✒️SAP FI HANA / La contabilidad general Por Evelyn Retamal

Configuración SAP S/4HANA - Contabilidad General

Nuevas Tablas y Diario Universal

La tecnología HANA tiene la capacidad de calcular sobre la marcha, lo que significa que elimina varias tablas e índices que creaban redundancia en el proceso:

• Tablas de GL: GLT0, BSIS, BSAS, FAGLFLEXA, FAGLFLEXT, FAGLBSIS y FAGLBSAS.
• Tablas de cuentas por cobrar y pagar KNC1, KNC3, LFC1, LFC3, BSID, BSIK, BSAD y BSAK.
• Tablas de CO: COEP, COSP y COSS.
• Tablas del libro de materiales: MLIT, MLPP, MLPPF, MLCR, MLCD, CKMI1 y BSIM.
• Tablas de Activos: ANEK, ANEP, ANEA, ANLP y ANLC.

Todas estas tablas se combinan con la tabla ACDOCA del área de finanzas (que contiene todos los registros de la mayoría de los módulos) y con la tabla de cabecera BKPF y hay nuevas tablas de customizing.

Sin embargo, los programas existentes y los desarrollos funcionarán sin problemas porque SAP ahora utiliza vistas de compatibilidad que tienen el prefijo V, ejemplo V_COEP. Esta vista, ya no lee la tabla COEP, sino el nuevo Diario Universal y mapea los datos de acuerdo a la estructura de la tabla COEP.

Diario Universal

En SAP S/4HANA Finance, el Diario Universal representa la única fuente de verdad tanto para la contabilidad financiera como para la contabilidad de gestión. El resultado es una base completamente integrada. Garantizar la integridad de los datos, eliminar la redundancia y el esfuerzo de reconciliación entre FI y CO. Proporcionar niveles más altos de rendimiento, transparencia y visión financiera.

Datos que se registran en el diario universal de los distintos módulos:

• Contabilidad del libro mayor FI-GL
• Contabilidad de activos FI-AA
• Controlling CO
• Análisis de rentabilidad CO-PA, excepto el cálculo de costos
• Libro mayor de materiales (CO-PA-ACT)

Configuración de Contabilidad General

Configuración de Ledgers

El Diario universal puede manejar hasta 10 campos de moneda. Dos de ellos están preconfigurados (de la sociedad y la de controlling) y no pueden ser cambiadas, y ocho son monedas que se pueden definir libremente.

Cada contabilización completará todos los campos de moneda de acuerdo con las reglas de conversión de moneda configuradas.

Configuración para el Libro mayor

Transacción FINSC_LEDGER

Requisitos previos:

• La sociedad FI debe estar completamente configurada con monedas, variante del año fiscal y variantes de períodos contables.
• La sociedad FI debe estar asignada a la sociedad CO y la sociedad de controlling debe estar completamente configurada con tipos de moneda y variante del año fiscal.
• El libro mayor 0L debe estar configurado como el libro principal.

>>> Tipos de Monedas

El tipo de moneda especifica el rol de una moneda en el sistema SAP. Ejemplo 00-Moneda Documento, 10-Moneda Sociedad 20, Moneda Sociedad CO, etc. El estándar trae predefinidos 8 tipos. Por cada tipo de moneda se debe indicar su nivel de definición (Global o No multisociedad) que me indica la configuración de conversión de la moneda. Global conversión por tipo de moneda y No Multisociedad por Sociedad + sus propios tipos de moneda.

>>> Parametrizaciones de conversión de moneda legal

El sistema toma por defecto para la moneda de la sociedad el tipo de cotización promedio y la fecha de conversión. Podemos agregar nuevas monedas.

>>> Parametrizaciones conversión moneda para sociedades

Para las monedas paralelas en las sociedades, hay que definir el tipo de cotización (promedio, vendedor, comprador) y desde que moneda se realizará la conversión, también se debe definir cual es la fecha que se utilizará para hacer la conversión (fecha documento, fecha de contabilización o fecha conversión).

>>> Libros de contabilidad y monedas

Con SAP S/4HANA Finance, se introdujeron los Libros de Extensión.

En estos libros los Ledgers de extensión deben vincularse a un ledger base y solo realizar contabilizaciones delta y requieren obligatoriamente de un libro base, y puede ser principal o no.

Hay que tener en cuenta que los Ledgers de Extensión no pueden usarse en la Contabilidad de Activos, lo cual lo convierte en una limitación.

Para cada ledger que se defina en el sistema hay que especificar si es un ledger estándar o un ledger de extensión. En caso de que fuera de extensión, hay que indicar a que ledger base corresponde.

>>> Parametrizaciones de sociedad para el libro

Para cada ledger que se haya definido, hay que configurar los datos para cada una de las sociedades. Los datos relevantes a indicar son: Variante de ejercicio fiscal, Variante de periodos contables, Moneda Local, Segunda moneda local y Monedas a definir libremente. (hasta 8 tipos de monedas)

Para cada moneda hay que definir desde donde se realiza la conversión.

>>> Presentación de cuentas paralela por cuentas de mayor

Es un check que indica que para la sociedad va a realizar una contabilidad paralela mediante cuentas de mayor en lugar de ledgers.

Desactivar un Ledger para una sociedad

Con este customizing se puede desactivar un ledger para para determinadas sociedades en ejercicios futuros. No para el ledger principal. Con esta actividad evitamos registros redundantes en las tablas para ledgers que ya no son útiles.

Definición de grupos de Ledgers

Grupo de Ledger es una combinación de libros de contabilidad (ledger) creados con el fin de aplicar las funciones y procesos de contabilidad a todo un grupo de libros. Se utiliza para contabilizar simultáneamente en varios libros de contabilidad.

Características principales del grupo de ledger: puede ser renombrado (cambiar de nombre) y puede combinar múltiples libros de contabilidad en un grupo de ledger.

En cada grupo de ledger, un libro debe ser designado como el libro representante por medio del cual se determina el periodo contable y verifica que este abierto durante la contabilización.

Al contabilizar un documento, si no se proporciona el grupo de ledger, SAP contabiliza en todos los libros disponibles de forma predeterminada.

Definir y asignar normas de presentación de cuentas.

Una empresa puede requerir presentar sus estados contables según diferentes normas de presentación de cuentas y puede contar con diferentes criterios de valuación.

Con esta asignación, los documentos contabilizados en un principio de contabilidad también se contabilizan en todos los libros de contabilidad asignados y, si no se especifica el libro de contabilidad, el documento se contabiliza en todos los libros de contabilidad:

Integración del Controlling con la gestión financiera

La integración entre FI/CO se realizaba para que cualquier documento que se realice en el módulo de CO impacte en forma directa también en Finanzas.

En S/4HANA Finance con la integración FI-CO, la unificación de las clases de costos con cuentas de mayor y el registro de movimientos en el Diario Universal, también se agregan nuevas configuraciones.

>>> Definición de tipos de documentos para la contabilización de Controlling.

Transacción OBA7

Actividad para que los documentos propios de CO se distingan con una clase de documento especifica, para facilitar la identificación en la emisión reportes. SAP estándar proporciona la clase de documento: CO y se pueden crear nuevas.

Definición de la variante de mapeo de tipo de documento

En CO hay varias transacciones comerciales que pueden realizarse, y se pueden segregar esas transacciones por clases de documento, para fines de análisis e informes. Para ello se define variantes para asignar transacciones comerciales de CO a clases de documentos. Se debe definir una variante con una clave y texto, seleccionarla ir a la asignación en las operaciones empresariales y asignarle una clase de docto.

Definir valores por defecto para contabilizaciones en Controlling.

En esta actividad se asignan los valores predeterminados para contabilizar transacciones comerciales de CO. Para cada sociedad FI se debe definir una fecha de vigencia, un grupo de ledger y una variante de mapeo.

Definir ledger para versión CO

En esta actividad, se deben asignar ledgers a versiones de controlling (CO). Es decir, el módulo de controlling leerá los datos reales (contabilizaciones) de los ledgers que se especifiquen aquí. La versión CO 0 debe estar asignada al libro principal. No se puede asignar ninguna versión CO a un libro de extensión.

Tareas previas a la migración

Si estamos trabajando en una migración de SAP ECC a S/4HANA, deberemos realizar algunas tareas adicionales referidas a la migración.

Activar el nuevo IMG

Para poder visualizar el nuevo menú de customizing deberemos activarlo con el programa RFAGL_SWAP_IMG_NEW y elegir la opción Activar / Desactivar.

Pasos a ejecutar previo a la migración

Antes de realizar las tareas de migración se debe realizar verificaciones y ajustes en caso de ser necesarios:

>>> Paso 1 - Verificar y tomar variantes de ejercicio: Se comparan las variantes de ejercicio entre las sociedades CO y las sociedades FI asignadas. Programa FINS_MIG_CHECK_FYV

>>> Paso 2 - Definir parametrizaciones de moneda para migración: Se realizan parametrizaciones de moneda para migración, para garantizar que el asiento contable contiene importes para todos los tipos de moneda necesarios.

Calcular importes para monedas específicas de CO, se utiliza para poder seleccionar cualquier moneda de objeto para objetos CO estadísticos. El cálculo se basa en la fecha de contabilización y la clase de tipo de cambio que especifique.

>>> Paso 3 - Migrar Customizing de ledger general: En esta actividad se migra el Customizing del libro mayor a la nueva configuración de S/4HANA y se verifican:

• La asignación de sociedades a ledgers
• La configuración de moneda de los ledgers
• La variante del ejercicio de los ledgers
• La variante del período abierta de los ledgers

Definir opciones para ledger y tipos de moneda

Revisar asignación de libro y sociedad a normas de presentación de cuentas

Parametrizaciones para integración en tiempo real de CO-FI: Si se trata de algo nuevo, es necesario parametrizarlo antes de realizar la migración.

• Definir ledger para versión CO
• Definir tipos de documento para contabilizaciones en Controlling
• Definir asignación de clase de documento para operaciones comerciales CO
• Verificar y definir valores por defecto para contabilizaciones en Controlling

Definir ledger fuente para migración de saldos: En esta actividad se define el libro mayor de origen G/L. Se deben ingresar lo siguientes datos: Ledger fuente, Sociedad, Ejercicio de inicio, Ledger destino.

Verificar y definir configuración de área de Controlling: Revisar las sociedades CO y sus configuraciones.

Ejecutar verificación de consistencia de parametrizaciones de libro mayor

Transacción: FINS_CUST_CONS_CHK. Esto debe ejecutarse antes de la migración de los datos de transacción, y no debe aparecer ningún mensaje de error.

Activar funciones de negocio

En esta tarea, se activan las funciones de negocios que son necesarias para migrar a SAP S/4HANA Finance. Las siguientes funciones comerciales deben activarse mediante la transacción SFW5 :

• FIN_GL_CI_1 - New General Ledger Accounting
• FIN_G L_CI_2 - New General Ledger Accounting 2
• FIN_GL_CI_3 - New General Ledger Accounting 3