✒️SAP FI HANA / La contabilidad general Por Jhuly Marin Roman

LECCIÓN: CONTABILIDAD GENERAL

CAMBIOS REFERENTES A LA CREACIÓN DE SOCIEDADES, LEDGERS, MONEDAS ENTRE OTROS.

1. Nuevas Tablas y Diario Universal

La tecnología HANA tiene la capacidad de calcular sobre la marcha, lo que significa que elimina varias tablas e índices que creaban redundancia en el proceso. Veamos cuales son las tablas que se eliminan:

Las tablas destinadas a las partidas individuales e índices de GL son GLT0, BSIS, BSAS, FAGLFLEXA, FAGLFLEXT, FAGLBSIS y FAGLBSAS.

Las tablas totales y las tablas de índice de aplicación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar como KNC1, KNC3, LFC1, LFC3, BSID, BSIK, BSAD y BSAK.

Las partidas individuales y las tablas de control totales de CO como COEP para ciertos tipos de valor y COSP y COSS.

Las tablas del libro mayor de materiales para valoraciones paralelas como MLIT, MLPP, MLPPF, MLCR, MLCD, CKMI1 y BSIM.

Las tablas de Contabilidad de Activos como ANEK, ANEP, ANEA, ANLP y ANLC.

Todas estas tablas se combinan con la tabla ACDOCA y con la tabla de cabecera BKPF. La tabla FAGLFLEXA y algunas otras tablas New GL ahora son obsoletas, y hay nuevas tablas de customizing.

ACDOCA es la nueva tabla introducida por SAP en el área de finanzas, y como lo hemos mencionado en varias oportunidades es la tabla maestra que contiene todos los registros de la mayoría de los módulos, como los activos fijos y el libro mayor de materiales.

Sin embargo, los programas existentes y los desarrollos personalizados funcionarán sin problemas a pesar de las nuevas tablas. SAP ahora utiliza vistas de compatibilidad.

Las vistas de compatibilidad tienen el prefijo V quedando como V_TABLE, por ejemplo, V_COEP para COEP. Las operaciones de lectura en el código ABAP se redirigen hacia una vista (V_COEP) a través de una configuración específica en la definición del diccionario de datos de la tabla COEP. Esta vista, ya no lee la tabla física COEP, sino el nuevo Diario Universal y mapea los datos de nuevo de acuerdo a la estructura de la tabla COEP. Desde la perspectiva del código del programa, no se produjo ningún cambio.

1.1 Diario Universal

En SAP S/4HANA Finance, el Diario Universal captura todas las transacciones contables relevantes en Contabilidad Financiera (FI) y Controlling (CO) como asientos de diario. Por lo tanto, representa la única fuente de verdad tanto para la contabilidad financiera como para la contabilidad de gestión. El resultado es una base completamente integrada.

El Diario Universal se desarrolló para garantizar la integridad de los datos financieros, eliminar la redundancia y el esfuerzo de reconciliación entre FI y CO, y proporcionar niveles significativamente más altos de rendimiento, transparencia y visión financiera.

La combinación de las estructuras de datos de los diferentes componentes en una sola tabla de registros da como resultado una única fuente de verdad, que reemplaza las tablas físicas previamente separadas, ya que los datos se registran a través de distintos módulos:

· Contabilidad del libro mayor FI-GL Contabilidad de activos FI-AA

· Controlling CO

· Análisis de rentabilidad CO-PA, excepto el cálculo de costos Libro mayor de materiales (CO-PA-ACT)

2. Configuración de contabilidad general

Los siguientes puntos del customizing vamos a dividirlos en dos. En primer lugar explicaremos los cambios que hay respecto a la versión anterior y luego haremos una introducción a los puntos de verificación previos a una migración de SAP ECC a SAP HANA.

2.1 | Configuración de Ledgers

El Diario universal en SAP S/4HANA Finance puede manejar hasta 10 campos de moneda. Dos de ellos están preconfigurados y ocho son monedas que se pueden definir libremente. Las monedas preconfiguradas son la moneda de la sociedad y la moneda de controlling. Estas dos monedas no pueden ser cambiadas.

La moneda de controlling solo está disponible si se utiliza el módulo de CO. Las monedas definidas libremente, se pueden utilizar para configurar otras monedas locales y para asignar los precios de transferencia. Cada contabilización completará todos los campos de moneda de acuerdo con las reglas de conversión de moneda configuradas.

Definir la configuración para el Libro mayor

Requisitos previos

· La sociedad FI debe estar completamente configurada con monedas, variante del año fiscal y variantes de períodos contables.

· La sociedad FI debe estar asignada a la sociedad CO y la sociedad de controlling debe estar completamente configurada con tipos de moneda y variante del año fiscal

· El libro mayor 0L debe estar configurado como el libro principal.

Una vez que estos requisitos previos se cumplen, se puede ejecutar, y esta actividad da como resultado la definición del libro mayor. Un ledger puede ser el ledger principal 0L y otros ledgers pueden configurarse según los requisitos del negocio.

· Gestión Financiera Nuevo

· Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)

· Libros

· Ledger

· Definir opciones para ledger y tipos de moneda

Al ingresar a este punto del customizing, tendremos que realizar los pasos que se visualizan en la siguiente imagen para la configuración de ledgers y monedas.

Tipos de Moneda

El tipo de moneda especifica el rol de una moneda en el sistema SAP.

De manera estándar, SAP trae predefinidos 8 diferentes tipos de monedas que podremos utilizar para asignar a los ledgers. Si fuera necesario podemos definir nuevos tipos de moneda.

Además se debe indicar el nivel de definición del tipo de moneda, si se selecciona la opción Global se definirá la configuración de conversión de moneda una vez para cada tipo de tipo de moneda. Si se selecciona la opción Específico de sociedad (No multisociedades) se definirá la configuración correspondiente para cada combinación de sociedad en sus propios tipos de moneda.

Parametrizaciones de conversión de moneda legal

Al igual que en SAP ECC, la parametrización estándar para la moneda legal no se puede cambiar. El sistema toma por defecto para la moneda de la sociedad el tipo de cotización promedio y la fecha de conversión. Lo que si podemos hacer en este punto es agregar nuevas monedas.

Parametrizaciones conversión moneda para sociedades

Para las monedas paralelas que se vayan a utilizar en las distintas sociedades hay que definir el tipo de cotización (promedio, vendedor, comprador) por el cual se van a convertir y desde que moneda se realizará la conversión, por ejemplo, podría ser desde la moneda de documento (00) o desde la moneda de la sociedad (10).

También se debe definir cuál es la fecha que se utilizará para hacer la conversión las cuales pueden ser la fecha de documento, la fecha de contabilización o la fecha de conversión. Esto es básicamente es lo que antes definíamos desde la transacción OB22.

Libros de contabilidad y monedas

Como aprendimos en los cursos anteriores, los libros paralelos o Ledgers se introdujeron con New GL.

Con SAP S/4HANA Finance, también se introdujeron libros adicionales, llamados Libros de Extensión. La diferencia entre los dos es que, en un libro paralelo de contabilidad, las contabilizaciones se realizan físicamente tanto en el libro de contabilidad principal como en el libro paralelo.

Sin embargo, los Ledgers de extensión deben vincularse a un ledger base y solo realizar contabilizaciones delta. Los libros de extensión requieren obligatoriamente el libro base, y puede ser principal o no. Por lo tanto, cuando un usuario ejecuta un informe para el libro de extensión, extrae el libro de base y el libro de extensión para mostrarle una imagen holística. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los Ledgers de Extensión no pueden usarse en la Contabilidad de Activos, lo cual lo convierte en una limitación.

Para cada ledger que se defina en el sistema deberemos especificar si se trata de un ledger estándar o un ledger de extensión. En caso de que fuera de extensión, hay que indicar a que ledger corresponde.

Parametrizaciones de sociedad para el libro

Para cada ledger que se haya definido, hay que configurar los datos para cada una de las sociedades en las que se implementará. Los datos relevantes que deben indicarse son los siguientes:

· Variante de ejercicio fiscal

· Variante de periodos contables Moneda Local

· Segunda moneda local

Monedas para definir libremente. Pueden ser hasta 8 tipos de monedas.

Para cada moneda hay que definir desde donde se realiza la conversión. Por ejemplo, la moneda local se convierte desde la moneda de la transacción y la segunda moneda desde la moneda local.

Presentación de cuentas paralela por cuentas de mayor

Este check indica que para esta sociedad va a realizar una contabilidad paralela mediante cuentas de mayor en lugar de mediante ledgers diferentes. Si se fija este indicador, se deberá asignar más de una norma de presentación de cuentas a esta combinación de ledger y sociedad. Para este caso, el sistema suprime el mensaje de error correspondiente que impediría asignar diferentes normas de presentación de cuentas a la misma combinación de ledger y sociedad.

2.2 Desactivar un ledger para una sociedad

En esta actividad Customizing se puede desactivar un ledger para para determinadas sociedades en ejercicios futuros. Debemos tener en cuenta que esto no puede hacer para el ledger principal.

2.3 Definición de grupos de Ledgers

Un grupo de ledger tiene las siguientes características principales:

· El grupo de ledger puede ser renombrado (se le puede cambiar el nombre) Se pueden combinar múltiples libros de contabilidad en un grupo de ledger.

· En cada grupo de ledger, un libro debe ser designado como el libro representante por medio del cual se determina el periodo contable y verifica que este abierto durante la contabilización.

Después de determinar y verificar el período contable, el sistema contabiliza en todos los ledgers asignados del grupo de ledgers de acuerdo con la variante de ejercicio de los ledgers individuales. Sin embargo, hay que tener en cuenta que si el período contable del ledger representativo está abierto, se contabilizará en todos los demás ledgers asignados, incluso si sus períodos contables están cerrados.

Este concepto ya lo conocíamos en SAP ECC y no cambia su forma de configurar, pero lo tenemos que tener presente porque luego cuando veamos las normas de presentación de cuentas, debemos asignarle un grupo de ledger. Cuando se parametriza la valoración de moneda extranjera, a cada área de valoración se le asigna una norma de presentación, lo cual definirá en que ledgers se contabilizará la valoración.

2.4 Definir y asignar normas de presentación de cuentas.

Una empresa puede requerir presentar sus estados contables según diferentes normas de presentación de cuentas. Cada norma de presentación o principio contable puede contar con diferentes criterios de valuación.

Además, la asignación del principio contable se debe hacer al libro mayor en función de los requisitos del negocio, como las NIIF y USGAAP. Con esta asignación, los documentos contabilizados en un principio de contabilidad también se contabilizan en todos los libros de contabilidad asignados y, si no se especifica el libro de contabilidad, el documento se contabiliza en todos los libros de contabilidad:

2.5 Integración del Controlling con la gestión financiera

Parte de esta configuración ya existía en SAP ECC. La integración entre FI/CO se realizaba para que cualquier documento que se realice en el módulo de CO impacte en forma directa también en Finanzas. Se definían cuales eran las operaciones que debían estar integradas y en caso de que fueran operaciones realizadas con clases de costos secundarias, se realizaba una determinación de cuentas para mapear clase de costo con cuenta de mayor.

Con la integración FI-CO que aporta S/4HANA Finance, la unificación de datos maestros de clases de costos con cuentas de mayor y la registración de todos los movimientos en el Diario Universal, se agregan nuevas configuraciones que debemos conocer.

Definición de tipos de documentos para la contabilización de Controlling.

Esta actividad es necesaria para que los documentos propios de CO se puedan distinguir con una clase de documento especifica, lo cual puede facilitar la tarea de identificarlos al momento de emitir reportes.

Por ejemplo, se puede crear una clase de documento particular para el traspaso o la asignación de costos primarios. Para las clases de documentos utilizados en CO, hay que seleccionar el indicador Costes Secundarios en la sección Tipos de cuenta permitidos.

El código de transacción sigue siendo el mismo que se utiliza para las clases de documentos FI, OBA7.

SAP estándar proporciona la clase de documento CO - Contabilización CO , y si es necesario crear nuevas, simplemente se puede copiar y cambiarle el nombre.

2.6 Definición de la variante de mapeo de tipo de documento

En CO, hay varias transacciones comerciales que pueden realizarse, y puede ser un requisito de una organización segregar esas transacciones por clases de documento para fines de análisis interno e informes. Por ejemplo, los subrepartos o distribuciones se registran en una clase de documento y los traspasos de costos en otros.

En esta actividad, se define la variante para asignar transacciones comerciales de CO a clases de documentos. Primero se debe definir una variante con una clave y un texto descriptivo y luego seleccionar la variante y acceder a Asignación de Operaciones Empresariales a tipos de documento (Mapping of CO business transaction).

Una vez que estamos en la parte de mapping o asignación, debemos ingresar las operaciones de CO y asignarles una clase de documento que puede ser diferente si se trata de una operación multisociedad.

2.7 Definiendo valores por defecto para contabilizaciones en Controlling.

En esta actividad, se asignan los valores predeterminados para contabilizar transacciones comerciales de CO, en las que el sistema no permite ningún tipo de documento o grupo de ledgers como entrada durante la contabilización.

Para cada sociedad se debe definir una fecha de vigencia, un grupo de ledger y una variante de mapeo. En caso de que no se ingrese un grupo de ledger predeterminado, todas las transacciones de CO se contabilizarán en todos los ledgers de contabilidad.

2.8 Definir ledger para versión CO

En esta actividad, se deben asignar ledgers a versiones de controlling (CO). Es decir, el módulo de controlling leerá los datos reales (contabilizaciones) de los ledgers que se especifiquen aquí.

Se tendrá que asignar cada versión real de la sociedad CO a un ledger. Hay que tener en cuenta las siguientes restricciones: La versión CO 0 debe estar asignada al libro principal.

No se puede asignar ninguna versión CO a un libro de extensión.

3. Tareas previas a la migración

En los puntos desarrollados anteriormente hemos visto los cambios relativos a la Contabilidad General que deberemos configurar en caso de una impentación desde cero en S/4HANA Finance.

Sin embargo, si estamos trabajando en una migración de SAP ECC a S/4HANA, deberemos realizar algunas tareas adicionales referidas a la migración.

3.1 Activar el nuevo IMG

Para poder visualizar el nuevo menú de customizing deberemos activarlo con el programa RFAGL_SWAP_IMG_NEW. Podemos ejecutar este programa desde la transacción SA38 y elegir la opción Activar / Desactivar.

3.2 Pasos a ejecutar previo a la migración

Antes de realizar las tareas propias de migración debemos realizar las siguientes verificaciones y ajustes en caso de ser necesarios.

Vamos a encontrar un apartado dentro del menú IMG que nos guiará en esta tarea:

Paso 1 - Verificar y tomar variantes de ejercicio

En este punto del customizing se comparan las variantes de ejercicio entre las sociedades CO y las sociedades FI asignadas.

El programa FINS_MIG_CHECK_FYV verifica las variantes del año fiscal del área de Controlling y de todas las sociedades FI asignados a ese área de Controlling. Técnicamente, la variante del año fiscal del área de control y de todas las sociedades FI debe ser la misma. Si hay alguna la inconsistencia se crea una propuesta para la modificación de la configuración.

Paso 2 - Definir parametrizaciones de moneda para migración

En esta actividad se realizan parametrizaciones de moneda para migración, para garantizar que el asiento contable contiene importes para todos los tipos de moneda necesarios, incluidos los que sólo se utilizaban en CO antes de la introducción del asiento contable.

Calcular importes para monedas específicas de CO

Se utiliza para poder seleccionar cualquier moneda de objeto para objetos CO estadísticos, dado que antes, las contabilizaciones estadísticas no siempre tenían importes en la moneda local.

El asiento contable siempre requiere un importe en moneda local. Por tanto, cualquier importe en moneda local que falte debe calcularse. El cálculo se basa en la fecha de contabilización y la clase de tipo de cambio que especifique aquí.

Paso 3 - Migrar Customizing de ledger general

En esta actividad, se migra el Customizing del libro mayor a la nueva configuración de S/4HANA y se verifican los siguientes puntos:

La asignación de sociedades a ledgers

La configuración de moneda de los ledgers

La variante del ejercicio de los ledgers

La variante del período abierta de los ledgers

El programa mostrará un log con los errores detectados y habrá que corregirlos.

Definir opciones para ledger y tipos de moneda

Revisar asignación de libro y sociedad a normas de presentación de cuentas

Parametrizaciones para integración en tiempo real de CO-FI

Definir ledger para versión CO

Definir tipos de documento para contabilizaciones en Controlling

Definir asignación de clase de documento para operaciones comerciales CO

Verificar y definir valores por defecto para contabilizaciones en Controlling

Definir ledger fuente para migración de saldos

En esta actividad se define el libro mayor de origen (y al hacerlo la tabla de base de datos de origen) de los balances para la contabilidad de libro mayor general. Se deben ingresar lo siguientes datos:

Ledger fuente: si se migra desde la contabilidad clásica se indica 00Sociedad (puede especificarse * para aplicar las opciones a todas las sociedades)

Ejercicio de inicio (si se especifica el año 0001 se aplicarán las opciones para todos los ejercicios) Ledger destino: ledger al cual se migrará.

Verificar y definir configuración de área de controlling

Esta parametrización nos lleva a revisar las sociedades CO y sus configuraciones.

Ejecutar verificación de consistencia de parametrizaciones de libro mayor

Esta es la última comprobación para personalizar la configuración. Transacción: FINS_CUST_CONS_CHK.

Esto debe ejecutarse antes de la migración de los datos de transacción, y no debe aparecer ningún mensaje de error. El mensaje de verificación aprobado debe estar visible, y en caso de cualquier error, se deben tomar las medidas necesarias.

4. Activar funciones de negocio

En esta tarea, se activan las funciones de negocios que son necesarias para migrar a SAP S/4HANA Finance. Las siguientes funciones comerciales deben activarse mediante el código de transacción SFW5 :

FIN_GL_CI_1 - New General Ledger Accounting

FIN_G L_CI_2 - New General Ledger Accounting 2

FIN_GL_CI_3 - New General Ledger Accounting 3