 Moneda fuerte
• 50 Moneda-índice
• 60 Moneda sociedad GL
• 70 Moneda del objeto de Controlling

>> Parametrizaciones de conversión de moneda legal:

La parametrización estándar de la moneda legal al igual que en SAP ECC, no puede ser modificada.

El sistema toma por defecto para la moneda de la sociedad (tipo de moneda 10):

• El tipo de cotización promedio.
• La fecha de conversión.

De igual forma, en este punto se pueden agregar nuevas monedas

>> Parametrizaciones conversión moneda para sociedades:

En caso de definir monedas paralelas para las distintas sociedades, se deberá definir para cada una:

• El tipo de cotización, por el cual se van a convertir.
• La moneda, desde donde se realizará la conversión (moneda documento - 00 o monedad de la sociedad - 10).
• La fecha, que se utilizará para la conversión (fecha de documento, de contabilización o conversión).

>> Libros de contabilidad y monedas:

En SAP S/4 HANA Finance además de los ledgers paralelos, se introdujeron los llamados "Libros de Extensión" y la diferencia entre ambos consiste en:

• Para el "libro paralelo" de contabilidad, las contabilizaciones se realizan físicamente tanto en el libro principal como en el paralelo.
• Los "ledgers de extensión", requieren obligatoriamente que se vinculen a un ledger base, que puede ser principal o no y solo realiza contabilizaciones delta. Estos libros no pueden usarse en la contabilidad de activos. Adicionalmente, existen 3 opciones al momento de su configuración:

1. Ledger de extensión, tiene todos los movimientos del ledger estándar y permite agregar contabilizaciones adicionales para obtener balances con ajustes que no impactan en el ledger estándar. Sin embargo, las contabilizaciones del principal no se replican en el de extensión, sino que, cuando se emite un balance para este ledger, se suman todos los movimientos del ledger principal más los movimientos ingresados en el ledger de extensión. Por eso es importante completar el campo Underlying Ledger (Ledger subyacente) que indica a qué ledger se suman sus operaciones.
2. Ledger de simulación, se utiliza para la valoración en moneda extranjera.
3. Ledger de predicción y compromiso, permite la contabilización de pedidos de venta (antes de la entrega o facturación) en Universal Journal para ayudar a determinar la previsión de rentabilidad.

Para cada ledger definido, debe especificarse el tipo de ledger (estándar o de extensión).

NOTA: La contabilización delta es la configuración que permite valorar sin anular las contabilizaciones al mes siguiente. Por lo tanto, al quedar las partidas valoradas, al mes siguiente solo se calcula el delta entre el último cierre y la valoración actual.

>> Parametrizaciones de sociedad para el libro:

Para cada ledger definido, se deben configurar los datos para cada una de las sociedades en las que se implementará y los valores a indicar son:

• Variante de ejercicio fiscal.
• Variante de periodos contables.
• Moneda local.
• Segunda moneda local.
• Monedas definidas libremente.

>> Presentación de cuentas paralela por cuentas de mayor:

Este check indica que, para dicha sociedad se va a realizar una contabilidad paralela mediante cuentas de mayor en lugar de ledgers paralelos.

Desactivar un ledger para una sociedad

El sistema permite desactivar los ledgers paralelos para determinadas sociedades en ejercicios futuros. Se debe tener en consideración que, el ledger principal es obligatorio en todas las sociedades, por ende, no puede desactivarse.

En esta actividad se deberá ingresar el ledger paralelo, y en las sociedades en las que se desea desactivar, marcar hasta que ejercicio son válidos.

NOTA: No puede desactivarse un Ledger para una Sociedad, si existe un área de valoración de activos fijos que sólo impute en el ledger que se requiera desactivar.

Ruta SPRO: Gestión financiera nuevo > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Libros > Ledger > Desactivar un ledger para una sociedad.

Definición de grupos de ledgers

Por medio de los grupos de ledgers, se pueden combinar múltiples libros de contabilidad, lo que permite simplificar los procesos individuales de la contabilidad, ya que se utiliza para contabilizar simultáneamente en varios libros de contabilidad.

Para cada grupo de ledger, debe asignarse un libro como el representante, por medio del cual se determina el periodo contable y verifica que este abierto durante la contabilización.

NOTA: Si para el ledger representante esta abierto un periodo determinado, el sistema contabilizara en el resto de ledgers asignados a ese grupo, incluso si sus periodos contables están cerrados.

Ejemplo: Valoración en moneda extranjera, si varios libros utilizan el mismo criterio de valuación, en la ejecución de la valoración se indicaría el grupo de ledger y el ajuste impactará en todos los libros de ese grupo de ledger.

Ruta SPRO: Gestión financiera nuevo > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Libros > Ledger > Definir grupo de ledgers.

Definir y asignar normas de presentación de cuentas

Según los requerimientos del negocio, se pueden crear diferentes normas de presentación de cuentas, en función a la necesidad de presentar sus estados contables según los diferentes principios contables.

La asignación del principio contable debe hacerse a los diferentes grupos de ledgers. Con esta asignación, los documentos contabilizados en un principio contable se contabilizaran en todos los libros de contabilidad asignados a ese grupo de legdes y, si no se especifica "Gr.ledgers" el documento se contabiliza en todos los libros de contabilidad.

Ruta SPRO:

• Gestión financiera nuevo > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Libros > Presentación de cuentas paralela > Definir normas de presentación de cuentas.
• Gestión financiera nuevo > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Libros > Presentación de cuentas paralela > Asignar norma de presentación de cuentas a grupos de ledger.

• Definir la variante, con una clave y un texto descriptivo.
• Una vez creada, seleccionar la variante y acceder a "Asignación de operaciones empresariales - Mapping of CO business transaction".
• Ingresar las operaciones CO y asignarles la clase de documento respectiva, si se trata de una operación multisociedad las clases pueden ser diferentes.

• Cada versión real (CO - 0), debe asignarse a un ledger principal.
• No puede asignarse un libro de extensión, a ninguna versión de CO.

Tareas previas para una migración de SAP ECC a S/4HANA

Activar el nuevo IMG:

Para dicha activación debe ejecutarse a través de la transacción SA38 el siguiente programa RFAGL_SWAP_IMG_NEW y elegir la opción de activar o desactivar.

Pasos previos a la migración:

En el menú IMG, encontraremos un apartado que guiará esta tarea:

• Ledger fuente, si se migra desde la contabilidad clásica se indica 00.
• Sociedad, se puede especificar * para que tome todas las sociedades.
• Ejercicio de inicio, al especificar 0001 aplicarán las opciones para todos los ejercicios.
• Ledger destino, indicar el ledgar al cual se migrará.

Ruta SPRO: Conversión de finanzas a SAP S/4 HANA > Preparaciones y migración de customizing > Preparaciones y migración de customizing para el libro mayor > Ejecutar verificación de consistencia de parametrización de libro mayor.

Transacción: FINS_CUST_CONS_CHK

• FIN_GL_CI_1 - New General Ledger Accounting.
• FIN_GL_CI_2 - New General Ledger Accounting 2.
• FIN_GL_CI_3 - New General Ledger Accounting 3.

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