✒️SAP FI / Programas para correspondencia Por Norelys Delgado Moreno

Unidad 4: Parametrizacones de Pagos

Lección 7: Correspondencia

Resumen de la Correspondencia en SAP

En muchas ocasiones es importante enviar documentación que tenemos en el sistema a nuestros acreedores o deudores.

SAP permite definir diferentes clases de correspondencia a la cual es usuario podrá tener acceso ya sea para solicitar que se envíe o enviarla.

Correspondencia:

Correspondencia Especifica:

• Creacion de Documento
• Modificación de Partidas
• Visualizacion de Saldos
• Procesamientos de Partidas
• Pagos

Correspondencia Automática:

• Extractos de Cuentas Periódicos
• Confirmación de Saldos

Hay varias clases de correspondencia en el sistema:

• La correspondencia periódica que se lanza mediante valores especificados en el registro maestro, como facturas y extractos de cuenta. El intervalo (semanal, mensual, etc.) se especifica en el registro maestro de deudor/acreedor.

• También, se puede crear correspondencia online cuando se procesan pagos manualmente y desde la visualización de partidas individuales (Extractos de cuenta).
• En el Customizing se puede configurar la correspondencia adecuada para determinadas contabilizaciones, como las diferencias de pago.

La creación de correspondencia conlleva los siguientes pasos:

Primer paso: El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria. Aquí, el sistema inicialmente observa sólo internamente las clases de correspondencia que se deben crear.

Segundo paso: Se imprimen las clases de correspondencia solicitadas. En general, la correspondencia se imprime automáticamente con una frecuencia determinada, por ejemplo, cartas de reclamación, extractos de cuenta, etc. En algunos casos, se pueden imprimir ciertas clases de correspondencia de forma individual y cuando se solicite. La solicitud de impresión se envía al sistema SPOOL y luego se imprime la correspondencia en las impresoras seleccionadas.

Configuración

Clases de Correspondencia

Una clase de correspondencia representa una clase de carta en el sistema. Se debe crear una clase de correspondencia para cada clase de carta que se necesite.

Al momento de solicitar una correspondencia, el usuario puede seleccionar las clases de correspondencia al procesar operaciones contables o utilizarlas automáticamente siguiendo las normas definidas por el sistema.

SAP trae predefinidas clases de correspondencia estándar. Sin embargo, si se desea realizar modificaciones en función del requerimiento de la empresa donde se esta implementando SAP, se debe copiar la clase de correspondencia estándar y modificar la nueva clase de correspondencia según sea necesario.

NOTA:

Nunca se deben modificar los formularios estándares de SAP, porque ante un upgrade se podrían sobrescribir estos formularios pisando las modificaciones realizadas en la implementación.

Transacción OB77 > IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Contabilidad de deudores y Acreedores > Cuentas de Deudor> Partidas Individuales > Correspondencia > Realizar y verificar parametriz. correspondencia > Definir clases de correspondencia.

Para crear una clase de correspondencia nueva se debe definir lo siguiente:

• Cuenta Requerida: con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario ingrese un número de cuenta como parámetro (código de dato maestro).
• Documento Requerido: con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario introduzca un número de documento como parámetro.
• Texto Individual: se refiere a si el usuario puede ingresar un texto adicional al formulario.
• Multisociedades: indica si se puede utilizar la correspondencia para operaciones multisociedades.
• Cantidad de Fechas Requeridas: se refiere a la cantidad de fechas que el programa necesita como parámetro.

Los siguientes datos son necesarios para las distintas clases de correspondencia:

Estos datos los introduce manualmente el usuario o los determina automáticamente el sistema después de que el usuario haya seleccionado la clase de correspondencia en cuestión.

Se pueden combinar los datos de varias sociedades diferentes en una misma carta, para ello, es necesario seleccionar la casilla de Multisociedad en la clase de correspondencia.

Cada clase de correspondencia tiene definido un programa de impresión y una variante de selección. La variante de selección se utiliza para facilitar el ingreso de los datos necesarios para imprimir la correspondencia solicitada.

En otro paso más adelante, se define el formulario SAPscript que el programa utiliza para crear la correspondencia. Una clase de correspondencia puede tener varias cartas de formulario diferentes.

Los formularios individuales se distinguen por su ID de formulario. Este ID se asigna a la variante de selección para garantizar que se imprime la carta correcta. Se pueden copiar y modificar los formularios para añadir el logotipo de la empresa, la dirección y cualquier texto adicional que se considere necesario.

Tipos de Correspondencia a seleccionar en las transacciones

En este paso se especifica qué clases de correspondencias pueden utilizarse en distintas transacciones online. Las selecciones que se configuren influirán en las opciones de formularios disponibles durante el tratamiento de las operaciones

Por ejemplo, las notificaciones de pago únicamente se pueden seleccionar en las transacciones de pagos, en cambio los extractos de cuenta se pueden seleccionar en la entrada de documentos, en el tratamiento de pago, en la visualización y/o modificación de documentos, etc.

Transacción SPRO > IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Contabilidad de deudores y Acreedores > Cuentas de Deudor> Partidas Individuales > Correspondencia > Realizar y verificar parametriz.correspondencia > Definir clases de correspondencia.

Se pueden ingresar especificaciones que dependan de la sociedad, sin embargo si no se ingresa una sociedad, la entrada será válida para todas las sociedades.

Correspondencia para diferencias en pagos

Generar Solicitudes de Correspondencia

Las solicitudes de correspondencia se pueden generar un múltiples transacciones de SAP. Por ejemplo:

• En la contabilización de documentos (Facturas).
• En la generación de pagos o cobranzas.

• En la visualización de saldos o estados de cuenta.

Se puede acceder a crear una solicitud desde el Menú > Entorno> Correspondencia > Seleccionar Clase de correspondencia.

La clase de correspondencia que se pueda seleccionar dependerán de la parametización que se haya realizado en Especificar Opciones de llamada.

Imprimir Solicitudes de Correspondencia

Todos las solicitudes que se hayan generados en distintos puntos del sistema, se podrán imprimir con el programa SAPF140.

Se podrían configurar para que se emitan job periódicos por día que imprima las llamadas o solicitudes de correspondencia que se generen en el sistema.

Transacción F.61 > SAP Easy Access > Finanzas > Gestión Financiera > Deudores > Operaciones Periódicas> Imprimir Correspondencia >Según Solicitudes

Emitir Extractos de Cuentas periódicos

Los extractos de cuentas pueden solicitarse en cualquier momento o pueden emitirse con cierta regularidad de acuerdo a la marca que se haya ingresado en el maestro de deudores o acreedores que define la periodicidad con la que se envían.

Transacción F.27 > SAP Easy Access> Finanzas > Gestión Financiera > Deudores > Operaciones Periódicas > Imprimir Correspondencia > Extracto periódico

En la pantalla de selección se pueden introducir parámetros para delimitar la selección de los extractos de cuenta a emitir

Impresión de Correspondencia

Cada impresión que realicemos en el sistema, la podremos ver desde la transacción SP01 o accediendo a la barra de Menú > Sistema > Ordenes de Spool Propios.

Seleccionado la orden de spool correspondiente y presionando el icono se podrá ver una visualización por pantalla del formulario.

La correspondencia resulta muy útil y no solo para enviar formularios a deudores y acreedores sino también para crear formularios internos dentro de la empresa. Con herramienta Sapscript los programadores pueden crear nuevos formularios que se adapten a la operatoria de la empresa.