✒️SAP FI / Programas para correspondencia Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 4 - PARAMETRIZACIONES DE PAGOS : CORRESPONDENCIA (Lección 7°)

1. RESUMEN DE LA CORRESPONDENCIA EN SAP

• En ocasiones se requiere enviar documentos registrados en el sistema a los acreedores o deudores, para ello SAP permite definir diferentes clases de correspondencia que el usuario podrá solicitar que se envíe o enviarla. EJEMPLO: Correspondencia específica: creación de documento, modificación de partidas, visualización de saldos, procesamiento de partidas, pagos. Correspondencia automática: extractos de cuenta periódicos, confirmación de saldos.

CLASES DE CORRESPONDENCIA

• Correspondencia periódica: se lanza mediante valores especificados en el registro maestro de deudor o acreedor (facturas y extractos de cuenta). El intervalo de tiempo (semanal, mensual, etc.) se especifica en el registro maestro.
• Correspondencia online: se utiliza cuando se procesan pagos manualmente y desde la visualización de partidas individuales (extractos de cuenta).
• En el customizing se puede configurar la correspondencia adecuada para determinadas contabilización. EJEMPLO: diferencias de pago.

CREACIÓN DE CORRESPONDENCIA

• PASO 1: el usuario solicita la correspondencia necesaria y SAP inicialmente observa sólo internamente las clases de correspondencia que se deben crear.
• PASO 2: se imprimen las clases de correspondencia solicitadas. En general se imprimen automáticamente con una frecuencia determinada. EJEMPLO: cartas de reclamación, extractos de cuenta, etc.
• También se pueden imprimir ciertas clases de correspondencia de forma individual y cuando se solicite.
• La solicitud de impresión se envía al sistema SPOOL y luego se imprime la correspondencia en las impresoras seleccionadas.

2. CONFIGURACIÓN

• Clase de correspondencia: representa una clase de carta en el sistema. Se debe crear una clase de correspondencia para cada clase de carta que se necesite.
• Solicitud de correspondencia: el usuario puede seleccionar las clases de correspondencia al procesar operaciones contables o utilizarlas automáticamente siguiendo las normas definidas por el sistema.
• SAP trae predefinidas clases de correspondencia estándar. Para crear una nueva se puede copiar una clase estándar y realizar las modificaciones necesarias.

*** NOTA: NUNCA se deben modificar los formularios estándares de SAP porque ante un upgrade se podría sobreescribir estos formularios pisando las modificaciones realizadas en la implementación.

• Se accede a la transacción OB77 o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de deudor/Partidas individuales/Correspondencia/Realizar y verificar parametriz. correspondencia/Definir clases de correspondencia.
• Se define Correspondencia: clave de 5 caracteres que identifica la clase de correspondencia. EJEMPLO: SAP04.
• Se define Cl.correspond.: texto de la clase de correspondencia. EJEMPLO: Aviso de pago a contabilidad.
• Se define Cuenta requerida: con tilde marcado el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario ingrese un "número de cuenta" como parámetro. EJEMPLO: código del dato maestro.
• Se define Documento requerido: con tilde marcado el programa encargado de tratar la clase de correspondencia elegida esperará que el usuario introduzca un "número de documento" como parámetro. EJEMPLO: el número del documento de pago para una notificación de pago.
• Se define Texto individual: con tilde marcado se refiere a que el usuario puede ingresar un texto adicional al formulario, es decir, este indicador señala que la clase de correspondencia requiere la entrada de un idioma. EJEMPLO: correspondencia individual. El idioma indicado se emplea para la lectura del texto estándar que el sistema ofrece al usuario como propuesta en la solicitud de correspondencia. Las cartas también se imprimirán en el mismo idioma.
• Se define Multisociedades: con tilde marcado indica que la clase de correspondencia puede utilizarse para operaciones multisociedades. Las siguientes clases de correspondencia pueden utilizarse en multisociedades: Notificación de pago, Extracto de cuenta, Liquidación de gastos de efectos, Documento interno, Cartas individuales, Extractos de documento.
• Se define Cantidad de fechas requeridas: se refiere a la cantidad de fecha que el programa necesita como parámetro. EJEMPLO: Fechas= 2, Signif. de 1° fecha= Asientos desde, Signif. de 2° fecha= Asientos hasta.

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DATOS NECESARIOS PARA LAS DISTINTAS CLASES DE CORRESPONDENCIA

• Estos datos los introduce manualmente el usuario o los determina automáticamente SAP después de que el usuario haya seleccionado la clase de correspondencia.
• Se pueden combinar los datos de varias sociedades diferentes en una misma carta. Para ésto es necesario tildar "Multisociedades" en la clase de correspondencia.
• Cada clase de correspondencia tiene definido un programa de impresión y una variante de selección.
• La variante de selección se utiliza para facilitar el ingreso de los datos necesarios para imprimir la correspondencia solicitada.

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PROGRAMAS DE IMPRESIÓN

• Se define luego el formulario SAPscript que el programa utiliza para crear la correspondencia.

*** NOTA: una clase de correspondencia puede tener varias cartas de formulario diferentes.

• Los formularios individuales se distinguen por su ID de formulario, el cual se asigna a la variante de selección para garantizar que se imprime la carta correcta.
• Se pueden copiar y modificar los formularios para añadir el logotipo de la empresa, la dirección y cualquier texto adicional que se considere necesario.

TIPOS DE CORRESPONDENCIA A SELECCIONAR EN LAS TRANSACCIONES

• En este paso se especifica qué clases de correspondencias pueden utilizarse en distintas transacciones online.
• Las selecciones que se configuren influirán en las opciones de formularios disponibles durante el tratamiento de las operaciones. EJEMPLO: las notificaciones de pago únicamente se pueden seleccionar en las transacciones de pagos, en cambio, los extractos de cuenta se pueden seleccionar en la entrada de documentos, en el tratamiento de pago, en la visualización y/o modificación de documentos.
• Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Cuentas de deudor/Partidas individuales/Correspondencia/Realizar y verificar parametriz. correspondencia/Especificar opciones de llamada.
• Se pueden ingresar especificaciones que dependan de la sociedad. Si no se ingresa una sociedad, la entrada será válida para todas las sociedades.

CORRESPONDENCIA PARA DIFERENCIAS EN PAGOS

• Se especifica una clase de correspondencia a los distintos motivos de origen de las diferencias.

GENERAR SOLICITUDES DE CORRESPONDENCIA

• Se pueden generar en múltiples transacciones de SAP. EJEMPLO: en la contabilización de documentos (facturas), en la generación de pagos o cobranzas, en la visualización de saldos o estados de cuenta.
• En la transacción se accede a Menú/ Entorno/ Correspondencia/ Seleccionar clase de correspondencia.
• La clase de correspondencia que se pueda seleccionar dependerán de la parametrización realizada en "Especificar opciones de llamada".

IMPRIMIR SOLICITUDES DE CORRESPONDENCIA

• Se accede a la transacción F.61 o a través del menú Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones periódicas/Imprimir correspondencia/Según solicitudes.
• Todas las solicitudes que se hayan generado en distintos puntos del sistema se podrán imprimir con el programa SAPF140.
• Se puede configurar para que se emitan job periódicos por día que imprima las llamadas o solicitudes de correspondencia que se generen en el sistema.

EMITIR EXTRACTOS DE CUENTAS PERIÓDICOS

• Se accede a la transacción F.27 o a través del menú Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones periódicas/Imprimir correspondencia/Extracto periódico.
• Los extractos pueden solicitarse en cualquier momento.
• Los extractos pueden emitirse con cierta regularidad de acuerdo a la marca que se haya ingresado en el maestro de deudores o acreedores, esta marca define la periodicidad con la que se envían.
• En la pantalla de selección se pueden introducir parámetros para delimitar la selección de los extractos de cuenta a emitir.

*** NOTA: en la solapa "Correspondencia" de los datos maestros de deudores y acreedores se encuentran varios campos que son de utilidad para el manejo de la correspondencia, como por ejemplo el "Responsable de la cuenta". Se puede configurar con dos siglas los nombres de los empleados de la empresa que están a cargo de administrar la cuenta de un cliente o acreedor, luego este parámetro se podría ingresar en las ejecuciones de extractos periódicos. De esta manera se puede solicitar que se impriman todos los extractos de cuenta de los deudores que administra un determinado empleado.

IMPRESIÓN DE CORRESPONDENCIA

• Cada impresión realizada en SAP se puede visualizar desde la transacción SP01 o accediendo a Menú/ Sistema/ Ordenes de spool propios.
• Seleccionando la orden de spool correspondiente y presionando el ícono "Visualizar" (anteojito) se accede al formulario en pantalla.

*** NOTA: la correspondencia resulta útil para enviar formularios a deudores, acreedores e internamente dentro de la empresa. Con herramienta Sapscript los programadores pueden crear nuevos formularios que se adapten a la operatoria de la empresa.