✒️SAP FI / Programas para correspondencia Por Ignacio Herrera Garcia
SAP FI Programas para correspondencia
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Correspondencia
Resumen de la Correspondencia en SAP
En muchas ocasiones es importante enviar documentación que tenemos en el sistema a nuestros acreedores o deudores, SAP permite diferentes clases de correspondencia a la cual es usuario podrá tener acceso ya sea para solicitar que se envié o enviarle.
Hay varias clases de correspondencia en el sistema:
- La correspondencia periódica que se lanza mediante valores especificados en el registro maestro, como facturas y extractos de cuenta. El intervalo (semanal, mensual, etc,) se especifica en el registro maestro de deudor/acreedor.
- También se puede crear correspondencia online cuando se procesan pagos manualmente y desde la visualización de partidas individuales (Extractos de cuenta).
- En Customazing se puede configurar la correspondencia adecuada para determinadas contabilizaciones, como las diferencias de pago.
La creación de correspondencia conlleva los siguientes pasos:
- Primer Paso: El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria. Aquí, el sistema inicialmente observa solo internamente las clases de correspondencia que se deben crear.
- Segundo Paso: Se imprimen las clases de correspondencia solicitadas. En general, la correspondencia se imprime automáticamente con frecuencia determinada, por ejemplo cartas de reclamación, extractos de cuenta, etc. En algunos casos, se puede imprimir ciertas clases de correspondencia de forma individual y cuando se solicite. La solicitud de impresión se envía al sistema SPOOL y luego se imprime la correspondencia en las impresoras seleccionadas.
Clases de Correspondencia
Una clase de correspondencia representa una clase de carta en el sistema. Se debe de crear una clase de correspondencia para cada clase de carta que se necesite.
Al momento de solicitar una correspondencia, el usuario puede seleccionar las clases de correspondencia al procesar operaciones contables o utilizarlas automáticamente siguiendo las normas definidas en el sistema.
SAP tiene predefinidas clases de correspondencia estándar. Sin embargo, si se desea realizar modificaciones en función del requerimiento de la empresa sonde se esta implementando SAP, se debe copiar la clase de correspondencia estándar y modificar la nueva clase de correspondencia según sea necesario.
Nunca se deben modificar formulas estándares de SAP porque ante un upgrade se podrían sobrescribir estos formularios pisando las modificaciones realizadas en la implementación.
Para crear una clase de correspondencia nueva se debe definir lo siguiente:
- Cuenta Requerida: Con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperara que el usuario ingrese un número de cuenta como parámetro /código de dato maestro).
- Documento Requerido: Con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperara que el usuario introduzca un numero de documento como parámetro.
- Texto Individual: Se refiere a si el usuario puede ingresar un texto adicional al formulario.
- Multisociedades: Indica si se puede utilizar la correspondencia para operaciones multisociedades.
- Cantidad de Fechas requeridas: Se refiere a la cantidad de fechas que el programa necesita como parámetro.
Los siguientes datos son necesarios para las distintas clases de correspondencia:
Estos datos los introduce manualmente el usuario o los determina automáticamente el sistema después de que el usuario haya seleccionado la clase de correspondencia en cuestión.
Se puede combinar los datos de varias sociedades diferentes en una misma carta, para ello, es necesario seleccionar la casilla de Multisociedad en la clase de correspondencia.
Cada clase de correspondencia tiene definido un programa de impresión y una variante de selección, La variante de selección se utiliza para facilitar el ingreso de los datos necesarios para imprimir la correspondencia solicitada.
Tipos de Correspondencia a seleccionar en las transacciones
En este paso se especifica que clase de correspondencias pueden utilizarse en distintas transacciones online. Las selecciones que se configuren influirán en las opciones de formularios disponibles durante el tratamiento de las operaciones.
Por ejemplo, las notificaciones de pago únicamente se pueden seleccionar en las transacciones de pagos, en cambio los extractos de cuenta se pueden seleccionar en la entrada de documentos, en el tratamiento de pago, en la visualización y/o modificación de documentos, etc.
Se pueden ingresar especificaciones que dependan de la sociedad, sin embargo, si no se ingresa una sociedad, la entrada será válida para todas las sociedades.
Correspondencia para diferencias en pagos
En la unidad 3 vimos cómo se utilizan las diferencias de pagos y como se crean los motivos de origen de las diferencias.
Generar Solicitudes de Correspondencia
Las solicitudes de correspondencia se pueden generar un múltiples transacciones de SAP. Por ejemplo:
- En la contabilización de documentos (Facturas)
- En la generación de pagos o cobranzas
- En la visualización de saldos o estados de cuenta
Se puede acceder a crear una solicitud desde el Menú Correspondencia Seleccionar Clase de Correspondencia.
La clase de correspondencia que se pueda seleccionar dependerán de la parametrización que se haya realizado en Especificar Opciones de llamada.
Imprimir Solicitudes de Correspondencia
Todas las solicitudes que se hayan generados en distintos puntos del sistema, se podrán imprimir con el programa SAPF140. Se podrían configurar para que se emitan Job periódicos por día que imprima las llamadas o solicitudes de correspondencia que se generen en el sistema.
Emitir Extractos de Cuentas periódicos
Los extractos de cuentas pueden solicitarse en cualquier momento o pueden emitirse con cierta regularidad de acuerdo a la marca que se haya ingresado en el maestro de deudores o acreedores que define la periodicidad con la que se envían.
En la pantalla de selección se pueden introducir parámetros para delimitar la selección de los extractos de cuenta a emitir.
Impresión de Correspondencia
Cada impresión que realicemos en el sistema, la podremos ver desde la transacción SP01 o accediendo a la barra del Menú Sistema Ordenes de Spool Propios.
Seleccionando la orden de spool correspondiente y presionando el icono (lentes) se podrá ver una visualización por pantalla del formulario.
La correspondencia resulta muy útil y no solo para enviar formularios a deudores y acreedores sino también para crear formularios internos dentro de la empresa. Con herramienta Sapscript los programadores pueden crear nuevos formularios que se adapten a la operatoria de la empresa.
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Sobre el autor
Publicación académica de Ignacio Rafael Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Senior
Ignacio Rafael Herrera Garcia
Profesión: Contador Público - Mexico - Legajo: HN75U
✒️Autor de: 55 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona de facil trato, gusta trabajar en equipo y espero aprovechar este curso para aprender y desarrollar los conocimientos adquiridos en el mismo
Certificación Académica de Ignacio Herrera
